Учет расчетов с поставщиками

  Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

  Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные  работы, оказанные услуги, а также  в иных случаях, предусмотренных  основным договором.

  Производственные  запасы материалов и других ценностей, необходимых для обслуживания производственного  процесса и ведения хозяйственной  деятельности, пополняются зам счет их поставок организациями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: номенклатура материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки, виды и сроки проведения работ, оказание услуг и т.п.

  Организации-поставщики на отгруженную продукцию выписывают счета, платежные требования, счета-фактуры, передают их или пересылают почтой покупателям, последние оплачивают их в соответствии с условиями договоров.

  Счет-фактура-это налоговый документ, в котором выделена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет. Счет-фактура выписывается поставщиком на каждую партию отгруженной или проданной продукции, а также за выполненные работы и услуги.

  При отпуске  ТМЦ по накладной одновременно выписывается и счет, в котором отмечается номер и дата накладной. Если счет выписывается до поставки товара, то он является только основанием для предоплаты, а накладная оформляется только при отгрузке товара. Основанием для выписки счета за услуги является акт сдачи-приемки выполненных работ. Различие между счетом и счетом-фактурой состоит в следующем:

  ● при  использовании счета ТМЦ передаются заказчику поставщиком после  оплаты;

  ● при  использовании счета-фактуры ТМЦ  могут выдаваться заказчику, до оплаты или после. Счет-фактура выписывается, как правило, в трех экземплярах: первый остается у поставщика, второй передается в бухгалтерию, а третий прикладывается к отчету экспедитора. Счет-фактура имеет следующие реквизиты: номер и дата; наименование и банковские реквизиты поставщика и получателя (плательщика); наименование товара, его количество, цена и сумма, на которую отпущен товар; сумма к оплате цифрами и прописью, с обязательным выделением НДС; фамилии, инициалы и подписи лиц, отпустивших и принявших товар. Если товары принимаются вне предприятия, то представитель покупателя обязан иметь доверенность на получение товара, исходные данные которой указываются в счете-фактуре.

  Для регистрации  всех полученных (выписанных) счетов-фактур нужно обязательно вести журналы  и книги покупок и продаж. В журнале покупок регистрируются все поступившие в бухгалтерию счета-фактуры, а в книге покупок отражаются счета-фактуры, оплаченные о по которым ТМЦ оприходованы, что позволяет НДС предъявить к зачету. В журнале продаж регистрируются все выписанные  номера счетов-фактур, включая ликвидированные и несостоявшиеся, а в книге продаж только те по которым отпущен товар (работы, услуги) и поступила оплата.

  Полученный  груз вместе с сопроводительными  документами экспедитор доставляет на склад своего предприятия. При доставке грузов автотранспортом водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом вручает кладовщику один экземпляр товаротранспортной накладной. Вместе с поступившим грузом в адрес покупателя поступают сопроводительные документы.

  Сопроводительный  документ- это документ, удостоверяющий законность перевозки грузов, их принадлежность, количество и наименование, название грузополучателя и грузоотправителя. Перевозка товарно-материальных ценностей  без таких документов запрещена. В качестве сопроводительного документа применяется ТТН.

  При отсутствии таковых (или в случае поступления  груза с нарушением договорных условий  или не по назначению) груз принимается  на ответственное хранение на забалансовый счет №002, с сообщением отправителю, если имеются его реквизиты.

  На этом счете материалы, принятые на ответственное  хранение, учитываются до тех пор, пока от поставщика не поступят документы  или распоряжение о возврате материалов, об их отгрузке в другой адрес или  реализации на месте. За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.

  В процессе аудита расчетов с поставщиками и покупателями решаются следующие задачи:

  ● оценка внутреннего контроля за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности  в организации;

  ● определения  состояния договорной дисциплины в  организации;

  ● определения  соответствия организации учета дебиторской и кредиторской задолженности действующему нормативному законодательству;

  ● установление наличия и правильности оформления документов по поставке и продаже  продукции, материалов, товаров, работ, услуг;

  ● определение  правильности осуществления расчетов за полученные товарно-материальные ценности и услуги, оплаченные денежными средствами, с использованием различных форм расчетов (платежными поручениями, векселями, путем зачета взаимных требований и пр.);

  ● подтверждение  полноты и своевременности оприходования полученных товарно-материальных ценностей, а также полноты и своевременности их списания с материально ответственного лица при их отгрузке и продаже;

  ● установление правильности оформления и отражения  в учете выданных авансов, предъявленных претензий;

  ● выявление  правильности отражения по соответствующим  статьям баланса сумм дебиторской  и кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и покупателями;

  ● установление причины и давности образования  задолженности по расчетам, определение реальности погашения дебиторской и кредиторской задолженности;

  ● установление соответствия оборотов по счетам расчетов в журналах-ордерах и Главной  книге;

  ● осуществление  контроля за состоянием платежной дисциплины, своевременность принятия мер по возмещению сумм дебиторской задолженности покупателей.

  Аудит расчетов с поставщиками начинается с проверки соблюдения договорной дисциплины. Аудит договорной дисциплины предусматривает проверку расчетов с поставщиками и покупателями на основании договоров поставки сырья и материалов и других хозяйственных договоров на оказанные услуги (выполненные работы). Аудитор устанавливает характер и содержание каждого договора (договор купли-продажи, поставки, мены, подряда, соглашение о взаимозачетах).

  Анализ  договорных положений осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом РФ. Аудитор устанавливает и фиксирует наименования поставщиков для дальнейшей проверки расчетных операций с точки зрения их юридического подтверждения. При проверке расчетов по существу данные о покупках и поставках в аналитическом учете сопоставляются с заключенными договорами поставки (соглашениями). Аудитор устанавливает наличие всех договоров и соглашений по отраженным в бухгалтерском учете в течение отчетного года сделкам.

  Прежде  всего, каждый договоров подвергается контролю. В нем должны быть: номер договора, дата оформления, обязательные реквизиты, подписи и печати сторон.

  Далее анализируется  содержание каждого договора. Определяются условия поставки продукции (товаров), порядок расчетов и переход права собственности, а также права, ответственность и обязанности сторон по выполнению условий купли-продажи. При проверке договорной дисциплины аудитор должен установить полноту и своевременность исполнения сторонами обязательств в соответствии с условиями договора.

  К заключаемым  договорам могут прилагаться  соответствующие спецификации на поставку товаров, материалов, положения которых также анализируются аудитором.

  Обращается  внимание на осуществление расчетов с использованием наличного и безналичного оборота. Условия расчетов и их фактическое соблюдение устанавливаются по договорам поставки. Аудитор инспектирует особые условия расчетов: проверяет документальное оформление расчетов, целесообразность применения форм расчетов, целесообразность применения форм расчетов, отражение расчетных операций в бухгалтерском учете.

  Порядок наличного денежного оборота  регулируется письмом ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Документальным подтверждением расчетов являются отчеты кассира или авансовые  отчеты подотчетных лиц.

  Преимущественное  значение в системе расчетов занимает безналичное обращение. Документальным подтверждением расчетов являются выписки  банка. Порядок безналичного денежного  обращения изложен в Положении  «О безналичных расчетах в РФ». Данный порядок регулирует осуществление безналичных расчетов по счетам в формах, установленных законодательством, а также определяет форматы и порядок заполнения используемых расчетных документов. Применяются следующие формы безналичных расчетов: расчеты платежными поручениями; расчеты по аккредитиву; расчеты чеками; расчеты по инкассо.

  При осуществлении  безналичных расчетов используются следующие расчетные документы: платежные поручения, аккредитивы, чеки, инкассовые поручения, платежные  требования.

  Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

  Аккредитив  представляет условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи. Банками могут открываться следующие виды аккредитивов: покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные); отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными).

  Чек-это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является лицо (юридическое или физическое), имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем- лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком- банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

  Расчеты по инкассо представляют собой банковскую операцию, посредством которой банк (далее банк-эмитент) по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа. Для осуществления расчетов по инкассо банк-эмитент вправе привлекать другие банки (далее-исполняющий банк).

  Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

  Следующим направлением аудита является проверка инвентаризационной работы. Аудитор устанавливает наличие проведенных в течение отчетного года инвентаризаций расчетов с поставщиками и покупателями. Проверяется соответствие сроков проведения инвентаризаций на основании Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Расчеты с поставщиками и покупателями должны быть подвергнуты инвентаризации в обязательном порядке перед составлением годового бухгалтерского баланса, что подтверждается наличием актов сверки расчетов со всеми поставщиками и покупателями. При необходимости аудитор может самостоятельно провести контрольную инвентаризацию расчетов.

  Проверка  документального оформления и организации  бухгалтерского учета расчетов с  поставщиками и покупателями включает следующие процедуры.

  Исследуется порядок документального оформления расчетных операций.

  Аудитор подтверждает наличие первичных документов на поступление и продажу продукции, материалов, товаров, внеоборотных активов, работ, услуг: счетов-фактур и накладных установленной формы. Накладные и счета-фактуры проверяются на соответствие унифицированным формам.

  Проверка  первичных документов, отражающих факт поступления и продажи товарно-материальных ценностей и прочих работ, услуг, заключается в соответствии документов установленной форме счета-фактуры, являющегося основанием для возмещения НДС из бюджета. При аудите следует руководствоваться Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

  Одновременно  аудитор должен установить соответствие записей в счетах-фактурах с записями накладных.

  По мере поступления счетов-фактур, оприходования  товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков и их оплаты, данные счета-фактуры регистрируют в книге  покупок. Регистрация их предполагает обязательную запись даты оплаты счета-фактуры поставщика в соответствии с платежными поручениями и авансовыми отчетами. Этот факт является обязательным условием возмещения НДС из бюджета и отражения в учете бухгалтерской записи по дебету счетов 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».