Учет основных средств

Состояние основных средств характеризуется  коэффициентом изношенности. Он определяется как отношение суммы начисленного износа основных средств, к первоначальной стоимости. Этот коэффициент показывает, насколько сильно изношены объекты  той или иной группы, в результате уменьшается реальная балансовая стоимость  основных средств, которая возмещается  путем начисления амортизации в  течение срока полезного использования  объекта.

Амортизация как категория бухгалтерского учета означает отнесение на затраты  отчетного периода части стоимости  внеоборотных активов, использование которых было одним из условий получения в этом периоде продукции и дохода. Таким образом, под амортизацией понимается процесс постепенного перенесения части стоимости основных средств по мере их износа на производственный продукт или услуги путем начисления амортизации в целях возмещения их стоимости и накопления денежных средств, для последующего полного восстановления основных фондов.

Сумма амортизационных отчислений основных средств должна быть достаточной  для строительства на приобретения новых объектов после выбытия  действующих, но не должна превышать  первоначальную стоимость объектов с учетом их переоценки.

В условиях рыночной экономики степень  интенсивности амортизации основных средств и отнесение ее на издержки определяется характером финансовой политики и стратегии организации.

Амортизация основных средств может  производиться одним из следующих  способов:

- линейный способ, при котором  годовая сумма отчислений определяется  исходя из первоначальной стоимости  объекта, сроком его полезного  использования;

-способ уменьшаемого остатка,  при котором годовая сумма  амортизационных отчислений определяется  исходя из остаточной стоимости  объекта на начало отчетного  года нормой амортизационных  отчислений, исчисленной исходя из срока полезного использования и коэффициента ускорения;

-способ списание стоимости по  сумме чисел лет срока полезного  использования – исходя из  первоначальной стоимости или  текущей стоимости объекта и  соотношения, в числителе которого- число лет, остающихся до конца срока полезного использования объекта, а в знаменателе – сумма чисел лет срока полезного использования;

-способ списания стоимости пропорционально  объему продукции начисление  амортизации производится исходя  из натурального показателя объема  продукции в отчетном периоде  и соотношения первоначальной  стоимости объекта основных средств  и предполагаемого объема продукции  за весь срок полезного использования  объекта основных средств.

Срок полезного использования  объекта определяется организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету.

Выбор способа начисления амортизации  обязательно указывается в учетной  политике предприятия. Применение одного из способов по объекту основных средств производится в течение всего срока полезного использования.

Выбор и отражение в учетной  политике применение того или иного  способа начисления амортизации  зависит от ряда факторов, таких  как:

- степень предполагаемой интенсивности  использования объектов основных  средств и скорость их износа;

- предполагаемая продолжительность  эксплуатации, требования рынка  по обновлению выпускаемой продукции  или оказании услуг на данном  оборудовании;

- прогнозируемая динамика цен  и ожидаемое изменение коньюнктуры на новые основные средства.

Хорошие возможности для регулирования  сумм амортизации, в том числе  и для налогообложения, создает  предоставленное организациям право  самим определять срок полезного  использования основных средств.

При выборе способа амортизации  объекта необходимо учитывать расчетное  время выпуска продукции на данном оборудовании, длительность жизненного цикла, конкретные условия эксплуатации машин, станков и технологических  комплексов.

2.  Документальное оформление операций с основными средствами 

Операции по движению (поступление, внутреннее перемещение, выбытие) основных средств оформляются первичными учетными документами. Первичные учетные  документы должны содержать следующие  обязательные реквизиты, установленные  Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных  лиц и их расшифровки. Кроме того, в первичные учетные документы  могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера  хозяйственной операции, требований нормативных правовых актов и  документов по бухгалтерскому учету, а  также технологии обработки учетной  информации. Первичные учетные документы  должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых  реквизитов, и иметь соответствующие  подписи. Первичные и сводные  учетные документы могут составляться на бумажных и (или) машинных носителях  информации. В последнем случае организация  обязана за свой счет изготовлять  копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки первичных и сводных учетных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов. В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств». Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений). Следует отметить, что для граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, формы первичной учетной документации Госкомстата России не утверждались (Письмо Росстата от 31 марта 2005 г. № 01-02-09/205). В формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

• управленческой документации – ОКУД;
• предприятий и организаций – ОКПО;

основных фондов – ОКОФ. В случае необходимости с целью  дополнительной систематизации показателей  для автоматизированной обработки  данных можно вводить дополнительные коды по системе кодирования, принятой в организации. В соответствии с  Порядком применения унифицированных  форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата  России от 24 марта 1999 г. № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Форматы бланков, указанных в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и добавления строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Первичные учетные документы  могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия  и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями  и органами внутренних дел на основании  их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или  другое должностное лицо организации  вправе с разрешения и в присутствии  представителей органов, проводящих изъятие  документов, снять с них копии  с указанием основания и даты изъятия. Поступление (ввод в эксплуатацию) основных средств, признаваемых инвентарными объектами (приобретенных за плату  у юридических и физических лиц  или изготовленных собственными подразделениями организации), и  выбытие объектов основных средств  в связи с продажей и другими  основаниями, кроме ликвидации по ветхости, оформляется следующими первичными документами общегосударственной (типовой) унифицированной формы(см.Приложение):

• одного (отдельного) объекта – Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (форма № ОС-1). Таким документом оформляется, в частности, ввод в эксплуатацию машин и оборудования, не требующих монтажа или укрупненной сборки, а также машин и оборудования, требующих монтажа (укрупненной сборки), но предназначенных для запаса (резерва). Техническая документация на каждый инвентарный объект передается по месту эксплуатации через соответствующую функциональную службу (главного механика, главного энергетика и т.д.), в должностные обязанности которых входит ведение оперативного учета и контроля за сохранностью технической документации согласно действующим ГОСТам;
• зданий и сооружений – Актом о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а);

нескольких однотипных объектов основных средств одинаковой стоимости  – общим Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме  зданий, сооружений) (форма № ОС-1б). Данная форма используется для оформления единиц производственного и хозяйственного инвентаря, специального и особо  точного инструмента, настольных станков  и т.п. Перечисленные выше акты применяются  для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или  между организациями для: а) включения  объектов в состав основных средств  и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, – в момент приобретения , для объектов, требующих монтажа, – после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится  на балансе лизингополучателя) и  др.; путем приобретения за плату  денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода  в эксплуатацию законченных строительных зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке; б) выбытия из состава основных средств  при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации. Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке. Прием-передача объектов между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия их из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами, которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данным объектам. Реквизит «Государственная регистрация прав» заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним. В формах № ОС-1 и № ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В форме № ОС-1 реквизит с грифом «УТВЕРЖДАЮ» заполняется обеими организациями (получателем и сдатчиком) при передаче объекта основных средств с баланса на баланс с целью включения объектов в состав основных средств или их выбытия из состава основных средств (операция прием-передачи объектов). В случае приобретения объекта у организации-продавца через сеть оптовой или розничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства форму № ОС-1 заполняет только организация-получатель (покупатель), при этом реквизиты организации-сдатчика (продавца), то есть левый блок с грифом «УТВЕРЖДАЮ» (в том числе «Подпись руководителя», «М.П.» и «Дата»), не заполняются, поскольку продаваемый объект не числится у продавца в состав основных средств, а является товаром. В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с момента принятия к учету.

Раздел 2 заполняется организацией-получателем  только в одном (своем) экземпляре. В  акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности  двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве  общей собственности. При этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), – сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета. Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б). Для оформления поступления оборудования, в том числе требующего монтажа, используются следующие первичные документы:

• Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14);
• Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15);

Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16). Форма  № ОС-14 оформляется на оборудование, требующее и не требующее монтажа (укрупненной сборки) и приобретенное  для последующего использования  в качестве объектов основных средств. Акт составляется внутрихозяйственной  комиссией, созданной для приема и списания основных средств. Принятие смонтированного и подготовленного  к эксплуатации оборудования к бухгалтерскому учету в составе основных средств  оформляется формой № ОС-1 или  ОС-1б. При сдаче оборудования в  монтаж (укрупненную сборку) подрядчику его представитель обязан подтвердить  своей подписью получение оборудования на ответственное хранение. В процессе приемки указанного имущества от поставщика могут быть выявлены определенные количественные и качественные расхождения  с данными расчетной и сопроводительной документации (технического паспорта, технических условий и др.). В  случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его  поступлении на склад форма №  ОС-14 является предварительной, составленной по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с  документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также  факты боя и лома отражаются в  соответствующих актах в установленном  порядке. Форма № ОС-15 оформляется  на оборудование, переданное подрядчику или прорабу (при хозяйственном способе) для выполнения работ по монтажу (укрупненной сборке) оборудования. При сдаче оборудования в монтаж (укрупненную сборку) подрядчику его представитель обязан подтвердить своей подписью получение оборудования на ответственное хранение непосредственно в Акте, после чего Акт становится основанием заказчику для оформления передачи оборудования подрядчику в соответствии с договорными обязательствами. Форма № ОС-16 составляется на дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, и является одним из документов портфеля документации для формирования претензионных материалов в адрес поставщика или искового заявления. Первичными документами, предназначенными для пообъектного аналитического учета основных средств, являются инвентарные карточки унифицированной формы: