При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть  заканчивается повесткой дня. Вопросы  в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и  предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть  текста протокола по каждому вопросу  повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... 9

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются  фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия  и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". 10

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются  только фамилии лиц, выступивших  в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии  выступившего указывается его должность. 11

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются  количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 12 Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. 13

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания  или заседания может представить  особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном  листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются  инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть  протокола включает рассматриваемые  вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской  цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Пример оформления краткого протокола приводится в  приложении 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 .

Протокол заседания  подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются  на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола  является дата события (заседания, совещания  и т.д.). Если оно продолжалось несколько  дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются  порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 21

Протокол оформляется  на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ" – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Копии протоколов при необходимости рассылаются  заинтересованным организациям и должностным  лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и  подписывает ответственный исполнитель  подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Принятые решения  доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола  представляет собой точную копию  части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Выписка из протокола  воспроизводит все реквизиты  бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится  выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.

Обязательными реквизитами протокола являются:

наименование организации,

наименование вида документа,

 дата и регистрационный номер,

 место составления или издания,

заголовок к тексту,

подписи.

 

Приложение 7

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения  их прав и интересов является основным критерием отличия заявления  от жалобы.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или  руководителю структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Обязательными реквизитами заявления являются:

наименование вида документа,

дата,

регистрационный номер,

 адресат,

 фамилия,

 должность  заявителя и подразделение,

 в котором  он работает (для сотрудника организации),

 или адрес  заявителя: полный домашний адрес, 

телефон (для  автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

 

Заключение!

Во время прохождения  практики в управлении мы убедилась, что в настоящее время актуальна  проблема государственной регистрации  прав на недвижимое имущество и сделок с ними на объекты недвижимого имущества, расположенные на территории Орла и Орловской области.

Прохождение практики в регистрационном управлении  дало более точное представление  о деятельности делопроизводства. 

 Настоящая  инструкция устанавливает порядок приёма, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля, исполнения, хранения и использования документов. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы в документами в структурных подразделениях института возлагается на руководителей этих подразделений.

Руководитель  структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учёт и прохождение  документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Работники структурных подразделений института несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Передача документов или их копий работникам сторонних  организаций допускается с разрешения ректора-президента института, ректора  института или руководителей  структурных подразделений института. Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования закреплено в Уставе института, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

Составитель документа  отвечает за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки.

Бланки документов имеют продольное расположение постоянных реквизитов или угловой штамп.

Дела управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплёт дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) следует подшивать в дела с твёрдой обложкой. Листы в деле нумеруются простым карандашом, каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела.

3. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному  оформлению: дела допускается хранить  в скоросшивателях, не проводить  пересистематизацию в деле, листы  не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.