Учёт денежных средств в кассе

     В строке “Приложение” указывается документ, на основании которого выполняется данная операция: квитанция банка; служебная записка; приказ; расчетная ведомость.

     Передача  денег из кассы инкассаторам для  последующего зачисления на расчётный  счёт оформляется копией препроводительной ведомости к сумке с рублёвой наличностью, прикладываемой к расходному кассовому ордеру.

     Если  на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном ордере (на выдачу депонированной зарплаты) не обязательна. Выдача расходного кассового ордера на руки лицам, получающим деньги, не допускаются.

     При выдаче денег – отдельному лицу кассир имеет право потребовать  предъявления паспорта или удостоверения личности, и записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на нескольких лиц, если кассир сомневается в личности работника. Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтер указывает по порядку ФИО получателя и ФИО лица, которому доверено получение денег. Если же деньги выдают по доверенности, но по общей ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Оформленная доверенность прикладывается к расходному ордеру или к платежной ведомости. В платежной ведомости против каждой, не выданной суммы кассир от руки вписывает слово: “Депонировано” и не выданные суммы, заносит в реестр депонированных сумм, а в установленном месте на титульной стороне ведомости делает отметку о суммах выплаченных и депонированных.

     Какие - либо исправления, хотя они и оговорены, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп “Оплачено”, он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой книге.

     При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу  кассир делает записи в кассовую книгу (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, страницы в ней должны быть пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход», выводит остаток (сальдо) по кассе, и переносит его на следующий лист на первую разницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных кассовых ордеров и расписывается.

     После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как «отчет кассира» передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

     Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и  расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.

     По  окончании месяца путем сопоставления  итогов оборотов по дебету и кредиту  счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.

     Заработную  плату, премии, пособия по временной  нетрудоспособности выдают из кассы  не по кассовым ордерам, а по платежным  и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и  главным бухгалтером.

     Регистрами  учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса" и ведомость № 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость " 1а - дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам.

     Основанием  для бухгалтерских записей в  журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира  с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании  расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.

     Предварительно  первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня.

     В ведомости № 1а записи делают аналогичным  путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с  предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.

     Остаток средств в кассе показывают в  ведомости только на начало года и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира.

     Журнал-ордер  № 1 и ведомость №1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.

     При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную  книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" заносят в главную книгу.

      Учет денежных средств в кассе на основании  первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных  и расходных ордеров ведется  в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости.

     Рис.1 Схема учета денежных средств на счете 50 "Касса". 

     Глава 2. Учет денежных средств  в кассе.

     2.1.Отражение денежных средств в кассе на бухгалтерских счетах.

     Кассовые  операции проводятся в следующем  порядке:

1. оформление первичных документов по приходу и расходу;
2. регистрация первичных документов в журнале регистрации;
3. записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

     4. сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

     Движение  наличных денежных средств учитывается  на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира.

     К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

     50.1 «Касса организации»;

     50.2 «Операционная касса»;

     50.3 «Денежные документы»;

     50.4 «Касса в иностранной валюте».

     На  субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки. Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При этом руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

       На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ).

       На каждой кассовой машине  имеется свой заводской номер,  который обязательно указывается  во всех документах, относящихся  к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-операциониста), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организации). Ключи от контрольно-кассовой машины (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его, заместителя или главного бухгалтера.

     В конце рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а последний — инкассатору.

     Правительством  России утвержден перечень отдельных  категорий организаций, которые  в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно - кассовые машины. Приход денежных средств оформляется одним приходным кассовым ордером в конце дня с приложением к корешку квитанций. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешенным ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.

     На  субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне.  Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов— отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

     Выдача  денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое  выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной  стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру.

     В кассе может храниться не только отечественная валюта, но и валюта других стран (т.е. иностранная валюта).

     Когда в разрешенных законодательством  случаях предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.

     Денежные  средства в иностранной валюте и  операции с ними учитываются в рублях.  

     2.2. Учет кассовых  операций.

     Поступление наличных денег в  кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

     Получены  наличные деньги со счетов в банках:

     Дебет 50 «Касса» 

     Кредит 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках» 

     Поступления наличных денег от реализации продукции:

     Дебет 50  «Касса» 

     Кредит 43 «Готовая продукция»

     Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных  сумм:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     Поступления наличных денег в погашение задолженности  по материальному ущербу и очередным  платежам работников, по вкладам в  уставный капитал предприятия и  т.д.:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,75 «Расчеты с учредителями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »

       Поступление  в кассу процентов  по векселям, дивидендов по ценным  бумагам, доходов от долевого  участия в других организациях:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит  99 «Прибыли и убытки»

     Получены  наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков:

       Дебет 50 «Касса»