Учет и аудит основных средств

       Таблица 4 -  бухгалтерские записи по оприходованию приобретенных основных средств у сторонней организации. 

Каждому поступившему объекту присваивается  инвентарный номер и заводится  инвентарная карточка ф. № ОС – 6. Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект или на группу однотипных объектов. Заполнение инвентарных карточек (книг) производится на основе первичной документации: актов приемки - передачи, технических паспортов и других документов. В них не следует вносить все показатели технической документации. Кроме того, на некоторые объекты основных средств организации отсутствует техническая документация.

          Инвентарные карточки составляются  в одном экземпляре и хранятся  в бухгалтерии организации. В  случае когда в результате  реконструкции, достройки и дооборудования  произведены изменения, отражение  которых в старой карточке  невозможно, заполняется новая инвентарная карточка, а старая сохраняется как справочный документ.

    В бухгалтерии не организовано правильное хранение первичной документации по основным средствам. Документы хранятся в стенном шкафу.             Перед составлением годовой отчетности и при смене материального лица, ответственного за сохранность основных средств, проводится инвентаризация. Недостатком является то, что не практикуются внезапные инвентаризации. Их введение усилило бы контроль за сохранностью основных средств.

    Проведение  инвентаризации производится по письменному  приказу руководителя организации. В приказе обозначается состав инвентаризационной комиссии и указываются сроки проверки.

    В процессе проведения инвентаризации объекты  основных средств заносятся в  инвентаризационную опись.  В описи указывается наименование и краткая характеристика объектов основных средств, документ подтверждающий поступление основного средства в организацию, данные инвентарного учета, количество фактическое и по данным бухгалтерского учета.

      Если в ходе проверки выявляются  нарушения, то членами комиссии  составляется Ведомость учета  результатов, выявленных инвентаризацией. В ведомости указывают объект проверки, величину выявленных излишек и недостач, порядок отнесения недостач на виновное лицо, состав инвентаризационной комиссии.

    В процессе использования основные средства организации подвергаются моральному и физическому износу, таким образом  уменьшая первоначальную стоимость  основного средства.

    Каждой  группе основных средств присваивается определенная амортизационная группа исходя из срока службы основного средства. В соответствии с законодательством предусмотрены амортизационные группы.

В соответствии с учетной политикой организации  начисление амортизации для целей  бухгалтерского учета производится линейным способом. Расчет амортизационных отчислений производится бухгалтером ежеквартально перед составлением квартальной отчетности, что  не соответствует требованиям законодательства, отражаются в ведомости приспособленной формы. 

     В сентябре 2008 года ООО «Белеза» приобрело горизонтальную ленточную пилораму «ЛП-60». Первоначальная стоимость установки - 240000 руб. (без НДС). Срок полезного использования - 5 лет. При использовании линейного метода ежегодно амортизируется 1/5 стоимости литьевой установки.

     Прежде  всего, была определена годовая норма  амортизации. Для этого первоначальная стоимость литьевой установки была принята за 100%. Годовая норма амортизации  составила 20% (100% : 5 лет). Следовательно, годовая сумма амортизации составила 48000 руб. (240000 руб. 20%). Сумма ежемесячных амортизационных отчислений составляет 4000 руб. (48000 руб. : 12 мес.). Ежемесячно в течение 5 лет бухгалтер должен делать проводку: 

    Таблица 5 – Бухгалтерские записи по отражению начисления амортизации. 

      Норма  амортизационных отчислений и сумма начисленной амортизации отражаются бухгалтером в инвентарной карточке. В целях налогового учета расчет амортизационных отчислений не производится и регистры учета не предусмотрены.  

    Согласно  учетной политике выбытие основных средств учитывается на счете 01 «Основные средства» субсчет 2 «Выбытие основных средств». 

          В ООО «Белеза» основные средства выбывают по следующим причинам: 

• ликвидация инвентарного объекта полностью при разборке или демонтаже в силу ветхости и износа, а так же уничтожение при стихийных бедствиях и т.д.;
• продажа основных средств.

         Для определения непригодности  ликвидации основных средств  в организации создается постоянно  действующая комиссия. Ликвидация  объекта оформляется актом на списание объектов основных средств кроме автотранспортных средств форма №ОС – 4. Акт утверждается руководителем организации, затем акт передается бухгалтерии организации где она отмечает в инвентарной карточке дату выбытия объекта и номер карточки.

    Основными недостатками первичного учета являются отсутствие ряда бухгалтерских документов унифицированных форм.

Одним из важных моментов в учете основных средств является ремонт.

    В процессе эксплуатации объекты основных средств изнашиваются, теряют свои первоначальные технические характеристики. Восстановление основных средств посредством ремонта, модернизации и реконструкции необходимо для поддержания их в рабочем состоянии. Своевременно произведенный ремонт обеспечивает ритмичность работы организации, сокращает простои, увеличивает срок службы основных средств. По объему и характеру ремонтных работ различают два вида ремонта текущий и капитальный. Источники затрат для них едины: или за счет издержек производства, когда сумма фактических затрат включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в момент производства работ, или за счет создаваемого резерва.

    Текущий ремонт состоит в ежеквартальном техническом обслуживании машин  и оборудования, смазку и регулировку  отдельных узлов и деталей. Капитальный  ремонт предполагает замену основных узлов и агрегатов, несущих конструкций, перекрытий и т.п.     

     В соответствии с учетной политикой  фактические затраты на ремонт  основных средств включаются  в себестоимость продукции по  факту выполнения ремонтных работ.  К текущему ремонту относятся затраты, не связанные с реконструкцией и техническим перевооружением. Организация при отнесении затрат на техническое перевооружение, модернизацию, реконструкцию или частичную ликвидацию руководствуется определениями данными в ст. 257 Гл. 25 НК РФ. 

          Приемка объектов по окончании  капитального ремонта производятся  по акту приемки-сдаче отремонтированных,  реконструируемых и модернизированных  объектов основных средств форма  № ОС-3. При этом должен осуществляться  контроль за правильным выполнением объема работ.

    В июле 2008 года данной организации понадобилось провести ремонтные работы. Руководство организации решило сделать это хозяйственным способом. В июле-августе 2008 г. организация осуществляла работы по текущему ремонту главного  здания  и крыши гаража силами своих рабочих. Стоимость приобретенных и использованных на производство ремонта материалов составила 24000 рублей, в том числе НДС 4000 рублей, зарплата с начислениями 25000 рублей.           

    Проведение ремонта в бухгалтерском учете отразилось проводками: 

    Таблица 6 – Бухгалтерские записи по отражению результатов ремонта основных средств.

          В целях контроля за своевременным  получением основных средств  из ремонта инвентарные карточки  в картотеке переставляют в  группу «Основные средства в ремонте». При поступлении основных средств из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарных карточек.

  Если  работы   по   восстановлению   объекта   производятся   сторонней

организацией, акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр остается в организации, второй - передается организации, проводившей ремонт,   реконструкцию,   модернизацию.   Акт   подписывает   работник структурного   подразделения,   уполномоченный   на   приемку   основных средств, и представитель организации, производившей работы.

  При  выполнении   работ   хозяйственным   способом   форма  №   ОС-3 составляется в одном экземпляре. Акт подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем  организации или лицом, на это  уполномоченным. При этом в технический паспорт соответствующего объекта основных средств вносятся необходимые изменения характеристики объекта,   связанные   с   капитальным   ремонтом,   реконструкцией   и модернизацией.