Документирование деятельности акционерного общества

     При проведении оперативных совещаний  эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела  следующий. В протоколе заседания  постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены  указываются в алфавитном порядке  без должностей. На расширенных собраниях  и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается  количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

     На собраниях акционеров в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на собрание.

     Далее следует повестка дня. Здесь перечисляются  вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

     Основная  часть текста протокола строится по разделам, в соответствии с пунктами повестки дня.

     Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

     При выборе, голосовании за акционеров в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно.

     По  полноте освещения хода обсуждения вопросов на собраниях протоколы  делятся на полные и краткие.

     Краткий протокол содержит указание фамилии  докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.

     Кратко  протоколируются оперативные совещания.

     Протоколы в акционерном обществе - это особый документ, требования к которому установлены  Федеральным законом «Об акционерных  обществах» Протоколы общего собрания акционеров, заседания Совета директоров, заседания правления общества оформляются  в соответствии с Положением о  дополнительных требованиях к порядку  подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров¹⁴.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ______________________________

     ^14. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: практическое пособие. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - С 23-29. 

     Глава 3. Особенности  документирования деятельности акционерных  обществ

3.1 Документирование процесса государственной  регистрации акционерных обществ

     С юридической точки зрения государственная  регистрация акционерного общества - это акт уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляемый посредством внесения в государственный  реестр сведений о создании, реорганизации  и ликвидации юридических лиц, а  также иных сведений о юридических лицах¹⁵.

     Перечень документов, необходимых для государственной регистрации создаваемого акционерного общества:

     1. Заявление учредителей о регистрации  по форме, утвержденной Правительством  РФ;

     2. Решение о создании акционерного  общества (протокол, договор);

     3. Подлинник или нотариального  заверенная копия учредительного  документа (устава);

     4. Документ об уплате государственной  пошлины.

     Форма заявления о государственной  регистрации - аналог анкеты. В нем  содержится постоянная информация - перечень определенных сведений. В заявлении  указывается: фирменное наименование на русском языке, вариант на другом языке тоже указывается; организационно-правовая форма; адрес; сведения о количестве учредителей общества; сведения о  размере уставного капитала; данные о лице, подписывающем заявление¹⁶. 
 
 

     _________________________________

     ^15. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 г. № 129-Ф

     ^16. Быкова Т.А. Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ // Секретарское дело. – 2003. - № 8.- С. 15-16 

     Следующий шаг - внесение сведений об акционерном  обществе в Единый государственный  реестр юридических лиц, который  содержит: записи о государственной  регистрации при создании, реорганизации, ликвидации юридических лиц; записи о государственной регистрации  изменений, вносимых в учредительные  документы; записи об изменении сведений, содержащихся в государственном  реестре; документы, представленные в  регистрирующий орган в соответствии с законом «О государственной  регистрации юридических лиц»¹⁷.

     Налоговые органы должны осуществлять регистрацию  в срок не выше 5 дней со дня предоставления им документов учредителями общества. Постановление Правительства утвердило, что документами, подтверждающими  факт внесения записи в Государственный  реестр, являются Свидетельство о  государственной регистрации юридического лица по форме № 51001 и Свидетельство  о внесении записи в Единый государственный  реестр юридических лиц по форме  № Р5003¹⁸.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     _____________________________

     ^17.Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8.08.2001 г. № 129-ФЗ.

     ^18. Надершина М.Д. Законодательное регулирование правил документирования общего собрания акционеров // Секретарское дело. – 2003. - № 3. – С. 16-23

3.2. Правила документирования общего  собрания акционеров

     При подготовке к собранию акционеров на основании данных реестра акционеров составляется список лиц, имеющих право  на участие в общем собрании акционеров. Закон детально определяет порядок  уведомления о собрании акционеров. В зависимости от повестки дня  собрания сообщение о его проведении должно быть сделано не позднее чем за 20, 30 или 50 дней до даты его проведения. Сообщение направляется либо заказным письмом, либо вручено каждому под подпись, либо опубликовано в печатном издании, определенном уставом общества.

     Установлен  порядок документирования процедур, связанных с осуществлением акционерами  права на участие в управлении обществом. Одно из таких прав - вносить  предложения в повестку дня общего собрания акционеров. Вносить предложения  вправе акционеры, являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2 % голосующих акций общества, поэтому на начальной  стадии необходимо определить правомочность  поданных предложений.

     Совет директоров не вправе вносить изменения  в формулировки вопросов, предложенных для включения в повестку дня  общего собрания акционеров, и формулировки решений по таким вопросам. Это  необходимо учитывать при составлении  протокола собрания и бюллетеня  для голосования по вопросам повестки дня.

     Основной  документ, фиксирующий решения, принятые по повестке дня, т.е. обобщающий итоги  голосования и закрепляющий их, - это протокол общего собрания, составляемый секретарем собрания.

     Правила оформления протокола общего собрания акционеров те же, что и для всех документов этого вида, однако, следует  обратить внимание на то, что законом определена информация, которая обязательно включается в подобные документы:

     - место и время проведения собрания (адрес, дата и точное время);

     - общее количество голосов, которыми обладают акционеры - владельцы голосующих акций общества;

     - количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании.

     - председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

     Кроме того, текст протокола должен быть очень подробным и отражать выступления, вопросы и итоги голосования по каждому пункту повестки дня.

     Протоколы счетной комиссии по итогам регистрации  и голосования вместе с бюллетенями  обязательно прикладываются к протоколу  общего собрания.

     Протокол  составляется и редактируется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания в двух экземплярах, которые  подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.

     В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования  по ним, решения, принятые собранием.

     Решение о проведении внеочередного общего собрания акционеров принимается большинством членов совета директоров, и об этом должна быть соответствующая запись в протоколе заседания совета директоров. Кроме того, протокол должен содержать решение по утверждению:

     - формулировки пунктов повестки дня внеочередного общего собрания;

     - формы и текста бюллетеней для голосования;

     - перечня материалов, предоставляемых акционерам при подготовке к проведению собрания;

     - даты составления списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании;

     - даты, места и времени проведения собрания;

     - даты, места и времени начала и окончания регистрации участников общего собрания;

     - текста сообщения о проведении общего собрания, направляемого акционерам.

     Протокол  проведения собрания в заочной и  смешанной форме является протоколом общего собрания акционеров.

     _____________________________

     ^19. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: практическое пособие. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,  2000. – С. 50.

     В нем обязательно должно быть отражено, сколько голосующих акций определяет кворум собрания, даты представления  акционерам бюллетеней для голосования  и приема их обществом, количество полученных в установленный срок бюллетеней. Эти данные позволяют определить, можно ли считать собрание состоявшимся, а его решения принятыми²⁰.

     Положение о дополнительных требованиях к  порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров детализирует порядок внесения предложений в  повестку дня собрания и предложения  о выдвижении кандидатов в органы управления и иные органы общества. Положение поясняет, что при выдвижении кандидата на выборные должности  к предложению в повестку дня  может прилагаться письменное согласие выдвигаемого кандидата и сведения о нем для предоставления лицам, имеющим право на участие в  собрании, при подготовке к его  проведению. Законодательно приведена  детальная структура годового отчета общества

     Положение разъясняет особенности состава  информации, которая должна содержаться  в доверенности на голосование, - под  паспортными данными представителями  и представляемого понимаются нумерация  бланка паспорта и дата его выдачи.

     В Положении упоминается Кодекс корпоративного поведения, разработанный Федеральной  комиссией по рынку ценных бумаг  и одобренный на заседании Правительства  РФ²¹.

     В рамках проведения собрания называется письменный отчет, который акционеры  вправе потребовать от членов совета директоров, генерального директора, членов правления. 
 

     __________________________

     ^20. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: практическое пособие. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – С. 59.

     ^21. Надершина М.Д. Законодательное регулирование правил документирования общего собрания акционеров // Секретарское дело. – 2003. - № 3. – С. 16-23.

3.3. Особенности утверждения внутренних  документов акционерного общества