Учет и аудит кассовых операций на примере организации

       При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление; полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке; соответствие записей в кассовой книге данным  банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Проверяется также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели, указанные в чеке), и расходование наличных денег из выручки.      

       Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (до 10 тыс. руб.) и соблюдения установленного банком лимита кассы. Кроме того, при необходимости в ходе проверки могут рассматриваться другие вопросы, относящиеся к порядку ведения кассовых операций.

       Результаты  проверки оформляются справкой о  кассовых операциях (ф. № 0408026), составляемой в 3 экземплярах. Справка подписывается руководителем, главным (старшим) бухгалтером организации и представителем банка. Если при проверке нарушений не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено.

       В случаях установления нарушений  результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются руководителем банка или его заместителем. После этого банк направляет первый экземпляр справки в налоговые органы по месту учета налогоплательщиков представления с приложением копий справок по указанным проверкам для принятия мер финансовой и административной ответственности. Третий экземпляр передается в организацию, второй - остается в банке.

 

       

       1.1.4 Контрольно-кассовая машина

       В соответствии с Федеральным законом  от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт», вступившим в силу с 26 июня 2003 г., контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный  реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями  и индивидуальными предпринимателями  при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт в  случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.[3] 
В силу пункта 2 статьи 2 названного закона организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации (пока такой порядок не определен), могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности. 
Организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении следующих видов деятельности: 
— продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно; 
— продажи ценных бумаг; 
— продажи лотерейных билетов; 
— продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте; 
— обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий; 
— торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других, аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами; 
— разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом); 
— продажи в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта; 
— продажи в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах; 
— торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив; 
— торговли из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами; 
— приема от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома; 
— реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации; 
— продажи по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи. 
Организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. 
Контроль за применением контрольно-кассовой техники возложен на налоговые органы. Они следят за тем, чтобы предприятия всю наличную выручку пробивали через кассовый аппарат и выдавали покупателям чеки. Выявить нарушение налоговики могут во время выездной проверки. Проводя проверку, налоговики могут затребовать все бухгалтерские документы. Проводить контрольные закупки представители налоговых органов не имеют права, однако такие закупки могут проводить сотрудники милиции (п. 25 ст. 11 Закона РФ от 18.04.1991 г. № 1026-1 "О милиции"). Начиная с 28 июня 2003 г. следить за тем, как вы используете ККТ, может ваш обслуживающий банк (п. 2.14 Положения Центрального банка РФ от 5.01.1998 г. № 14-П). Однако привлекать к ответственности за неверное применение ККТ банки не могут. Всю информацию о нарушениях они должны передать в налоговую инспекцию.  
Контрольно-кассовые машины подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания контрольно-кассовых машин или непосредственно на предприятиях-изготовителях контрольно-кассовых машин. 
Допускаемые к использованию на территории Российской Федерации модели контрольно-кассовых машин определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам и вносятся в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории РФ. Информация о допускаемых к использованию на территории РФ моделях контрольно-кассовых машин публикуется в печати. За продажу товаров, выполнение работ либо оказание услуг без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин на организации налагается штраф от 30 000 до 40 000 руб., а на должностных лиц, то есть директора и бухгалтера или кассира, — от 3000 до 4000 руб. на каждого (ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях); Если же ошибка допущена у индивидуального предпринимателя, то на него наложат штраф, от 1500 до 2000 руб. Причем тут, как и в случае с организацией, будет расплачиваться не только предприниматель, но и его наемный работник, "проигнорировавший" кассовый аппарат. 
При применении контрольно кассовой техники нужно внимательно относиться к наличию пломб. В случае если на ККМ отсутствует пломба ЦТО, или нечеткий оттиск пломбы механика, обслуживавшего фирму, то фирму привлекут к ответственности за корректировку фискальной памяти. И здесь Вам придется доказывать в суде, что повреждение пломбы в результате неосторожных действий продавца не означает неприменение ККМ. Есть кассовый аппарат — Вы обязаны обеспечить наличие мелких денежных средств на сдачу. Если кассир не сможет выдать полную сумму сдачи, то фирму привлекут за то, что ее кассир провел через ККМ не всю сумму выручки. Распространенным является, когда часы на кассе показывают неточное время. И здесь вашу фирму то же накажут за то, что время, указанное в выданном кассовом чеке, не совпадает с фактическим. Не редко, когда кассовый аппарат зарегистрирован по одному месту, а фактически применяется по другому адресу. И здесь то же ждет наказание, хотя, справедливости ради, отметим, что в таких ситуациях суды чаще всего становятся на сторону налогоплательщика. 
Если кассир выдал чек на сумму, которая меньше стоимости проданного товара, штрафа не избежать. И еще следует помнить, что неважно какой режим налогообложения применяется — обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций и применять ККМ. 

       1.1.5 Отражение кассовых операций на счетах бухгалтерского учета

       Движение  денег по кассе в системе бухгалтерских  счетов учитывается на активном счете 50 «Касса». Счет 50 имеет два субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Денежные  документы».

       На  субсчете 50-1 «Касса организации» в  Хозяйстве учитываются наличные денежные средства в кассе организации.

       На  субсчете 50-2 «Денежные документы» учитываются  находящиеся в кассе организации  почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются  на счете 50 «Касса» в сумме фактических  затрат на приобретение.

       По  дебету субсчета 50-1 отражается поступление  денег в кассу. В зависимости  от каналов поступления денег  корреспондирующими счетами могут  быть: расчетный счет, прочие счета  денежных средств в банке, счета  учета расчетов, кредитов банка и  т.п. Пример отдельных операций по поступлению  денежных средств в кассу хозяйства  представлен в виде следующих  записей:

       1 Поступили деньги в кассу со специальных счетов в банке:

       дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

       кредит  счета 55 «Специальные счета в банках»;

       2 Поступили деньги в кассу с расчетного счета:

       дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

       кредит  счета 51 «Расчетный счет»;

       3 Оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц:

       дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

       кредит  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

       4 Поступили деньги в кассу в  порядке краткосрочного кредита:

       дебет счета 50 «Касса»

       кредит  счета 66 «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам».

       По  кредиту субсчета 50-1 «Касса» отражается расход наличных денег. В зависимости  от того, на какие цели выданы или  израсходованы деньги из кассы, корреспондирующими счетами являются счета затрат, учета  расчетов с персоналом, учета расчетов с дебиторами и кредиторами, учета  денежных средств в банке и  другие счета. Вот некоторые операции по выдаче денежных средств из кассы хозяйства:

       1 Внесены деньги из кассы на погашение задолженности по кредитам:

       дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам»

       кредит  счета 50 «Касса», субсчет 1.

       2 Внесены деньги из кассы на расчетный счет в банке:

       дебет счета 51 «Расчетные счета»

       кредит  счета 50 «Касса», субсчет 1.

       3 Выдана заработная плата:

       дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

       кредит  счета 50 «Касса», субсчет 1.

       4 Выданы деньги подотчетным лицам:

       дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

       кредит  счета 50 «Касса», субсчет 1.

       5 Оплачены из кассы мелкие общехозяйственные расходы:

       дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

       кредит  счета 50 «Касса», субсчет 1.

       По  субсчету 50-2 учитывают средства, вложенные  в различные денежные документы: почтовые марки, оплаченные проездные  билеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др. Денежные документы наряду с денежной наличностью  хранятся в кассе хозяйства, поэтому  учитываются на этом счете. При их приобретении делается запись по дебету счета 50, субсчет 2, и кредиту соответствующего счета по учету денежных средств  или расчетов (счета 51, 76, 69 и др.). При их расходовании или реализации делается запись по кредиту счета 50, субсчет, и дебету разных счетов в  зависимости от направления: 26 «Общехозяйственные расходы» - при использовании марок, 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» - при  реализации путевок и др.

       Учет  поступления денежных документов и  их списания, как правило, оформляется  выпиской приходных и расходных  кассовых ордеров, так как денежные документы, как и все другие ценности, хранятся в кассе. Аналитический  учет ведется в специальной книге  учета денежных документов на каждый их вид.

       1.2 Анализ остатка денежной наличности  и дебиторской и кредиторской  задолженности

       1.2.1 Анализ остатка денежной наличности

       Управление  денежными средствами имеет такое  же значение, как и управление запасами и дебиторской задолженностью. Искусство  управления текущими активами состоит  в том, чтобы держать на счетах минимально необходимую сумму денежных средств, которые нужны для текущей  оперативной деятельности. Сумма  денежных средств, которая необходима хорошо управляемому предприятию, - это  по сути дела страховой запас, предназначенный  для покрытия кратковременной несбалансированности денежных потоков. Сумма должна быть такой, чтобы ее хватало для производства всех первоочередных платежей. Поскольку  денежные средства, находясь в кассе  или на счетах в банке, не приносят дохода, их нужно иметь в наличии  на уровне безопасного минимума. Наличие  больших остатков денег на протяжении длительного времени может быть результатом неправильного использования оборотного капитала.

       Чтобы деньги работали на предприятие, необходимо их пускать в оборот с целью  получения прибыли:

       - расширять свое производство, прокручивая их в цикле оборотного капитала;

       - инвестировать в доходные проекты других субъектов хозяйствования с целью получения выгодных процентов;

       - уменьшать величину кредиторской задолженности с целью сокращения расходов по обслуживанию долга;

       - обновлять основные фонды, приобретать новые технологии и т.д.

       Увеличение  или уменьшение остатков денежной наличности на счетах в банке обусловливается  уровнем несбалансированности денежных потоков, т.е. притоком и оттоком  денег. Превышение притоков над оттоками увеличивает остаток свободной  денежной наличности, и наоборот, превышение оттоков над притоками приводит к нехватке денежных средств и  увеличению потребности в кредите.

       Денежные  потоки планируются, для чего составляется план доходов и расходов на год  с разбивкой по месяцам, а для  оперативного управления — по декадам  или пятидневкам. Если прогнозируется положительный остаток денежных средств на протяжении довольно длительного  времени, то следует предусмотреть  пути выгодного их использования. В  отдельные периоды может возникнуть недостаток денежной наличности. Тогда  нужно спланировать источники привлечения  заемных средств.

       Сбалансированность  денежных потоков по кварталам года графически представлена на рис. 2.

       

       Из  рисунка видно, что в отчетном году несколько улучшилась сбалансированность денежных потоков, однако основная ее тенденция сохраняется: в первом и втором кварталах наблюдается  постоянный излишек денежных средств, а в третьем квартале в связи  с массовой заготовкой сельскохозяйственного  сырья для переработки возникает  потребность в дополнительных средствах.

       В процессе анализа денежной наличности необходимо изучить динамику остатков денежной наличности на счетах в банке  и период нахождения капитала в данном виде активов. Период нахождения капитала в денежной наличности определяется следующим образом:

       Пдн = средние остатки свободной денежной наличности * дни периода / сумма  кредитовых оборотов по счетам денежных средств (1)

       Таблица 1

 
 
 
 
 
 
 
 

       На  основании приведенных данных можно  сделать вывод, что за отчетный год  период нахождения капитала в денежной наличности уменьшился на 0,8 дня, что  следует оценить положительно. При  отсутствии наличия просроченных платежей это свидетельствует об организации  более планомерного поступления  и расходования денежных средств, т.е. о лучшей сбалансированности денежных потоков.

       Таким образом, мы уже знаем, каким капиталом  располагает анализируемое предприятие  и в какие активы он вложен. Мы также изучили состав и качество наиболее существенных активов предприятия, от наличия и состояния которых  во многом зависят конечные результаты его деятельности.

       Поскольку результаты производственной, финансовой деятельности субъекта хозяйствования и его финансовое положение зависят  не только от наличия капитала, но и  от эффективности его использования, в следующих главах будут рассмотрены  вопросы методики анализа эффективности  и интенсивности использования  капитала предприятия в отчетном году.

       1.2.2 Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

       Состояние дебиторской и кредиторской задолженности, их размеры и качество оказывают  сильное влияние на финансовое состояние  организации.

       Для улучшения финансового положения  организации необходимо:

       - следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности. Значительное превышение дебиторской задолженности создает угрозу   финансовой устойчивости организации   и   делает необходимым привлечени дополнительных источников финансирования;