Учет расчетов с поставщиками и покупателями

       Увеличение дебиторской задолженности  может быть вызвано:

• неосмотрительной кредитной политикой предприятия по отношению к покупателям;
• неразборчивым выбором партнеров;
• наступлением неплатежеспособности и даже банкротства некоторых потребителей;
• слишком высокими темпами наращивания объема продаж;
• трудностями в реализации продукции.

     Весьма  актуален вопрос о сопоставимости  дебиторской и кредиторской задолженности, призванный выявить причину образования дебиторской и кредиторской задолженности.

     Анализ  состояния расчетов отражен в  таблице 7. 

Таблица 7 – Анализ состояния расчетов (на конец 2009 года), тыс.р.

     Данные  таблицы 7 свидетельствуют о том, что задолженность покупателей и заказчиков в 2009 году по сравнению с 2007 годом увеличилась на 1933 тыс. р., или на 124,25 %, при этом в 2008 г. наблюдается задолженность прочих дебиторов в размере 63 тыс. р., а в 2008 и 2007 гг. она отсутствует. В целом за анализируемый период дебиторская задолженность возросла более, чем в 2 раза.

      Кредиторская  задолженность за рассматриваемый  период увеличилась на 5509 тыс. р., при  этом наибольшее увеличение произошло  за счет роста задолженности перед поставщиками и подрядчиками в 5,4 раза. Кроме того в 9,5 раз возросла задолженность перед персоналом организации и в 8 раз задолженность перед государственными внебюджетными фондами. Задолженность перед прочими кредиторами в 2008 и 2009 гг. отсутствует. Задолженность перед бюджетом по налогам и сборам наблюдалась  только в 2007г. (она составила 6 тыс. р.).

      За  рассматриваемый период отмечается превышение кредиторской задолженности над дебиторской, причем к 2009 г. по сравнению с 2007 г. это превышение возросло в 8,4 раза.

        Для оценки оборачиваемости дебиторской  и кредиторской задолженности рассмотрим показатели, приведенные в таблице 8. 

Таблица 8 – Анализ оборачиваемости дебиторской и  кредиторской              задолженностей

       Из  таблицы 8 видно, что оборачиваемость  дебиторской задолженности уменьшилась на 4,12 оборота, период ее погашения увеличился на 9,33 дня. Это говорит о том, что покупатели стали медленнее погашать свои долги.

      Доля  дебиторской задолженности в  общем объеме текущих активов  возросла почти в 2 раза. Что касается оборачиваемости кредиторской задолженности, то она уменьшилась на 3,91 оборота, период ее погашения увеличился на 39,45 дней. Это говорит о замедлении скорости оплаты задолженности предприятия. Стоит отметить, что доля кредиторской задолженности в общем объеме текущих пассивов возросла более чем в 2 раза.

4 Совершенствование  учета расчетов  с поставщиками  и покупателями 

     На  предприятии используются формы  учетных регистров, приведенные в компьютерной программе «1С: Бухгалтерия», но их бывает недостаточно для качественной и оперативной обработки данных.

     На  основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную задолженность предприятия за период.

     Регистры  бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому для сохранности  данных первичных документов и регистров  бухгалтерского учета рекомендуется разработать порядок хранения первичных документов и учетных регистров.

     Порядок хранения первичных документов и  учетных регистров заключается в том, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

     Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

       Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по письменному распоряжению главного бухгалтера.

     Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. По полученным займам и кредитам задолженность показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов.

     Отражаемые  в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.

     На  предприятии к счету 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» открыты следующие субсчета: 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 60.2 «Авансы выданные». А к счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» открыт следующий субсчет: 19.3 «НДС по приобретенным товаро-материальным запасам». Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы). Поэтому в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых заказчиком работ). Сверка осуществляется вручную, поскольку документооборот на предприятии небольшой, однако не стоит забывать, что предприятие динамично развивающееся, с каждым годом возрастает выручка от реализации, следовательно, увеличивается документооборот и сверка данных вручную будет отнимать много рабочего времени у бухгалтерских работников.

     Оценивая данную ситуацию руководству можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками:

     1. К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:

• 60.1 «Расчеты с поставщиками»,
• 60.3 «Расчеты с подрядчиками»
• 60.4 «Неотфактурованные поставки»;

2. К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» добавить следующие субсчета:

• 19.1 «НДС по приобретенным товарам»,
• 19.2 «НДС по оказанным услугам»,
• 19.4 «НДС п неотфактурованным поставкам».

     Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится. Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.

     Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении  актов сверки.

     Отсутствие  разногласий по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным по ее результатам двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.

     Часто допускают  ошибки при составлении  акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.

     Наличие акта сверки взаимных поставок без  указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

     При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен неравноценный  типичны ошибки такого рода: стороны  не указывают в договоре мены, что  обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного договора.

     Для совершенствования контроля обязательным является проведение инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками. Руководству ЗАО «Полесье» необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.

     Инвентаризационная  комиссия, в ходе своей работы, должна установить:

• правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками по недостачам и хищениям;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.