Учет денежной наличности в кассе, денежных документов и переводов в пути

1. за осуществление расчётов наличными деньгами с другими юридическими лицами сверх установленных предельных сумм — штраф взыскивается с покупателя в размере удвоенной суммы платежа.
2. за не опирходование в кассу наличности - штраф установлён в трёх кратном размере не оприходованной суммы.
3. за не соблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов штраф установлен в трёхкратном раз мере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.
4. на руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в размере 50 МРОТ.

     Все денежные средства сверх лимита кассы  должны быть сданы организацией в  банк в порядке и в сроки, предусмотренные  договором на банковское обслуживание. Наличные деньги могут быть сданы  в дневные и вечерние часы в  кассы банков, инкассаторам.

     Кто такой инкассатор? Инкассатор — это кассир, производящий приём излишних денег от организаций (согласно договору на инкассовое обслуживание) и выдачу денег по заказу организаций вне учреждения банка.

     Что понимается под инкассированием? Инкассировать (от итальянского - «класть в ящик») — значит, предъявлять документы к платежу и получать по ним деньги. При инкассировании представитель кредитного учреждения получает у организации наличные деньги и доставляет в банк для зачисления их на расчётный счёт.

     Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, могут использовать ее на собственные  нужды по согласованию с обслуживающими их банками: на выплату зарплаты, премий, пособий по уходу за детьми, выплату. социально-трудовых льгот, закупку  сельскохозяйственной продукции, скупку тары и товаров у на селения  при комиссионной торговле.. Организации  могут хранить в кассе деньги сверх лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий, но не свыше 3-х дней, включая день получения  денег в балке. Однако следует  помнить, что предприятия не имеют  права накапливать в своих  кассах наличные деньги сверх установленных  лимитов для осуществления предстоящих  расходов, в том числе на оплату труда.

 

2.   Учет денежных средств в кассе

     Движение  наличных денежных средств учитывается  на счете 50 Касса Сальдо счета указывает  на наличие свободных средств  в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными  в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в  журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости  № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира.

     К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

50.1 «Касса  организации»;

50.2 «Операционная  касса»;

50.3 «Денежные  документы»;

50.4 «Касса  в иностранной валюте»;

и др.

     На  субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки. Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При этом руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

       На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ).

       На каждой кассовой машине  имеется свой заводской номер,  который обязательно указывается  во всех документах, относящихся  к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге  кассира-операциониста), а также  в документах, отражающих перемещение  кассовой машины (например, отправку  в ремонт, передачу другой организации). Ключи от контрольно-кассовой  машины (кроме ключей для перевода  секционных денежных счетчиков  на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты  и другие документы хранятся  у директора организации, его,  заместителя или главного бухгалтера.

     В конце рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку, составить  кассовый отчет и сдать выручку  вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а  последний — инкассатору.

     Правительством  России утвержден перечень отдельных  категорий организаций, которые  в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно - кассовые машины. Приход денежных средств оформляется одним приходным  кассовым ордером в конце дня  с приложением к корешку квитанций. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешенным ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.

На субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне.  Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов— отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

Выдача  денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое  выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной  стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет  и передается бухгалтеру.

     Основные  хозяйственные операции по счету 50 «Касса»:

     В кассу поступила выручка от продажи  товаров:

Дебет сч. 50 «касса»

Кредит  сч. 90.1 «выручка»

     В кассу поступили паевые взносы пайщиков:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит  сч. 80.2 «Паевой фонд»

     В кассу поступил платеж за товары, проданные  в кредит:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит  сч. 73.1 «Расчеты по предоставленным кредитам и займам»

В кассу  поступили проценты за товары отпущенные в кредит:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит  сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

     В кассу поступили деньги в погашения  недостачи товаров:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит  сч. 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

     Оплаченные  наличными деньгами путевки в  санатории отражаются бухгалтерской  записью:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч. 76 «Прочие дебиторы и кредиторы»

Кредит  сч. 50 Касса субсчет 50.1 «Касса организации»;

Дебет сч. 50 Касса субсчет 50.3 «Денежные документы»

Кредит  сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч.76 «Прочие дебиторы и кредиторы»

     При выдаче путевок персоналу бесплатно  или с частичной оплатой делают запись:

Дебет сч. 50. «Касса» субсчет 50.1 «Касса организации» — на сумму частичного платежа, внесенного работником,

Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — на суммы, оплаченные организацией.

Кредит  сч. 50 «Касса» субсчет 50.З «Денежные документы».

     Из  кассы выплачена заработная плата  работникам:

Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит  сч. 50 «касса»

     Из  кассы выдано пособие на рождение ребенка:

Дебет сч. 69.1 «Расчеты по социальному страхованию»

Кредит  сч. 50 «Касса»

Из кассы  выплатили материальную помощь работнику:

Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль»

Кредит  сч. 50 «Касса»

Из кассы  выданы деньги в под отчет на командировку:

Дебет сч. 70 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит  сч. 50 «Касса»

     Из  кассы сданы деньги на расчетный  счет:

Дебет сч. 51 «расчетный счет»

Кредит  сч. 50 «Касса»

     Приобретенные почтовые марки и проездные билеты ( Дебет сч. 50.З.  Кредит сч. 50.1, 51, 76) списываются по мере их расхода, стоимость  их в зависимости от характера  расходов включается в соответствующие  издержки ( Дебет сч. 20, 23, 25, 26, 44. Кредит сч. 50-З), либо в состав прочих расходов ( Дебет сч. 91. Кредит сч. 50.З), либо погашаются за счет средств целевого финансирования (Дебет сч. 86. Кредит сч. 50.З).

     Бланки  строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции  путевых листов автотранспорта) учитываются  на забалансовом счете 006 . «Бланки строгой  отчетности».Инвентаризация денежных средств в кассе

     Согласно  Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказа Минфина  России от 13.06.95г. № 49  инвентаризация денежных средств и денежных документов проводится в сроки, определенные руководством организации, но не реже установленного нормативными документами (не реже одного раза в месяц).

     Руководителем назначается инвентаризационная комиссия, в состав которой входят не менее  трех человек. Из них назначается  председатель инвентаризационной комиссии. Председателю комиссии за два часа до начала инвентаризации распоряжение, которое подписывается руководителем  и главным бухгалтером.

     Кассир  составляет отчет, представитель комиссии проверяет его и определяет остаток  на конец. Свою работу комиссия оформляет  актом инвентаризации. В акте указывается  фактическое наличие денежных средств (сколько должно быт по данным бухгалтерского учета). В случае выявления недостачи  или излишков, кассир должен дать письменное объяснение.

     По  окончанию работы руководитель утверждает акт инвентаризации, а бухгалтер  поставляет в нем проводку.   

     Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют  в кассу и зачисляют в доход  организации:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит  сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

     Недостача денег в кассе взыскивается с  материально ответственного лица (кассира) и отражается записями:

Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит  сч. 50  «Касса» (50.1, 50.2, 50.З) — в сумме недостачи согласно акту инвентаризации;

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит  сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — в сумме, предъявленной к возмещению кассиру, согласно приказу руководителя организации.

     При внесение в кассу недостачи составляется запись:

Дебет сч. 50 « Касса »