Документирование деятельности акционерных обществ

     К информационно-справочным документам относятся, прежде всего, входящая документация, исходящая документация, и конечно же внутренняя переписка.

     Входящая  документация и исходящая документация составляют основу деловой переписке  в деятельности АО. Вся документация составляется в соответствии с необходимыми реквизитами.

     Входящая  документация подвергается следующему виду обработки:

     1. Поступление документации в АО;

     2. Сортировка писем (с отметкой "конфиденциально" и "лично  в руки");

     3. Регистрация (проставление штампа) простых писем, отправка личных писем в руки»

     4. Регистрация документации в журнале;

     5. Рассмотрение писем генеральным директором;

     6. Проставление резолюции в журнале;

     7. Направление документов на исполнение  согласно резолюции.

     Исходящая документация:

     1. Составление проекта документа;

     2. Корректировка документа;

     3. Визы согласования документа;

     4. Подписание документа генеральным директором;

     5. Регистрация документа;

     6. Подшив второго экземпляра (копии)  в дело

     К внутренней переписке относятся  докладные и пояснительные записки, которые создаются работниками акционерного общества с целью посвящения генерального директора в производственные вопросы, а также в случае необходимости в личные. Внутренняя переписка может подвергаться регистрации. Генеральный директор вправе давать положительные ответы и результаты на внутренние письма, а также отклонять их.

     2.4 Документирование трудовых отношений в акционерном обществе

 

     Многие  вопросы, связанные с трудом в  акционерном обществе, регулируются локальными нормативными актами. Количество и глубина содержания таких правовых актов в основном зависят от степени активности локального нормотворчества в конкретном акционерном обществе и соотношения интересов его субъектов. При этом локальные нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения в акционерном обществе, можно сгруппировать следующим образом:

     - акты, устанавливающие общие принципы  взаимоотношений органов управления обществом и персонала;

     - коллективный договор, регулирующий  трудовые, профессиональные и социально-экономические  отношения между работодателем  и наемными работниками;

     - акты, регулирующие порядок приема на работу;

     - акты, регулирующие вопросы оплаты  труда;

     - акты, упорядочивающие рабочее время  и время отдыха;

     - акты, регулирующие порядок применения мер поощрения и наложения взысканий;

     - акты, устанавливающие социальные  льготы.

     При характеристике локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения в акционерном обществе, следует отметить, что это - наиболее многочисленная, значимая и разработанная группа корпоративных правовых документов.

     При разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения в акционерном обществе, необходимо учитывать следующие общие требования:

     1.Соблюдение  конституционных прав участников  трудовых правоотношений. Не допускается отказ в заключении контракта или ущемление любых других прав и законных интересов субъектов трудовых правоотношений по национальным, половым, религиозным, политическим и другим признакам. Кроме того в указанных документах должно найти отражение такая конституционная норма, как приоритет прав человека.

     2. Соблюдение требований трудового законодательства. Во всех нормативных актах общества, регулирующих трудовые отношения, должны учитываться нормы трудового законодательства.

     3. Равноправие субъектов трудовых  правоотношений. Любое нарушение права каждой стороны равнозначно и подлежит восстановлению с соблюдением интересов пострадавшей стороны. Другими словами, в локальных нормативных актах должна обеспечиваться "симметричная ответственность" сторон, безотносительно статуса участников трудовых правоотношений.

     4. Обеспечение свободы волеизъявления  субъектов трудовых правоотношений. Каждому из них должно быть дано право достаточного выбора, например, формы, длительности, условий занятости и оплаты своего труда. Это может быть достигнуто предложением гибкой системы контрактов (генеральный, дополнительный, коллективный, долгосрочный и др.) с различными режимами труда и условиями оплаты, льгот и др.

     5. Однозначность трактовки требований  и условий, предъявляемых к  каждому участнику трудовых правоотношений. Соблюдение или несоблюдение установленных локальными нормативными актами норм должно оцениваться объективно, а не основываясь на мнении одного из участников, группы участников или их представителей.

     6. Предъявление санкций за объективно  зафиксированное нарушение установленных и оговоренных требований к любой виновной стороне.

     7. Наличие в локальных нормативных  актах механизма реализации их  положений в виде процедур  или иных процессуальных норм, каждая из которых должна быть закреплена в соответствующем акте или его разделе. 

     Положение о персонале

     Основным  актом, устанавливающим общие принципы трудовых отношений в акционерном обществе, является Положение о персонале. При этом под персоналом понимается коллектив работников или совокупность лиц, действующих на основании трудовых договоров, то есть наемные работники (за исключением членов коллегиального или единоличного исполнительного органа общества).

     Положение о персонале представляет собой  сложный документ, имеющий комплексный характер и регулирующий основные права обязанности администрации и персонала акционерного общества. Это Положение в значительной мере является обобщающим документом, поэтому к нему применима поэтапная разработка его разделов, которые в определенных условиях могут выступать самостоятельными локальными нормативными актами. Так, например, вопросы раздела об участии персонала в прибылях могут быть урегулированы Положением о соответствующем фонде; правовые нормы, регулирующие представительство профсоюзов в Совете директоров (Наблюдательном совете), должны быть отражены в Положении об этом органе управления.

     Необходимым условием реализации в обществе норм Положения о персонале является утверждение Программы развития персонала. Эта Программа представляет собой намеченный к планомерному осуществлению и приуроченный к конкретным срокам комплекс мероприятий по развитию персонала, обеспеченный к тому же необходимыми ресурсами. Программа развития персонала утверждается Советом директоров (Наблюдательным советом) в пределах средств, определенных Общим собранием акционеров на эти цели.

     В качестве приложения к Положению  о персонале может быть утвержден Кодекс деловой этики, определяющий основные положения акционерной культуры общества. Кодекс деловой этики распространяется на весь персонал общества, а не только на членов органов управления и должностных лиц. При этом Кодекс деловой этики часто включает нормы юридического характера, влекущие применение санкций. Так, наказываются любые формы дискриминации, протекционизма и др. Работники обязаны обеспечивать конфиденциальность полученной информации, воздерживаться от действий, приносящих ущерб интересам общества.

 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

     В результате проведённого исследования по теме "Документирование деятельности акционерных обществ" можно сделать ряд выводов.

     Документирование деятельности акционерных обществ состоит из нескольких блоков:

     - Документирование деятельности  высшего органа управления акционерным обществом – общего собрания акционеров: информирование о проведении общего собрания, формирование повестки дня, подготовка и проведение общего собрания акционеров, протокол и отчет об итогах голосования, протокол общего собрания акционеров.

     - Документирование деятельности  совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества: организация проведения заседания совета директоров (наблюдательного совета), ведение протокола заседания совета директоров (наблюдательного совета).

     - Документирование деятельности  исполнительных органов акционерного общества: единоличного исполнительного органа (генеральный директор, управляющий), коллегиального исполнительного органа (правление, дирекция).

     К основным документам акционерного общества относятся:

     1). Устав акционерного общества - свод правил, регулирующих деятельность акционерного общества, его взаимоотношения с другими акционерными обществами, организациями, предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании акционерного общества;

     2). Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, комплектацию, обязанности и организацию работы системы акционерного общества:

     - Положение об общем собрании акционеров;

     - Положение о совете директоров (наблюдательном совете);

     - Положение о правлении;

     - Положение о генеральном директоре  (директоре);

     - Положение о распределении (использовании) прибыли;

     - Положение о порядке начисления  и выплаты дивидендов по акциям;

     - Положение о фондах и резервах;

     - Положение о порядке создания, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств;

     - Положение о порядке создания, реорганизации и ликвидации дочерних обществ;

     - Положение о ревизионной комиссии;

     - Положение о выпуске облигаций  и правовом статусе облигационеров;

     - Положение о конфиденциальной  информации.

     3. Инструкции – правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные стороны деятельности акционерного общества.

     К обязательному перечню документации акционерного общества относятся также распорядительные документы, информационно – справочные документы, документы по персоналу.

     Принимаемые акционерным обществом и не противоречащие законодательству нормативные акты имеют юридически обязательную силу не только внутри общества, но и в его внешней деятельности.

     Главное назначение нормативных документов акционерного общества можно определить как регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание акционерного общества, установление его структуры, штатной численности и состава (как в целом, так и по структурным подразделениям), порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений акционерного общества, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников акционерного общества и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

 

      БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1. Конституция Российской Федерации // Российская газета №4824 от 31 декабря 2008 г. (с изм. – 30 декабря 2008 г.)
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 // СЗ РФ №32 (с изм. – 30 декабря 2008 г. ст. 87-95)
3. Федеральный закон "Об акционерных обществах" от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ (в ред. Федерального закона от 01.12.2007 N 318-ФЗ) // СЗ РФ №31 (с изм. – 30 декабря 2008 г. ст. 15)
4. ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-СТ. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – 18 с.
5. Акционерные общества. Образцы документов. Комментарии./ Под редакцией Подобед М.А. - М.,"Издательство ПРИОР", 2001. – 185 с.
6. Быкова Т.А. Документационное обеспечение деятельности Совета директоров // Акционерное общество: вопросы корпоративного управления. - 2006. - № 6 (25). – С.45-48.
7. Быкова Т.А. Документирование организации и деятельности органов управления в акционерных обществах. //Секретарское дело. - 1998. - №1,2. – С.49-54.
8. Быкова Т.А. Документирование подготовки и проведения общего собрания акционеров. //Секретарское дело. – 1997. - №1. - С.43-56.
9. Быкова Т.А. Протокол: типовые требования к оформлению и специфика акционерных обществ.// Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2007.-№1.- С.3-6. 
10. Габов А. В. Акционерные общества. Проблемы правового регулирования. – М.: Издательство: Статут, 2005. – 256 с.
11. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 132 с.
12. Поляков И.И. О делопроизводстве, документообороте и электронном архиве общества // Акционерное общество: вопросы корпоративного управления.- 2006- № 6 (25). – С.49-52.
13. Санкина Л. В., Быкова Т. А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). – М.: Издательство: Международный центр финансово-экономического развития, 2005. – 94 с.
14. Шиткина И.С. О понятии и правовой природе внутренних документов. // Юрист. - 2002. - №41.- С.57
15. Шапкина Г.С. Устав акционерного общества// Право и экономика.-1997. - N 10.-С.3-4.