Учет и аудит кассовых операций на примере ООО «Джаз»

Если установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира.

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке.

В первую очередь проверяется правильность оформления первичных документов, по которым производились операции, связанные с получением и выдачей наличных денег.

Все кассовые документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной) и без помарок или исправлений даже оговоренных. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование.

Приходные и расходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений.

При этом следует иметь в виду, что предприятия имеют право хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия.

Денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в обслуживающий предприятие банк.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий и др.

Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов.

Использование наличных денег проверяется путем сопоставления данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии с целевым назначением.

Для обобщения информации об израсходовании денежных средств по целевому назначению целесообразно составлять ведомость.

Приведенная ведомость подписывается проверяющим (ревизор, аудитор и др.) и главным бухгалтером предприятия.

Своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям.

При этом тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге.

При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера.

Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» должны храниться подклеенными к корешкам чеков.

При проверке чеков следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету.

Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке.

Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять ведомость. В нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Одновременно проверяется полнота отражения по кассе внесенных в банк наличных денег и их зачисления на счета предприятия.

В дальнейшем проверяют полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарно - материальные ценности и др., используя при этом отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации.

При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности необходимо проверить реальность возникновения задолженности.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет, должны отпускаться только при наличии на товарной накладной (ТН(2) штампа «Оплачено», т.е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера. Запрещается материально ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

 

2.4 Внутрихозяйственный контроль  за поступлением и расходованием

кассовой наличности в ООО «Джаз»

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в ООО «Джаз» осуществляют директор и главный бухгалтер. Как и все предприятия, ООО «Джаз» хранит свои денежные средства в учреждении банка.

Сохранность и использование денежных средств в кассе ведется в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации.

Главный бухгалтер временно исполняет обязанности кассира, с ним заключен договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело главного бухгалтера.

Кассиру запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя ООО «Джаз». С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.

Руководитель хозяйства обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.

Помещение кассы в хозяйстве изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Часто в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.

Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемом металлическом сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих хозяйству, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлического сейфа кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.

Основным звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц. Перед началом инвентаризации денег в кассе выполняется ряд предварительных правовых процедур: берут от кассира расписку в том, что во вверенной ему кассе наличные деньги частных лиц и посторонних организаций не хранятся. Этим предупреждается возможность перекрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге.

Последний кассовый отчет и документы по операциям кассир сдает в бухгалтерию для проверки. На отчете кассир делает отметку о том, что все приходные и расходные кассовые ордера и другие денежные документы включены в этот отчет и в кассе нет не оприходованных и не списанных в расход денег.

Проверяющий группирует наличные деньги по соответствующим купюрам и в присутствии кассира проводит полный полистный их пересчет, включая опечатанные в пачках деньги.

Частные расписки, якобы подтверждающие получение денег лично у кассира, или сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются.

Результаты инвентаризации наличных денег сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В случае установления в кассе излишних денег, они тут же приходуются, для чего выписывается приходный кассовый ордер на сумму излишка, который регистрируется в кассовой книге.

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе отражают актом типовой формы № Инв.-15.

Недостатки в организации внутрихозяйственного использования денежных средств в ООО «Джаз» следующие:

1. Вакансия кассира не  занята, поэтому по приказу руководителя  обязанности кассира выполняет  Главный бухгалтер.

2. Главный бухгалтер за  совмещение обязанностей своих  непосредственных и обязанностей  кассира (в том числе и полная  материальная ответственность) не  получает вознаграждение.

3. Дубликаты ключей от  сейфа и кассы должны храниться  по Положению в сейфе руководителя, в хозяйстве они хранятся в  сейфе главного бухгалтера.

4. Нарушаются рекомендации  по охране и транспортировке  денежных средств из банка  в кассу хозяйства. Кассиру не  предоставляется охрана и специальное  транспортное средство при доставке  денег в хозяйство. В салон  транспортного средства допускаются  лица, попутно следующие, нарушается  маршрут следования. Кассиру даются  какие-либо поручения, не имеющие  отношения к получению и доставке  денег.

5. Имеются случаи подписи  руководителем и главным бухгалтером  незаполненных чеков и выдачи  их кассиру для самостоятельного  заполнения при получении денег  в банке.

 

2.5 Предложения по совершенствованию  учета и аудита кассовых

операций в ООО «Джаз»

Предлагаю для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в хозяйстве примерную программу внутрихозяйственного контроля.

Для выполнения поставленной задачи следует ежемесячно проводить внутренний аудит кассовых операций.

Внутренний аудит будет состоять из 3-х частей.

Первая часть работы будет направлена на проверку отслеживающую сохранность наличных денежных средств:

Проверка помещения кассы, состояние печатей на сейфе.

Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы.

Контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в банк (сдача наличности при превышении, установленного лимита) и в ООО «Джаз».

Проверка состояния предупредительной сигнализации и средств противопожарной безопасности.

Вторая часть внутреннего аудита направлена на аудирование учета денежных средств:

Инвентаризация кассы (ценные бумаги, денежные средства).

Проверка порядка регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных Положением о ведении кассовых операций.

Проверка полноты и своевременности оприходования в кассу наличных денег:

а) полученных из банка

б) за реализованную продукцию, услуги и работы.

Третья часть - контроль за целевым использованием денежных средств:

Проверка использования полученных из банка наличных денег по целевому назначению.

Проверка своевременности и полноты взноса в банк выручки.

Проверка достоверности выписок банка, наличие первичных документов с отметками банка об исполнении и их соответствие выпискам.

Проверка законности и целесообразности расходования средств подотчетными лицами.

Проверка состояния учета расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба, погашения этой задолженности.

Внутренний аудит следует проводить ежемесячно.

Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.

аудиторский учет контроль кассовый

 

Заключение

В результате проведенной работы были подробно рассмотрены особенности внешнего и внутреннего аудита, проведено их сравнение и выявлены их отличительные черты.

Ведущей формой внешнего контроля в условиях рыночных отношений является независимое аудиторство. Объективная необходимость развития аудита в современной России обусловлена потребностью внешних пользователей информации в качественных данных о деятельности предприятия.