Учет материально производственных запасов

Дебет 58 «Финансовые вложения»  Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

При организации учёта  производственных запасов по фактической  себестоимости приобретения (заготовления) стоимость материалов, списанных  в течение отчётного месяца по покупным ценам, доводится до фактической  себестоимости путём отнесения  в конце месяца суммы      расходов по заготовке и доставке, приходящаяся на израсходованные материалы, списывается с кредита счёта 10 «Материалы» в дебет тех счетов, на которые отнесены материалы:

Дебет счетов 20, 23, 25, 26, 28, 29, 91 и Кредит счёта 10

При организации учёта  производственных запасов по учётным  ценам по окончании месяца определяется разница между фактической себестоимостью израсходованных материалов и их стоимостью по учётным ценам. Выявленная разница списывается на те же счета, на которые были списаны материалы  по учётным ценам:

Дебет счетов 20, 23, 25, 26, 28, 29, 91 и Кредит счёта 16.

При этом превышение фактической  себестоимости над стоимостью материалов по учётным ценам отражается обычной  дополнительной записью. Превышение стоимости  материалов по учётным ценам над  фактической себестоимостью отражается сторнировочной записью (красным цветом).

    Аналитический учёт материалов на складах и в бухгалтерии

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными  ресурсами на предприятиях создаются  специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских  складов в различных структурных  подразделениях предприятия могут  быть кладовые, выполняющие функции  промежуточных складов. Каждому  складу приказом по предприятию присваивается  постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся  к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а  внутри них по группам, типо- и сорторазмерам  в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приёмку, отпуск и контроль за соответствием  фактического наличия установленным  нормам запаса (лимиту).

Учёт материалов на складе осуществляется заведующим складом (кладовщик), являющийся материально ответственным  лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером  организации. С кладовщиком заключается по установленной форме договор о полной материальной ответственности.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность  заведующего складом, то его обязанности  могут быть возложены на любого работника  организации с его согласия с  обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик  может быть освобождён только после  сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их акту, утверждённому  руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык и прикрепляет  его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу  измерения, цену и лимит наличия  материалов.

  Учёт движения и  остатков материалов осуществляют  в карточках учёта материалов. На каждый номенклатурный номер  открывают отдельную карточку, поэтому  учёт называют сортовым учётом  и осуществляют его только  в натуральном выражении.

Карточки открывают в  бухгалтерии или вычислительном центре и записывают в них номер  склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учётную цену и лимит. После этого карточки передаются на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточках  кладовщик делает на основании первичных  документов в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток  материалов. Благодаря этому склад  располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы  запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учёта материалов допускается также в книгах учёта  материалов, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учёта.

В условиях автоматизации  учётных работ и автоматизированного  складского хозяйства вместо карточек складского учёта применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости  движения и остатков материалов. В  них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в  карточках складского учёта. Однако в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным  лицам. Машинограммы используются для  контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после  записи их данных в карточки учёта  передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования  лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют  реестром, в котором указывают  наименование и номера сдаваемых  документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчётных предприятиях (пункты, отделения, заводы) материально  ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчёты о наличии  движения материальных ценностей и  представляют их в бухгалтерию.

При использовании материальных отчётов отпадает необходимость  в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем  упрощается учёт материалов в подотчёте, поскольку в качестве регистров  аналитического учёта используются отчёты материально ответственных  лиц.

Все первичные документы  по движению материалов со складов  и подразделений организации  поступают в бухгалтерию, где  они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем в вычислительный центр. Именно на этой стадии учётного процесса работники  бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки все первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Первичные документы по движению материалов могут передаваться сразу в вычислительный центр, минуя  бухгалтерию. В этом случае контроль первичных документов осуществляется работниками в вычислительном центре.

Аналитический учёт материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных  ведомостей или сальдовым методом.

При использовании оборотных  ведомостей применяют два варианта учёта материалов.

При первом варианте в бухгалтерии  открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учёта, в которых записывают на основании  первичных документов операции по поступлению  и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учёта  лишь тем, что учёт материалов в них  ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании  месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные  ведомости материалов по каждому  складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят  итоги сумм по каждой странице, по группам  материалов, по субсчетам, синтетическим  счетам и общий итог по складу или  подразделению.

На основе указанных  оборотных ведомостей составляют сводную  оборотную ведомость, в которую  переносят итоги указанных оборотных  ведомостей по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные  оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учёта.

При втором варианте все  приходные и расходные документы  группируются по номенклатурным номерам  и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости. При втором варианте трудоёмкость учёта значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учёта. Но учёт и в этом случае остаётся громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивен сальдовый  метод учёта материалов. При сальдовом  методе бухгалтерия не дублирует  складской сортовой учёт ни в отдельных  карточках аналитического учёта, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учёта карточки складского учёта  материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведённых кладовщиком записей  в карточках складского учёта  и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных  случаях работник бухгалтерии переносит  количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному  номеру материалов из карточек складского учёта в сальдовую ведомость (без  оборотов прихода и расхода). После  проведения и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомость  передают в бухгалтерию, где остатки  материалов таксируют по твёрдым  учётным ценам и выводят их итоги по отдельным учётным группам  материалов и в целом по складу.

На основании указанных  сальдовых ведомостей составляют сводную  сальдовую ведомость, в которую  переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

Сальдовые ведомости и  сводные сальдовые ведомости  ежемесячно сверяют с данными  синтетического учёта материалов.

Для обобщения и группировки  информации о движении материалов используют ведомости движения материалов (накопительные  ведомости). Они составляются по каждому  складу (подразделению) отдельно по приходу  и расходу материалов, и учёт в  них может осуществляться по фактической  себестоимости материалов или их учётным ценам. По окончании месяца в ведомостях подсчитывают итоги  оборотов за месяц в разрезе групп  материалов по субсчетам и синтетическим  счетам по каждому складу и подразделению.

Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят  в сводную ведомость движения материалов, в которой проводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе  групп материалов по соответствующим  синтетическим счетам и субсчетам.

Данные сводной ведомости  движения материалов и накопительных  ведомостей ежемесячно сверяются с  показателями аналитического учёта , т.е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.

Организации могут составлять ведомость распределения материалов, в которой указывают корреспондирующие  счета и субсчета по каждому направлению  расхода  материалов (в стоимостной  оценке). В ведомости указывают  транспортно-заготовительные расходы  или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учётной ценой.

При автоматизированном учёте  все учётные регистры составляются при помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации  учётных работ должно обеспечить формирование следующих основных учётных  регистров:

− оборотная ведомость  движения материалов по номенклатурным номерам  в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

− ведомость расхода  материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

− оборотная ведомость  по материалам, находящимся в пути;

− оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам.

Инвентаризация материально-производственных запасов, учёт её результатов

Сохранность и правильное оформление операций по движению МПЗ  подтверждаются результатами периодически проводимой инвентаризации.

Проведение инвентаризации обязательно:

– при образовании государственного или муниципального унитарного предприятия, сдаче имущества в аренду, продаже  или выкупе;

– при смене материально  ответственных лиц;

– перед составлением годовой  бухгалтерской отчётности;

– при установлении фактов хищения, злоупотребления или порчи  запасов;

– в случае форс-мажорных обязательств (пожар, наводнение);

– при реорганизации  и ликвидации организации;

– в других случаях, предусмотренных  действующим законодательством.

Основанием для проведения инвентаризации является приказ или  другой документ руководителя организации (постановление, распоряжение).

В крупных организациях создаётся постоянно действующая  центральная инвентаризационная комиссия, в состав которой входят руководитель или его заместитель (председатель комиссии), главные специалисты, включая  главного бухгалтера, начальники отделов, юрисконсульт, представители общественных организаций. Для непосредственного  проведения инвентаризации материально-производственных запасов формируются рабочие  инвентаризационные комиссии из числа  руководителей структурных подразделений, ведущих специалистов отделов, секторов, специалистов по отдельным вопросам (товароведы, технологи, бухгалтеры), представителей общественных организаций.