Учет оплаты труда и расчетов с подотчетными лицами

 

      Рассмотрим  пример отражения на счетах бухгалтерского учета операций по подотчетным суммам:

      Кладовщику  ООО «Заря» Куприянову М.С. (табельный  номер 010) по разрешению руководителя организации  по расходному кассовому ордеру № 52 от 15. 03. 07г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 3900 руб. Деньги выданы Куприянову М.С. сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 15. 03. 07г. у Куприянова М.С. нет. Куприянову М.С. выдана доверенность на получение приобретаемого инвентаря.

      Куприянов М.С. представил в бухгалтерию авансовый  отчет № 2 от 16. 03. 07г. об израсходованных  суммах. К авансовому отчету приложены  следующие оправдательные документы:

1. Товарный чек № 95 от 15. 03. 07г. и кассовый чек магазина розничной торговли «Электротехника» на общую сумму 800 руб., в том числе:
2. Настольная лампа – 1шт. по цене 200 руб.;
3. Вентилятор – 1 шт. по цене 600 руб.;
4. Счет – фактура № 11 от 15. 03. 07г. и накладная № 83 от 15. 03. 07г. фирмы «Гарант» на 2 электронных калькулятора «Ситизен» на общую сумму 2 520 руб., в том числе НДС – 384, 41 руб.
5. Квитанция к ПКО № 128 от 15. 03. 07г. фирмы «Гарант» на сумму 2478 руб., в том числе НДС – 378 руб.
6. Договор купли – продажи № 20 от 15. 03. 07г. и акт купли – продажи, составленные с предпринимателем Соболевым Ф.И. на приобретение 4 стульев по цене 180 руб., на общую сумму 720 руб.

      Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами.

Авансовый отчет приняла и проверила  бухгалтер Ишутина О.А., правильность оформления подтвердил гл. бухгалтер Сидоров П.А., утвердил отчет генеральный директор Савин В.Е. 16. 03. 07г.

      Перерасход  подотчетных сумм выдан Куприянову М.С. по расходному кассовому ордеру № 58 от 16. 03. 07г.

      Сформулируем  все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций.

Таблица 2-Журнал регистрации хозяйственных  операций

 

      Выдача  наличных денег под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Нормы на командировочные расходы  для целей исчисления налога на прибыль  регламентируются постановлением Правительства  РФ от 08.02.02г. № 93. Данным постановлением установлены нормы по оплате суточных (100 руб.) за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

      Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются в издержки производства в фактически произведенном размере. В законе о НДФЛ установлено, что не облагаются данным налогом суточные в пределах норм, установленных законодательно. В настоящее время такие нормы  законодательно не установлены, и поэтому с превышения суточных не надо начислять налог на доходы физических лиц. Такое решение было принято Высшим арбитражным судом РФ 26.01.95г. № 16141/04.

      НДС по расходам на проезд включается в  состав налоговых вычетов в случае его выделения в проездном  билете. В настоящее время в проездных билетах (железнодорожных и авиа) НДС не выделяется, и включаться в состав налоговых вычетов не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в издержках производства. НДС по расходам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: при наличии счета фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; при наличии квитанции гостиницы (бланк строгой отчетности по форме № 3Г) в которой выделена сумма НДС.

      Рассмотрим  пример отражения операций по командировочным расходам на счетах бухгалтерского учета:

      Гл. бухгалтеру ООО «Заря» Сидорову П.А. (табельный номер 006) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 18 450 руб. по расходному кассовому ордеру № 45 от 13.03.07г. на командировку в Москву на 13 дней в Московский  институт  управления  для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Сидорова П.А. нет.

      Для обоснования командировки Сидоров  П.А. имеются следующие документы:

1) договор  с Московским институтом управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучение Сидорова П.А. по 50 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 14.03.07г. по 26.03.07г. в Москву.

2) приказ  руководителя № 4 от 12.03.07г. о  направлении в командировку Сидорова  П.А. сроком на 13 дней, с 14.03.07г. по 26.03.07г. в Москву. В Московский институт управления; для повышения квалификации; с разрешением  выдачи суточных в сумме 300 руб. в день.

3) плановая  смета командировочных расходов  Сидорова П.А. 

Железнодорожный билет (туда – обратно) – 3000 руб.

Гостиница 11 дней ´ 1050 руб. – 11 550 руб.

Суточные  – 13 дней ´ 300 руб. – 3 900 руб.

Итого – 18 450 руб.

4) командировочное  удостоверение Сидорова П.А. подписанное  руководителем, гл. бухгалтером и  заверенное печатью организации.

      Сидоровым П.А. представлен в бухгалтерию авансовый отчет № 9 от 28.03.07г. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные  билеты Петрозаводск – Москва  и Москва – Петрозаводск –  3 200 руб. (НДС в билетах не выделен).

2) квитанция  гостиницы по форме № 3Г  за 11 дней – 13 200 руб., в том числе НДС – 2013,56 руб.

3)распоряжение  руководителя на оплату суточных  из расчета 300 руб. за день (на 13 дней) – 3900 руб.

4) отчет  о проделанной работе в командировке  и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации МИУ Сидоровым П.А.

5) командировочное  удостоверение Сидорова П.А., отмеченное  в МИУ.

      Перерасход  подотчетных сумм в размере 1850 руб., возвращен Сидорову П.А. по РКО № 98 от 28.03.07г.

      Заполним  командировочное удостоверение Сидорова П.А. по прилагаемой форме, составим расчет командировочных расходов Сидорова П.А. по следующей форме:

Таблица 3- Расчет командировочных расходов

(обратите  внимание, что нормы устанавливаются  для целей налогообложения).

      Определим все хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций.

Таблица 4-Журнал регистрации хозяйственных  операций

 

      При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила:

      Затраты в иностранной валюте на заграничные  командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории РФ . Для целей исчисления  налога на прибыль постановлением Правительства  от 8 февраля 2002г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы установлены по каждой стране в долларах США.

      Работникам, направляемым в служебную командировку за границу суточные выплачиваются  за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ, и за время пребывания на иностранной территории в иностранной валюте.

      При направлении работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

      Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.

      Для получения иностранной валюты с  валютного счета организации  до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

      Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты).

      При возвращении из командировки остаток  неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией  работнику в рублях  или  валюте, полученных путем  перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции.

      На  счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».