Учёт денежных средств в кассе

     Письмом ЦБ РФ от 7 октября 1998г. №375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» был установлен предельный размер расчет:

     -между  юридическими лицами – 10 тыс.  рублей;

     -для  предприятий потребительской кооперации  за приобретаемые товары, сельскохозяйственные продукты, сырье – 15 тыс. рублей;

     -для  предприятий и организаций торговли  ГУИН МВД при закупке товаров  у юридических лиц -  15 тыс.  рублей.

     Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном  порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

     Суть  лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету №50 «Касса» за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету №50 за день могут превышать установленный лимит.

     Неиспользованные  в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежит сдаче в обслуживающие учреждения банков.

     Сдача сверхлимитных денежных средств  может производиться:

     -непосредственно  в кассу учреждения банка;

     -предприятиям  Государственного комитета РФ  по связи и информатизации (Госкомсвязи)  для перевода на соответствующие  счета в банках;

      -на договорных условиях через  инкассаторские службы учреждений  банков или специализированные  службы, имеющие лицензию ЦБ РФ на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

     Порядок и сроки сдачи наличных денег  устанавливаются учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителем исходя из необходимости  ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. При этом устанавливаются следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

     -для  предприятий, расположенных в  населенном пункте, где имеются  учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

     -для  предприятий, которые в силу  специфики своей деятельности  и режима работы, а также при  отсутствии вечерней инкассации  или вечерней кассы учреждения  банка не могут ежедневно в  конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;

     -для  предприятий, расположенных в  населенном пункте, где нет учреждений  банков, а также находящихся от  них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

     Наличные  деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются непосредственно в учреждения банков.

     В отдельных случаях предприятия  имеют право хранить в своих  кассах и сверхлимитные денежные средства.

     В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие условия:

     -данные  сверхлимитные средства должны быть предназначены для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;

     -срок  наличия сверхлимитных средств  в кассе не должен превышать  3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5-ти дней);

     -указанные  сверхлимитные остатки должны  быть получены в обслуживающем  предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.

     Если  предприятием исчерпан остаток наличных денежных средств в пределах лимита, согласно Указу Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 предприятия имеют право  на получение наличных денежных средств  в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды и командировочные расходы.

     Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций

     К предприятиям, не соблюдающим порядок  ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются  меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

     Согласно Указу Президента РФ от 23 мая 1994г. №1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей» предусмотрена следующая ответственность за нарушение правил ведения операций с наличными денежными средствами:

     1) за неоприходование (неполное  оприходование) в кассу денежной  наличности – штраф в 3-кратном  размере неоприходованной суммы;

     2) за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм – штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа.

     Согласно  пункту 5 письма ЦБ РФ от 16 марта 1995г. №14-4/95 штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке с покупателя;

     3) за несоблюдение действующего  порядка хранения свободных денежных  средств, а также за накопление  в кассах наличных денежных  средств сверх установленных  лимитов – штраф в 3-кратном  размере выявленной сверхлимитной наличности (под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе).

     На  руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.

     За  неустановление лимита кассы ответственность  не установлена. Однако, как уже отмечалось, согласно Правилам по предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка кассы ни в одно из учреждений банков, лимит остатка считается нулевым, а не сданная предприятием денежная наличность – сверхлимитной. Не установлены штрафные санкции также полученных наличных денег. Такая ответственность может быть установлена между предприятием и банком.

     Исчисление  сумм административного штрафа производится из расчета минимального размера  оплаты труда, действующего на момент совершения указанного нарушения.

     За  нарушение требований Закона РФ “О применении  контрольно - кассовых машин  при осуществлении денежных расчетов с населением” применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350 - кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости  от характера нарушения.  

1.3. Документальное оформление операций в кассе.

     Все кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной  учетной документации (кассовыми  ордерами), которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Центральным Банком и Министерством Финансов РФ.

     Кассовые  ордера — это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению.

     Кассовые  ордера выписываются только чернилами  в бухгалтерии и передаются кассиру  на исполнение. В ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. В ордерах не допускается никаких исправлений и подчисток. Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, в котором указывается сумма, от кого (за что) они поступили и другие необходимые данные. Расходование денег из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером. При приеме или выдаче денег кассовым ордером подписываются кассиром, а документы, приложенные к ним, погашаются штампами «Оплачено» или «Получено». Приходные и отдельно расходные кассовые ордера нумеруются в хронологической последовательности, с начала и до конца года. На основании этих ордеров и приложенных к ним документов кассир производит записи в кассовой книге.

     Прием наличных денег в  кассу производят по приходному кассовому ордеру (форма № КО- 1), подписанному главным бухгалтером.

     Приходный кассовый (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном  экземпляре. В первой строке пишется  наименование организации далее по порядку в установленных местах: порядковый номер ордера (нумерация ПКО производятся по порядку, начиная с первого января до конца года), дата поступления денежных средств. В графе “Корреспондирующий счет, субсчет” указывается кредитуемый в операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка. При необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств. Далее заносится сумма числом. Ниже в строке “Принято от” указывается фамилия, имя, отчество физического лица (наименование юридического лица).

     После полного заполнения ПКО и квитанции  к нему бухгалтер регистрирует его  в “Журнале регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и  платежных ведомостей” (форма № КО-З).

     В строке “Основание” указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть: вклад в уставный капитал; выручка от реализации услуг, продукции, товаров; заем от физического лица; остаток неиспользованного подотчета; спонсорский взнос; наличные из банка, оплата за коммунальные услуги; погашение ссуд, недостач, хищений и т. д. Далее указывается сумма прописью.

     В строке «Приложение» указываются первичные  документы, оформляющие хозяйственную  операцию. Это может быть: заказ-наряд; накладная; счёт-фактура; договор на заём; выписка из решения собрания учредителей; бухгалтерская справка с расчетом; письмо клиента; выписка из решения профкома или распоряжение руководителя; банковский чек; личное заявление работника.     

       Категорически запрещено выдавать  приходные кассовые ордера на  руки лицам, вносящим деньги. Приходный  кассовый ордер бухгалтер непосредственно  передает для исполнения в  кассу, где кассир проверяет  правильность оформления и полноту  заполнения ордера, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Затем принимает деньги, подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию. В подтверждение сдачи денег, кассир отрывает квитанцию от приходного ордера и вручает лицу, внесшему деньги. На квитанции должен стоять штамп кассира “Получено” для физических лиц или печать предприятия для юридических лиц, или оттиск кассового аппарата, если он имеется в организации и подписи кассира и главного бухгалтера.

     Деньги  по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении  наличных денег в кассу из банка  также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный  бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

     Выдача  наличных денег  из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (форма № КО-2) с приложением в необходимых случаях надлежащем оформленных других документов (платежных, расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.). Расходный кассовый ордер выписывает в одном экземпляре только бухгалтер, которому по должностной инструкции предписано это оформление. В первой строке пишется наименование своей организации, далее по порядку в установленных местах: номер ордера, дата заполнения, корреспондирующий счет, аналитический счет (при необходимости), сумма числом.

     В строке “Выдать” пишется Ф.И.О. плательщика.

     В строке “Основание” указывается  целевое назначение выдачи: выручка для сдачи в банк: в подотчет на хозяйственных расходы согласно служебной записки: “ командировочные расходы; за год”; услуги по счету; заработная плата по ведомости, трудовое соглашению, договору подряду, далее сумма прописью.