Должностной и численный состав ДОУ

   Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;

  Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.

        Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться следующие виды нормативов:

Норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;

Норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;

Норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;

Норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);

Норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

При расчете  необходимой численности работников обычно сначала определяют общую  годовую трудоемкость, которая вычисляется  по следующей формуле:

_{То = Тн + Тнн}

  где То – общая годовая трудоемкость работ;

  Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;

  Тнн – годовая трудоемкость ненормированных работ.

    Расчет численности персонала службы документационного обеспечения управления рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. 

3. Категории

   

     В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:

- руководители;

- специалисты; 

- другие служащие (или технические исполнители). 

К категории  руководителей в соответствии с  Квалификационным справочником относятся  следующие должности:

- заведующий  архивом; 

- заведующий  канцелярией; 

- заведующий  копировально-множительным бюро;

- заведующая  машинописным бюро;

- заведующий  экспедицией. 

    На  практике в службе ДОУ используются  и иные должности руководителей:  управляющий делами, заведующий  общим отделом, заведующий протокольным  отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром  подготовки документов, заведующий  отделом писем и др. Как правило,  наименование должности руководителя  зависит от структуры службы  делопроизводства. По существующим  нормам управляемости количество  руководителей не должно превышать  20% от общего количества делопроизводственного  персонала. К категории специалистов  в соответствии с Квалификационным  справочником относятся следующие  должности: 

- документовед;

- инспектор по  контролю за исполнением поручений. 

     На  практике к категории специалистов  относятся такие должности, как:  помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь  коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории.  К категории технических исполнителей  в соответствии с Квалификационным  справочником относятся следующие  должности: 

- архивариус;

- делопроизводитель; 

- машинистка;

- секретарь-машинистка;

- секретарь незрячего  специалиста; 

- секретарь руководителя;

- секретарь-стенографистка;

- стенографистка;

- экспедитор.

Квалификационная  характеристика каждой должности имеет  три раздела:

   В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".

   В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

   В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения". 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ:

 В конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

1. В работу  с документами в организации  в той или иной степени втянуты  все работники, независимо от  того, к какой категории они  относятся – к руководителям,  специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере  работы с документами. 

2. От технологии  организации работы с документами  и от качества создаваемых  документов зависит не только  оперативность и эффективность  управленческих решений, но и  общие показатели результатов  деятельности организации. Без  налаженного делопроизводства трудно  построить эффективное управление.

 От вышесказанного, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

- документирование деятельности;

- организация работы с официальными документами.

   Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации, необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме, а так же очень важен подбор сотрудников для такой ответственной работы. 

***

Список использованной литературы:

"Энциклопедия  делопроизводства" - 2010 © ЗАО "ТЕРМИКА"