Документирование деятельности акционерного общества

     _____________________________

     ^3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ст.38

     ^4. Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М.: ВНИИДАД, 1974. - С.43

     Именно  в уставе прописаны все основные организационные моменты работы акционерного общества, в нем заложены принципы работы организации⁵.

     Положение определяется, во-первых, как правовой акт, устанавливающий основные правила  деятельности общества. Во-вторых, как  свод правил, регулирующих определенное направление деятельности в данном случае коммерческое). Акционерные  общества на основании устава разрабатывают  положения для своих филиалов и представительств, в которых  определены задачи, функции, права, порядок  организации работы и др.

     Положения бывают не только индивидуальными, но и типовыми и примерными, которые  разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур⁶.

     Положение входит в альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов. Структура текста положения следующая: общее положение, основные задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения (связи) контроль, проверка и ревизия деятельности, Реорганизация и ликвидация.

     Наиболее  часто встречаемая разновидность  положения - положение о структурном  подразделении. Оно разрабатывается  на каждый отдел во всех организациях.

     В акционерном обществе, руководимом  Советом директоров, разрабатывается  Положение о Совете директоров, в  котором закрепляются статус Совета, его компетенция, порядок избрания Совета, полномочия его членов и  срок их полномочий, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний  и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов Совета директоров и другие организационные вопросы.

     Правила как вид организационного документа  разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности.

     ______________________________

     ^5. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон»

     ^6. Об акционерных обществах (№ 120-ФЗ от 07.08.2001) // Секретарское дело. -  2002. - № 4 - С. 19

     Правила внутреннего распорядка организации - локальный нормативный акт общества, регламентирующий в соответствии с  Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации⁷.

     Инструкция - подзаконный правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения  порядка применения законодательного акта, приказа руководителя; в широком  смысле - указание технического порядка.

     Инструкции  могут быть индивидуальными и  типовыми.

     Должностная инструкция определяет организационно - правовое положение работника, его обязанности, права, ответственности.

     Структура и штатная численность - правовой акт, составление которого предусматривается  уставом общества. В нем устанавливается  состав подразделений (отделов) и штатная  численность каждого отдела и  всего общества в целом. В этом документе перечислены названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность. Текст дается в табличной форме.

     Штатное расписание - не только организационный, но и первичный учетный документ, его форма входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

       В штатном расписании устанавливаются:  структурные подразделения (наименование  и код), профессия (должность), количество  штатных единиц, оклад (тарифная  ставка), надбавки, месячный фонд  заработной платы⁸.

     Штатное расписание утверждается приказом руководителя общества.

     Создание  распорядительной документации связано  с необходимостью принять акт  по основным вопросам компетенции и  деятельности общества. Распорядительные документы решают управленческие функции  и подчиняют цели повседневного  руководства производственной деятельностью  данного общества.

     __________________________________

     ^7.Кузнецова Т.В. Организационные документы // Секретарское дело. – 2003.-  № 11. - С.6-9.

     ^8. Вялова Л.М. О некоторых аспектах состава и оформления организационно-распорядительных документов // Секретарское дело. – 2001. -  № 1. - С.21-24.

2.2 Особенности учредительных документов

     Для акционерного общества основным учредительным  документом является устав, требования которого обязательны для исполнения всеми органами общества и его  акционерами.

     В уставе юридического лица должны быть указаны:

     - наименование юридического лица;

     - место его нахождения;

     - порядок управления деятельностью общества;

     - условия о категориях выпускаемых акций, их номинальной стоимости и количестве;

     - размер уставного капитала общества;

     - права акционеров;

     - состав и компетенция органов управления обществом и порядок принятия ими решений;

     - иные сведения, предусмотренные законом об акционерных обществах. По закону устав регламентирует также права, предоставляемые акциями, ограничивает право общества размещать дополнительные акции при отсутствии в уставе этих положений.

     Помимо  вышеперечисленного устав акционерного общества содержит:

     - тип общества (открытое или закрытое);

     - порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;

     - сведения о филиалах и представительствах общества;

     - иные положения, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

     Уставом общества могут быть установлены  ограничения количества акций, принадлежащих  одному акционеру, и их суммарной  номинальной стоимости, а также  максимального числа голосов, предоставляемых  одному акционеру⁹.

     ___________________________

     ^9. Мосеев Р.Н. Информационно-справочные документы в англоязычном делопроизводстве // Секретарское дело. – 2003. -  № 11. - С. 11

     Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным  законам.

     По  требованию акционера, аудитора или  любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом  общества, включая изменения и  дополнения к нему. Общество обязано  предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества. Плата, взимаемая обществом за предоставление копии, не может превышать затрат на ее изготовление.

     Внесение  изменений и дополнений в устав  общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров. Внесение в устав общества изменений, связанных с уменьшением уставного  капитала общества, осуществляется на основании решения об уменьшении уставного капитала общества, принятого  общим собранием акционеров. Могут указываться предмет и цели деятельности общества.

     В уставе определяется не только порядок  избрания годовым общим собранием  акционеров членов совета директоров (наблюдательного совета), но и порядок  созыва и проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), порядок принятия решений и количественный состав.

     Устав также может устанавливать требования, предъявляемые к лицам, избираемым в состав совета. Устав общества определяет кворум для проведения заседания  совета директоров (наблюдательного  совета), но закон вводит ограничение - не менее половины от числа избранных  членов совета директоров¹⁰.

     Устав может предусматривать право  решающего голоса председателя совета директоров общества при принятии советом  директоров общества решений в случае равенства голосов членов совета директоров.

     Конкретизирован порядок внесения в устав общества изменений, связанных с созданием  филиалов, открытием представительств общества и их ликвидацией.  

     _________________________________________

     ^10. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ), ст.11, ст.12

     Изменения вносятся на основании решения совета директоров (наблюдательного совета). Закон обязывает общества указывать  в уставе сведения об использовании  в отношении общества специального права на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или  муниципального образования в управлении обществом («золотая акция»)¹¹.

     Другой  учредительный документ акционерного общества - учредительный договор.

     Учредители  акционерного общества заключают между  собой договор, определяющий порядок  осуществления ими совместной деятельности по созданию общества, размер уставного  капитала общества, категории выпускаемых  акций и порядок их размещения¹².

     Договор о создании акционерного общества заключается  в письменной форме.

     В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое  лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия  передачи ему своего имущества и  участия в его деятельности.

     Договором определяются также условия и  порядок распределения между  участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава¹³.  
 
 
 
 

     ______________________________

     ^11. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «Об акционерных обществах» // «Секретарское дело». – 2001. - № 1. - С 30.

     ^12. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» (№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.) // «Секретарское дело». – 2002. - № 4. -С 19.

     ^13. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ, ст.11,12

2.3 Особенности оформления деятельности  коллегиальных органов. Протоколы.

     Протокол  – организационно - распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

     Протокол, как правило, ведется во время  заседания. В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

     Текст протокола делится на две части: первую - вводную, где указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания.