Учет материально-производственных запасов

3. Документальное  оформление поступления  и расхода МПЗ.

     Первичные документы по поступлению и расходу  производства являются основой организации  бухгалтерского учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль движения, сохранности и рационального использования материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны оформляться в полном соответствии в требованиями постановлений Госкомстата РФ, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции. Контроль соблюдения правил документального оформления материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений. Практически по всем операциям, связанным с движением МПЗ, Госкомстат РФ разработал и утвердил для обязательного использования унифицированные формы первичных учетных документов для всех организаций, независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы.

     МПХ поступают от поставщиков, подотчетных  лиц, закупивших материалы за наличных расчет, от списания пришедших в  негодность основных средств, из собственного производства. Кроме того, МПЗ могут  быть получены безвозмездно и по товарообменным операциям. На поставку МПЗ организации заключают договоры с поставщиками, в которых определяют права, обязанности и ответственность сторон. Бухгалтерия контролирует своевременность поступления ценностей и расчетов за них путем организации оперативного и аналитического учета МПЗ и расчетов с поставщиками.

     В момент отгрузки материалов поставщик выписывает на имя покупателя сопроводительные документы (счет, спецификацию, товарно-транспортную накладную, если материалы доставляют автомобильным транспортом). Железнодорожная накладная и квитанция в приеме груза, если материалы доставляются железнодорожным транспортом, выписываются на станции отправления. Расчетные документы (платежное требование, если инициатором платежа выступает поставщик, или платежное поручение, если инициатором платежа выступает покупатель) передаются в банк для проведения расчетов. Кроме того, в срок не позднее пяти дней со дня отгрузки МПЗ, поставщик обязан выписать и передать покупателю счет-фактуру, являющуюся налоговым документом. В дальнейшем при соблюдении всех установленных Налоговым кодексом правил НДС, уплаченный поставщикам при приобретении МПЗ, подлежит вычету из задолженности перед бюджетом по этому налогу только при наличии правильно заполненного и своевременно полученного счета-фактуры. Полученные от поставщика счета-фактуры регистрируются в Книге покупок.

     Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, проверяются в бухгалтерии на правильность оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению. Особое внимание при проверке поступивших документов уделяют правильности записи суммы налога на добавленную стоимость: она должна быть выделена при выписке счета самим поставщиком. Если этого не сделано, то покупатель теряет право на зачет суммы НДС, уплаченного поставщику, так как самостоятельное ее выделение из общей суммы покупателем не допускается. Сумма НДС, включенная в оплату документов поставщика, должна быть также выделена и в расчетном документе (платежном поручении или требовании), в противном случае у покупателя тоже не будет оснований для зачета этой суммы. Указанные два условия являются обязательными для получения права на вычет НДС, уплаченного поставщикам.

     В отделе снабжения по поступающим  документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям. И в результате такой проверки на расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Отдел снабжения осуществляет контроль поступления грузов. Проверенные платежные требования передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов. Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недосдачи мест или массы, повреждения тары, порчти материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

       В тех случаях, когда количество  и качество поступивших на  склад материалов не соответствует  данным счета поставщика, приемку  материалов проводит комиссия. В процессе приемки оформляется акт приемки материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или незаинтересованной организации. Акт составляют так же при приемке материалов, поступивших на предприятие без сопроводительных документов поставщика. Поступление на склад материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, оформляют приходными накладными, накладными на внутреннее перемещение материалов.

       Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у предприятий-изготовителей, на рынке за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием материалов и цены,  а также паспортных данных продавца. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.

     Материалы отпускаются со склада предприятия  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

     Важным  условием контроля рационального использования  материалов являются их нормирование (лимитирование) и отпуск на основе установленных норм (лимитов). Лимиты рассчитываются на базе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции, установленных на предприятии.

     Порядок документального оформления отпуска  материалов зависит от организации  хранения материалов и производства, направления расхода и периодического отпуска. Отпуск материалов в производство и на другие нужды в пределах лимита ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов, и как правило, сроком на 1 месяц. В них указывают вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

     Один  экземпляр лимитно-заборной карты  передают в цех-получатель, а другой – на склад. Кладовщик записывает количество отпущенного материала  и остаток лимита в обоих экземплярах  карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящихся на складе.

     Материалы со складов отпускают в пределах установленного лимита. Сверхлимитный  отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии запрашиваемого материала на складе) оформляют выпиской отдельного акта-требования на замену (дополнительный отпуск материалов).  Неиспользуемые в производстве и возвращенные на склад материалы записывают  в лимитно-заборную карту без оставления каких-либо документов. Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют требованиями-накладными на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, которые выписывает цех-получатель в двух экземплярах: первый (с распиской кладовщика) остается в цехе, второй (с распиской получателя) – у кладовщика.

     Отпуск  материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписываются в  двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов; второй передается получателю материалов. При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

     В установленные главным бухгалтером  сроки материально ответственные  лица складов, цехов и других подразделений  предприятия предоставляют бухгалтерии  отчеты об остатках и движении МПЗ  за отчетный период. Форму отчетности определяет главный бухгалтер. Это могут быть реестры приемки-сдачи документов, либо товарные отчеты. И те, и другие составляются в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию с приложенными приходными расходными документами, второй с подписью бухгалтера в приеме остается на складе. На основании оформленных отчетов в бухгалтерии составляют проводки по отражению в учете всех проведенных с МПЗ операций.  

4. Аналитический учет производственных запасов.

     Приобретение  МПЗ традиционно отражается в учете на счете 10 «Материалы». Кроме того, процесс приобретения можно отражать в учете с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Этот вариант состоит в использовании счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в качестве накопительного, на котором в течение всего процесса приобретения МПЗ будут собираться (накапливаться расходы), связанные с формированием цены приобретения. По дебету этого счета будут отражаться стоимость МПЗ и их доставки; сумма страховых платежей, если условия транспортировки это предусматривают; сумма таможенных платежей при закупке МПЗ по импорту; оплата посреднических, консультационных и информационных услуг, оказанных разными организациями в связи с приобретением МПЗ; сумма процентов по коммерческим кредитам (кредитам, предоставленным поставщиками); сумма процентов по банковским кредитам, полученным для приобретения МПЗ, если они начисляются до принятия МПЗ к учету и т.д. в соответствии с п. 6 БПУ 5\01 «Учет материально-производственных запасов». В этой связи вызывает некоторое недоумение требование включать в цену приобретения МПЗ «…затраты по содержанию заготовительно-складского подразделения организации…». На каком основании следует включать указанные расходы в цену приобретения материалов, которая формируется до принятия их к учету, т.е. до поступления на склад предприятия – непонятно. В данном случае предприятиям следует предусматривать в своей учетной политике отнесение расходов на содержание заготовительно-складского подразделения в общехозяйственные расходы.

     Процесс завершается поступлением МПЗ на склад.

     НДС, уплачиваемый при приобретении МПЗ, отражается в учете независимо  от того, на каком счете происходит формирование цены МПЗ.

     Поступившие без сопроводительных документов поставщика материалы (неотфактурованные поставки) приходуются на основании акта приемки, составленного  на складе, что отражается в учете записью по дебету забалансового  счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по учетным ценам, ценам договора или предыдущих поставок. Один экземпляр акта приемки ценностей направляется поставщику с просьбой выставить документы для оплаты.

     При приемке материалов, оплаченных авансом, могут быть выявлены излишки или недостачи фактически поступивших материалов по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах, что оформляется актом. Если в таком случае обнаружены недостача или порча, возникшие по вине поставщика, то на их стоимость поставщику направляется претензия.

     В случае применения на предприятии нормативных (плановых) цен МПЗ в качестве учетных, выявленные в течение отчетного  месяца отклонения фактических цен  от нормативных, отражаются по дебету или кредиту счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». По окончании отчетного периода выявленное на счете 16 сальдо должно быть учтено при формировании фактической себестоимости произведенной продукции. Дело в том, что в течение отчетного периода в себестоимость продукции включают плановую (нормативную) стоимость материалов, а по окончании месяца проводкой.

     При образовании на счете 16 кредитового  сальдо, представляющего величину экономии в стоимости приобретенных материалов, составляется та же проводка по дебету счета 20 и кредиту счета 16, но методом «красного сторно». В любом случае после этих записей по дебету счета 20 формируется фактическая себестоимость произведенной продукции.

     Полиграфические предприятия, получающие от издательств  бумагу для выполнения полиграфических работ, отражают ее на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку», так как право собственности на нее к полиграфическому предприятию не переходит. Получение бумаги отражается по дебету счета 003, по окончании работ и использовании полученной ранее бумаги счет 003 кредитуют.

     По  решению руководителя предприятия  МПЗ могут быть реализованы другим предприятиям или физическим лицам, если они оказались в избытке на складах предприятия в результате изменения производственной программы или по другим причинам. В этом случае с покупателем может быть заключен договор поставки или купли-продажи. Предприятие выписывает на имя покупателя расходную накладную, счет-фактуру и платежное требование, которое передается в банк для осуществления расчетов с покупателем.