Документирование деятельности акционерных обществ

     - подготовке организационно –  правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования;

     - издание акта органом управления  только в пределах его компетенции;

     - документальная форма (решение  общего собрания, совета директоров, приказ генерального директора), имеющая обязательные реквизиты, такие как: вид акта, его наименование, орган управления, его принявший, дата и номер, подписи должностных лиц, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и т. п.;

     - ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем;

     - доступность для понимания и  однозначность толкования. Для абсолютного большинства документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания;

     - нормативные акты относятся к  документам бессрочного действия  и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших).

     Практика  показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

     Главная особенность нормативных документов состоит в том, что они являются внутренними документами акционерного общества. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются⁴.

     При этом могут использоваться три основных способа принятия нормативных документов.

     К первому способу относится принятие нормативных актов общим собранием коллектива (акционеров) акционерного общества. Это достаточно сложный способ со всех точек зрения: организационной, юридической и финансовой.

     Так, в организационном плане необходимо оповестить о созыве собрания, а акционерам еще разослать приглашения с указанием даты, места, времени проведения, повестки собрания. Приглашение должно быть разослано заблаговременно, в установленные сроки.

     Также необходимо арендовать подходящее помещение  и осуществить ряд других организационных мероприятий по подготовке собрания. Все это обусловливает значительные финансовые издержки организаторов общего собрания. Кроме того значительны и юридические трудности при принятии локальных норм общим собранием; к ним относятся: утверждение регламента собрания, подсчет голосов, способ голосования, принятие решения и другие процессуальные вопросы.

     Именно  поэтому закон и практика пошли  на ограничение нормативных актов, принимаемых общим собранием, но зато по самым существенным вопросам существования акционерного общества. Эти вопросы четко и исчерпывающе прописаны соответствующих федеральных законах.

     Вторым  способом является созыв конференции коллектива. Хотя акты принимаемые конференцией сходны с теми, которые принимаются общим собранием, ее проведение, особенно для многотысячных коллективов, единственно возможный способ прямого коллективного нормотворчества.

     Локальное нормотворчество может быть не только прямым, но и представительным, то есть когда его осуществляют законно избранные органы, представляющие интересы ее коллектива (акционеров, работников) и одновременно осуществляющие исполнительно-распорядительные функции.

     К таким органам можно отнести Совет предприятия, Совет трудового коллектива, Совет директоров, Правление. Нормативные акты указанных органов, как правило, развивают и дополняют акты, принятые прямым способом. Так, например, в акционерном обществе одним из главных вопросов, отнесенных к компетенции общего собрания, является распределение прибылей и убытков. Только после решения общего собрания о направлении определенного объема прибыли на распределение между акционерами Совет директоров выносит рекомендации по размеру дивидендов и порядку его выплаты.

     Кроме прямого и представительного  существует и опосредованное нормотворчество. Опосредованное локальное нормотворчество является прерогативой высшего руководства предприятия. Правомочия администрации во главе с директором (генеральным директором) по изданию локальных нормативных актов в общем виде фиксируется в Уставе акционерного общества.

     В целях исследования особенностей регулирования  локальными нормативными актами различных сторон функционирования и деятельности акционерного общества их целесообразно разделить (с известной степенью условности) на несколько групп⁵:

     - нормативные акты, регулирующие  учреждение акционерного общества;

     - нормативные акты, регулирующие  формирование и работу органов  управления акционерным обществом;

     - нормативные акты, регулирующие  уставной капитал, фонды и резервы акционерного общества;

     - нормативные акты, регулирующие  трудовые отношения в акционерном обществе;

     - прочие нормативные акты.

     При этом определенный интерес представляет изучение не только самих форм нормативных актов (в настоящее время они многочисленны и достаточно хорошо разработаны), но также выявление круга тех вопросов, которые должны быть обязательно урегулированы упомянутыми актами, и норм, которые перегружают акты и затрудняют их практическое применение.

 

      2 Особенности документирования ОТДЕЛЬНЫХ СТОРОН деятельности акционерных обществ

     2.1 Нормативные акты, регулирующие учреждение акционерного общества

 

     Устав акционерного общества

     Основным  нормативным актом акционерного общества, который прямо указан Законом «Об акционерных обществах», является его Устав. Уставу акционерного общества не только посвящена отдельная статья Закона (ст.11), к нему также отсылают многие другие статьи Закона⁶.

     Вместе  с тем Устав - не только важнейший локальный нормативный акт акционерного общества, но также и его основной правоустанавливающий документ, определяющий правовой статус общества, содержащий необходимую информацию о нем и определяющий порядок его деятельности в рамках действующего законодательства.

     Тщательная  подготовка Устава с учетом требований законодательства и конкретных условий  деятельности акционерного общества необходима для обеспечения стабильного  положения самого общества, организации  эффективной системы управления им, гарантии прав акционеров и деловых партнеров общества.

     Закон определяет перечень основных сведений, которые должны содержаться в Уставе, а именно: полное и сокращенное наименование общества; место его нахождения; тип общества (открытое или закрытое); количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций; права акционеров - владельцев акций каждой категории и типа; размер уставного капитала общества; структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений; порядок подготовки и проведения Общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством или единогласно; сведения о филиалах и представительствах общества; иные положения, предусмотренные Законом.

     Сведения  по перечисленным вопросам подлежат обязательному включению в Устав. Вместе с тем указанный перечень не охватывает всех положений, которые необходимо или целесообразно отражать в Уставе (см. Приложение 1).

     Можно выделить следующие основные условия, которые следует учитывать при разработке Устава акционерного общества:

     1. В Уставе должны находить отражение  те вопросы, включение которых в этот нормативный акт является обязательным в силу Закона. Отсутствие какой-либо из таких норм может являться основанием для задержки государственной регистрации общества с предложением привести Устав в соответствии с требованиями законодательства.

     2. В необходимых случаях с учетом  конкретным условий функционирования общества в его Устав включаются правила дополнительного регулирования, исходя из рекомендательно-разрешительных и диспозитивных норм Закона, а также иные, не противоречащие законодательству предложения, учитывающие специфику деятельности общества.

     3. В Устав не вносятся сведения  об учредителях и акционерах  общества; эта информация должна содержаться в реестре акционеров.

     4. В Уставе не следует приводить  подробный перечень видов и  направлений деятельности общества. Это обусловлено тем, что акционерное общество, являясь коммерческой организацией, обладает общей правоспособностью, то есть может осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Исключение составляют случаи, когда в Уставе намеренно ограничиваются виды деятельности данного общества (в этом случае должен быть дан их исчерпывающий перечень).

     5. Устав не следует перегружать  положениями, дублирующими нормы  Закона или другие правовые  акты, которые действуют и применяются  независимо от их включения в учредительный документ конкретного акционерного общества.

     2.2 Документирование деятельности органов управления акционерного общества

 

     Российским  законодательством предусматривается  трехзвенная структура органов управления акционерным обществом:

      - Общее собрание акционеров как высший орган акционерного общества;

      - Совет директоров (Наблюдательный  совет);

      - исполнительный орган (единоличный  - директор, генеральный директор; коллегиальный - правление, дирекция).

     Объем правомочий органов управления акционерным обществом устанавливается Законом "Об акционерных обществах", а порядок их деятельности, как правило, локальными нормативными актами. 

     Общее собрание акционеров

     Основными локальными нормативными актами, регулирующими деятельность Общего собрания акционеров, являются Положение об Общем собрании акционеров и Регламент его проведения, а также ряд вспомогательных унифицированных внутренних документов типа: Бюллетеня для голосования, Протокола общего собрания и т.д⁷.

     При разработке Положения об Общем собрании акционеров следует исходить из следующих принципов (см. Приложение 2).

     Во-первых, этот документ должен быть четко структурирован и содержать как нормы действующего законодательства, так и предписания, сформулированные на основе законодательных норм в их дополнение и развитие.

     Во - вторых, в Положении следует  учесть степень урегулированности  Уставом общества тех вопросов Общего собрания, на которые есть прямые ссылки в Законе.

     В-третьих, в Положении необходимо конкретизировать нормы, предусмотренные Законом (например, уточнить размеры крупных сделок, совершение которых относится к исключительной компетенции Общего собрания).

     При разработке Положения необходимо также  учитывать, что полномочия Общего собрания с течением времени могут быть пересмотрены в рамках, определенных Законом или Уставом. Так, например, если с течением времени выяснится, что решение тех или иных вопросов целесообразнее передать другому органу управления обществом, то следует внести изменения в документ, которым это распределение компетенций было закреплено, то есть внести изменения в Устав или Положение. При этом следует иметь ввиду, что изо всех локальных нормативных документов сложнее всего менять Устав общества.

     Регламент Общего собрания.

     Содержит, в основном, процессуальные нормы, регламентирующие процессы его подготовки, созыва, проведения. Данный локальный нормативный акт должен соответствовать нормам, установленным Положением об Общем собрании акционеров, развивая, детализируя, но не дублируя их. Так, например, в разделе Положения об Общем собрании акционеров" Протокол Общего собрания" регламентируются вопросы, кто ведет Протокол, какие сведения должны быть включены в него, какие документы приобщены.