5. Кроме того, различными министерствами, ведомствами  и другими руководящими организациями  применительно к различным сферам  деятельности определена конкретизированная  типология частных документов.

 

Изучение  системы документации организации

 

     Для управления деятельностью ведутся  документы организационного и распорядительного  характера, призванные регулировать вопросы  планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, работы с кадрами, социального обеспечения, оперативного управления и т.п. В их состав входят:

а) документы  организационного характера:

устав организации;

структура и  штатная численность аппарата управления;

должностные инструкции работников;

б) распорядительные документы:

приказ;

распоряжение;

инструкция;

в) информационно-справочные документы:

акт;

протокол;

письмо;

объяснительная  записка;

докладная записка;

справка;

служебная записка;

3. Юридически  правильно оформленный документ  должен иметь не менее пяти  реквизитов:

указание автора документа;

наименование  формы;

удостоверение подлинности документа;

дата;

регистрационный индекс.

3.1. Наименование  организации – автора документа  печатается на бланке документа  в именительном падеже в следующей  последовательности:

Авторами таких  документов как заявление, докладная, отзыв могут быть и отдельные должностные лица. В этих документах реквизит “автор” совпадает с реквизитом “подпись”, удостоверяющим происхождение и подлинность документа.

3.2. Наименование  формы указывает на место документа в классификаторе управленческих документов. Наименование образуется из номинала (приказ, заявление и т.п.) и обобщенной характеристики его назначения (прикадровый, заявление об отпуске и т.п.).

3.3 Подлинность  документа может быть удостоверена  посредством его подписания, а  для особо важных – и проставлением  оттиска печати. Проставление оттиска  печати необходимо  во всех  случаях удостоверения прав, свобод  и обязанностей физических и  юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть  наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Место хранения печати и лицо ответственное за её хранение определяются ректором-президентом института.

Дата подписания (утверждения), согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым или буквенно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. При цифровом способе все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделёнными точками. Первая пара цифр – день месяца, вторая – порядковый номер месяца, последние четыре цифры – год (без буквы “г”). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц – прописью, например, 06.02.1997 – 6 февраля 1997 г.

Документы подписываются  должностными лицами регуправлени в соответствии с распределением обязанностей, составляемые от имени структурного подразделения – руководителем этого подразделения. Отдельные документы (доклады, докладные записки, справки) могут подписываться исполнителями при условии, что разрешаемые вопросы не выходят за пределы их полномочий.

В состав подписи  входят:

наименование  должности лица;

личная подпись;

расшифровка личной подписи.

Для некоторых  категорий сотрудников, имеющих  персональные звания, обязательно их указание (например, Ректор, профессор  В.С. Романов).

Две подписи проставляются на документах коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы подписываются председателем и секретарём). Несколько подписей имеют акты, в составлении которых участвуют несколько лиц, и другие документы, например, справки.

3.4. Датирование документа является обязательным реквизитом в первую очередь как юридическое требование. Дата обозначает начало действия документа или время принятия решения.

Дата проставляется  лицом, подписавшим или утвердившим  документ, одновременно с его подписанием или утверждением.

3.5.Организационно-распорядительные  документы приобретают юридическую  силу только после их регистрации.

Регистрация означает включение документа в систему  действия и исполнения и заключается  в записи в учетных формах сведений о документе и присвоении ему регистрационного индекса как факта документирования, придания документу юридической силы.

Регистрационный индекс документа состоит из двух частей, проставляемых через косую  черту: первая – порядковый номер  по журналам регистрации.

3.6. Текст документа  должен быть кратким, не допускать  различных толкований. Содержание  документа, как правило, должно  касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к  тексту.

Текст следует  начинать с указания причины (основания) для составления документа, затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.

3.7. При наличии  к документу приложений, после  текста (отдельным реквизитом) помещается  отметка о приложении.

Если наименование документа-приложения указывается  в тексте документа, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого:

Приложение: Справка  о готовности фонда к зимней эксплуатации на 10 л. в 1 экз.

3.8. Отметка об  исполнителе документа содержит  фамилию и номер служебного  телефона исполнителя. Например: Василевич  236 45 12. Отметка располагается  в левом нижнем углу лицевой  стороны последнего листа документа  от границы левого поля. Номера телефонов указываются без черточек.

3.9. Копия (выписка), снятая с документа, должна  воспроизводить все реквизиты  этого документа, её следует  оформлять на бланке или обычном  листе бумаги с воспроизведением  полного текста бланка подлинника. На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается слово “копия” или “выписка” (без кавычек).

Копии документов (выписки) должны иметь заверительную  отметку, проставляемую под реквизитом “подпись”, отметка оформляется  по образцу:

     Верно

     ст. инспектор

     отдела  кадров   (подпись)   и.о. фамилия

     06.06.1998

При пересылке  копии документа в другие организации  или передаче его на руки, заверительную  подпись удостоверяют печатью института (отдела кадров).

3.10. Регистрационный  штамп проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа; штамп содержит наименование института, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа.

3.11. В состав  резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя  (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.

3.12. Отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело проставляется исполнителем  на нижнем поле последнего  листа документа, слева. Отметка  включает: номер дела, в которое  и подшивается документ, личную подпись исполнителя (руководителя подразделения) и дату направления документа в дело. Например: В дело 18-6

13.06.1998 отправлено

письмо исх. № 02/18

личная подпись

дата. 

Анализ  оформления документов.

 
 
 
 

 

Приложение 1

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные  письма нередко носят типовой  характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Информационное  письмо оформляется на бланке письма

Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации

 справочные данные об организации,

код организации, 

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет,

 дата,

регистрационный номер,

адресат,

 заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись,

отметка об исполнителе.

 

Приложение 2

Служебная записка  – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка  оформляется на стандартном листе  бумаги и адресуется конкретному  должностному лицу.

Текст служебной  записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и  предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебную записку  подписывают специалист или руководитель подразделения.

Датой служебной  записки является дата ее составления  и подписания.

Обязательными реквизитами служебной записки являются:

наименование  структурного подразделения,

наименование вида документа,

дата,

 регистрационный номер,

заголовок к тексту,

 адресат,

 подпись.

 

Приложение 3

Распоряжение  – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в  целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления  и оформления распоряжений в целом  аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.