Учет оплаты труда и расчетов с подотчетными лицами

    При сдельной оплате труда порядок расчета  доплаты устанавливается в коллективном (индивидуальном) трудовом договоре. Как правило, сумма доплаты рассчитывается исходя из количества продукции, которую изготовил работник по другой профессии, и сдельных расценок на нее. 

Доплата за работу в праздничные

и выходные дни

    Работа  в выходные и нерабочие праздничные  дни, как правило, запрещается (ст.113 ТК РФ). Между тем работодатель может привлечь работников к работе в выходные и праздничные дни с их письменного согласия в следующих случаях:

    для предотвращения производственной аварии, катастрофы либо стихийного бедствия;

    для предотвращения несчастных случаев, уничтожения  или порчи имущества;

    для выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит нормальная работа организации в целом или ее отдельных подразделений.

    Привлечение к работе в выходные и праздничные  дни творческих работников организаций кинематографии, театров, СМИ и т. п. в бюджетных организациях допускается в порядке, устанавливаемом Правительством РФ, а в коммерческих организациях - в порядке, устанавливаемом коллективным договором. В других случаях привлечение к работе в выходные и праздничные дни допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения представительного органа работников. Привлекать к работе в выходные и праздничные дни инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только в случае, если такая работа не запрещена им по медицинским показаниям. Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работы в выходной или праздничный день. Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере (ст.153 ТК РФ). По желанию работника, работавшего в выходной или праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Работники привлекаются к работе в праздники или выходные на основании приказа руководителя. В приказе указывают:

    праздничный или выходной день, в который должны работать работники организации;

    подразделение, которое выполняет работу;

    фамилии, имена, отчества работников, которые  должны работать в праздник (выходной), а также их должности и суммы доплаты. 

    Пособие по временной нетрудоспособности

    Некоторые выплаты работникам организации  могут производиться за счет средств  Фонда социального страхования  РФ (ФСС России). За счет средств ФСС  России оплачиваются:

    пособия по временной нетрудоспособности;

    пособия гражданам, имеющим детей;

    пособия на погребение;

    дополнительные  выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом;

    пособия работникам, потерявшим трудоспособность в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания.

    Также за счет средств ФСС России могут  оплачиваться путевки в санаторно-курортные учреждения и круглогодичные и сезонные оздоровительные детские лагеря (в том числе стационарные загородные лагеря). Сумма пособий и других расходов, оплачиваемых за счет средств ФСС России, уменьшает сумму единого социального налога, причитающегося к уплате в этот фонд. Исключение предусмотрено для страховых выплат, причитающихся работникам, получившим увечье на производстве или профессиональное заболевание. Такие выплаты уменьшают сумму взноса на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Сумма единого социального налога и взноса на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний учитывается на счете 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". Для учета расчетов с Фондом социального страхования РФ открыт к счету 69 дополнительный субсчет 69-1 "Расчеты по социальному страхованию". Субсчет 69-1 разбит на два субсчета второго порядка: 69-1-1 "Расчеты с Фондом социального страхования РФ по единому социальному налогу" (для учета суммы ЕСН, причитающейся к уплате в Фонд социального страхования РФ); 69-1-2 "Расчеты с Фондом социального страхования РФ по взносам на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний" (для учета взноса на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, причитающегося к уплате в Фонд социального страхования РФ). При начислении страховых выплат (пособий), которые уменьшают сумму единого социального налога, причитающегося к уплате в ФСС России (например, пособия по временной нетрудоспособности),  в учете  производиться запись: Дебет 69-1-1 Кредит 70 - начислены работнику выплаты, оплачиваемые за счет средств социального страхования. Если выплаты облагаются НДФЛ, производится в учете запись: Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" - начислен НДФЛ с суммы выплат, оплачиваемых за счет средств ФСС России. При выплате суммы пособия из кассы делают проводку: Дебет 70 Кредит 50-1 - работнику произведена страховая выплата (выплачено пособие) за счет средств ФСС России. Если на производстве произошел несчастный случай, в результате которого работник получил увечье или профессиональное заболевание, то страховые выплаты пострадавшему отражаются в учете записью: Дебет 69-1-2 Кредит 70 - начислены страховые выплаты пострадавшему работнику. Выплаты в возмещение вреда, причиненного несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не облагаются. Если в результате несчастного случая работник погиб, то страховые выплаты, выдаваемые членам его семьи, отражаются записью: Дебет 69-1-2 Кредит 76 - начислены страховые выплаты членам семьи работника, погибшего в результате несчастного случая. Выдачу этих средств из кассы отражают проводкой: Дебет 76 Кредит 50-1 - выданы страховые выплаты из кассы организации.

    Пособие надо исчислять исходя из среднего заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором  человек заболел. Однако, сотрудник за последние 12 календарных месяцев отработал меньше трех месяцев, он может рассчитывать лишь на пособие, которое не превышает 1 МРОТ за каждый полный календарный месяц. Три месяца он должен отработать вообще, а не на конкретном Вашем предприятии или организации. При расчете фактически отработанного времени за последние 12 календарных месяцев не учитывают время:

• Болезни работника;
• Простоя по причине, не зависящей от работника, и по вине работодателя;
• Забастовки, в которой человек не участвовал, но в связи с этим не мог работать;
• Дополнительных оплачиваемых выходных для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• Освобождения от работы в других случаях в соответствии  с законодательством РФ.

    Рассчитав средний заработок, надо посмотреть, каков непрерывный трудовой стаж. Если непрерывный трудовой стаж менее пяти лет, то пособие равно 60 процентов начисленного пособия, от пяти до восьми лет – 80 процентов начисленного пособия, свыше восьми лет – 100 процентов начисленного пособия.

    Максимальный  размер пособия, который организация  выплачивает работнику за счет средств ФСС России, составляет 18543,75 руб. в месяц. Если же предприятие решило выплатить своему сотруднику больше, то сделать это можно лишь за счет собственных средств. 

    Пример:

    Бухгалтер ООО «Заря» находилась на больничном листе. Для расчета пособия по временной нетрудоспособности составляем бухгалтерскую справку, в которой указывается сумма начисленной заработной платы за предыдущие 12 календарных месяца и фактическое количество отработанных дней. А также производится расчет максимального пособия, выплачиваемые за счет средств ФСС России  (Приложение № 5).

    Согласно  расчета бухгалтеру Ишутиной О.А. начислено пособие в размере 1441,60 (Одна тысяча четыресты сорок один рубль 60 коп.). С января 2007 года Ишутиной О.А. полагались стандартные налоговые вычеты (ст.218 п.3 НК РФ), однако ее доход превысил 20000 рублей с нарастающим итогом с начала года, а значит вычет ей не предоставляется. После того, как все расчеты произведены делаются проводки: Дебет 69-1-1 Кредит 70 - 1081,20 руб. - начислены выплаты, оплачиваемые за счет средств Фонда социального страхования. Дебет 70 Кредит 68-1 - 141,00руб. - начислен налог на доходы физических лиц с суммы выплат, оплачиваемых за счет средств ФСС России

    Дебет 70 Кредит 50-1 - 940,20 руб. - выплачено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС России.

    Аналогично  рассчитывается пособие по беременности и родам. Разница заключается лишь в том, что данное пособие выплачивается в полном объеме (100%) от начисленной суммы пособия (если оно не превышает 18543,75 рублей в месяц) и не облагается НДФЛ. 

Глава 2: Подотчетные лица 

2.1. Основа Учета расчетов  с подотчетными  лицами.

      Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

      Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

      Размер  суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен: нижним пределом является норма, установленная  для бюджетных организаций (100 руб.). Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

      Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно – хозяйственные и командировочные расходы.

      Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет и аудит расчетов с подотчетными лицами:

• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129 – ФЗ (в ред. 23.07.98)
• Приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. 24.03.2000)
• Гражданский кодекс РФ
• Трудовой кодекс РФ от 21.12.01. Введен в действие с 01.02.02.
• Налоговый кодекс РФ части Ι и ΙΙ главы 21 «Налог на добавленную стоимость», главы 23 «Налог на доходы физических лиц», главы 25 «Налог на прибыль», утвержденный законом № 117 – ФЗ (в ред. 29.11.01)
• ФЗ «Об аудиторской деятельности» № 119 – ФЗ
• Стандарты по аудиторской деятельности
• План счетов бухгалтерского учета
• Порядок ведения кассовых операций в РФ.

2.2. Учет расчетов  с подотчетными  лицами.

      В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится из касс организации. При временном отсутствии у организации кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

      Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному лицу суммам.

      Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию  организации авансовый отчет  об израсходованных суммах с приложением  оправдательных документов, вернуть  неизрасходованные суммы или получить из кассы суммы перерасхода. С 1 января 2002 года введена в действие форма авансового отчета № АО – 1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55.

      Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы или со дня возвращения из командировки.

      Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на активно – пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По Дебету счета отражается выдача средств в под отчет и возмещение перерасхода. По Кредиту счета отражается возвращенный остаток неиспользованных подотчетных сумм или списание расходов. Дебетовый остаток показывает задолженность подотчетного лица перед организацией, а кредитовый остаток – задолженность организации перед подотчетным лицом. Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу.

Таблица 1- Расчеты с подотчетными лицами