1.2 Правила и порядок  организации учета  движения наличных  денежных средств.

    Все свободные денежные средства организации  и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка.

    Однако  для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с  работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в  каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир.

    При приеме на работу с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности.

    В некоторых организациях с кассиром не заключают договор, а оформляется обязательство кассира.

    Руководителем организации должны быть созданы  необходимые условия для обеспечения  сохранности денежных средств в  соответствии с приложениями к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации (Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18), которые включают:

    Рекомендации  по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Единые  требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организаций.

    После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. — у руководителя организации Учреждением банка устанавливается лимит кассы, т.е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации.

    Деньги  сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Утром на 4-й день не выданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк.

    Главный бухгалтер должен строго следить  за соблюдением лимита кассы. Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышение лимита денежных средств в кассе.

    За  накопление в кассе наличных денег  сверх установленного лимита на руководителя организации налагается штраф в  трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

    Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью и в случае выявления нарушений применяют штрафные санкции.

    За  неоприходование (неполное оприходование) в кассе денежной наличности —  штраф в трехкратном размере  неоприходованной суммы.

    Кроме того, проверяется соблюдение организацией “предельных сумм налично-денежных расчетов”. В соответствии с Центральный банк РФ Указанием от 20.06.2007 № 1843-У максимально допустимую сумму наличных расчетов увеличил до 100 000 рублей и распространил этот лимит на индивидуальных предпринимателей.

    На  руководителя организации за несоблюдение действующего порядка хранения свободных  денежных средств, а также накопление в кассах наличности сверх установленного лимита налагается административный штраф в 50-кратном размере месячной оплаты труда.

    Для учета движения денежных средств  в кассе установлены первичная  документация и отчетность, регламентированные Порядком ведения кассовых операций в РФ.

    Единственным  документом для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1).

Единственным  документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2).

    Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

    Журнал  регистрации приходных  и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) повсеместно введен в практику бухгалтерского учета в 1973 г. и предназначен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу. В нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала года. Рекомендовано иметь два журнала: один — для регистрации приходных кассовых ордеров, другой — расходных кассовых ордеров.

    По  мере составления приходных и  расходных кассовых ордеров и  регистрации их в журнале кассир должен производить записи в кассовой книге (ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Форма кассовой книги приведена в Приложении.

    Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй лист с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.

    Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств  в кассе и своей подписью на листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров — прописью).

    На  основании отчета кассира при  мемориально-ордерной форме учета  составляют два учетных регистра: ведомость на поступление денег в кассу и ведомость на расходование денег из кассы, которые при журнально-ордерной форме учета объединены в один учетный регистр: журнал-ордер № 1.

    Записи  в журнале-ордере, открываемом на месяц, производят итогами за день (при  незначительном количестве операций по кассе за 3—5 дней) на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций.

    На  лицевой стороне журнала-ордера № 1 производят записи по кредиту счета 50 “Касса” (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 “Касса” (при поступлении денег в кассу), записываются в ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера №1 в корреспонденции с кредитом других счетов.

    В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный период по всем синтетическим счетам, производят взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера № 2, 3, 4, 7, 8, 11, 12).

    Итоги кредитовых оборотов по счету 50 “Касса”  переносят с лицевой стороны  журнала-ордера № 1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам — в дебет соответствующих  корреспондирующих счетов.

    Остаток средств в кассе отражают в ведомости на обратной стороне журнала-ордера № 1 только на начало и конец отчетного месяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением денежных средств в кассе используют данные отчетов кассира.

    При осуществлении записей в кассовой книге за 3—5 дней журнал-ордер № 1 можно использовать в течение нескольких месяцев с выведением итогов по всем графам и остатков денежных средств в кассе за каждый месяц.

    Торговые  и другие организации при необходимости  текущий учет поступления торговой выручки в кассу предварительно могут учитывать в ведомости поступления торговой выручки.

    1.3 Правила и порядок  учета движения  денежных средств,  находящихся на  счетах в банке.

   Все свободные денежные средства организации  хранят в обслуживающих учреждениях банков на специально открываемых расчетных счетах. Каждому расчетному счету банк присваивает номер, который должен быть указан на всех документах при списании или поступлении денег на счет. В настоящее время номер счета клиента двадцатизначный и знаки в номере лицевого счета располагаются с первого разряда, слева:

• первый знак (одна цифра) означает номер раздела плана счетов;
• следующие два знака (две цифры) означают номер счета первого порядка;
• четвертый и пятый знаки (две цифры) означают номер счета второго порядка;
• следующие три знака (три цифры) означают код валюты или драгоценного металла;
• девятый знак (одна цифра) является защитным ключом;
• следующие четыре знака (четыре цифры) означают номер филиала (отделения, структурного подразделения);
• последние семь знаков (семь цифр) означают порядковый номер лицевого счета клиента (организации, предприятия, фирмы и т. д.).

    Расчетный счет представляет собой бессрочный вклад организации, т.е. остаток денежных средств, оставшийся на конец года, переходит на следующий год.

    Хранение  денежных средств на счетах в банках имеет большое значение, так как:

• надежно обеспечивается их сохранность от расхищений;
• контролируется использование по целевому назначению;
• облегчаются и ускоряются расчеты между юридическими лицами путем применения безналичных форм расчетов.

    Определенную  выгоду имеют организации: банк зачисляет  на их расчетные счета вкладной процент  в определенном размере от среднегодового остатка денежных средств на счете.

    В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 21.03.95 № 291 организация вправе иметь неограниченное количество расчетных, текущих и иных счетов.

    Банк  открывает расчетные (текущие) счета  налогоплательщикам только при предъявлении ими документа, подтверждающего  постановку на учет в налоговом органе и в органах фондов социального страхования и обеспечения (либо при предъявлении документа, удостоверяющего об уведомлении налогового органа о намерении налогоплательщика открыть в банке соответствующий счет).

    В случае выявления органами ГНС РФ фактов открытия банками расчетных (текущих, валютных, ссудных, депозитных и др.) счетов без уведомления налогового органа на руководителей организаций, а также на физических лиц-предпринимателей налагается административный штраф в размере стократной минимальной месячной оплаты труда, установленной законодательством РФ.

    Для открытия расчетного счета организация  самостоятельно выбирает наиболее удобный  и выгодный для себя банк, куда должны быть представлены следующие документы:

    1. Заявление на открытие счета по специальной форме.

    2. Карточка с образцами подписей  руководителя и главного бухгалтера  организации с оттиском печати (в двух экземплярах). Крестьянское (фермерское) хозяйство, арендатор  на индивидуальной аренде представляют  карточку с одной подписью, заверенную нотариально.

    3. Решение городской (районной) администрации  о создании организации.

    4. Копия утвержденного устава, договора  аренды, документа на право пользования  землей или других документов, подтверждающих законность функционирования  организации.

5. Справки  о постановке на учет в:

• налоговой инспекции по месту регистрации;
• фонде социального страхования;
• фонде пенсионного обеспечения;
• фонде обязательного медицинского страхования.

    Рассмотрев  представленные документы, банк принимает  решение об открытии организации расчетного счета и уведомляет об этом своего клиента.

    Распорядителями денежных средств, находящихся на расчетных  счетах, являются руководитель организации  и главный бухгалтер, которые  подписывают все документы, на основании  которых производится списание денег.