Учет дебиторской задолженности

2.6 Учет расчетов  по авансам выданным.

    Учет  расчетов по авансам выданным  поставщикам и подрядчикам ведется  на счетах подразделения  «Авансы  выданные», который имеет два  счета:

 «Авансы выданные под поставку товароматериальных запасов.

      «Авансы выданные под выполнение работ и оказание услуг»

    На  счетах подраздела  «Авансы выданные»  отражаются расчеты по авансам,  выданным под поставку товароматериальных  ценностей, по оплате продукции», работ, услуг, принятых от заказчиков  по их частичной готовности. При  выдаче авансов дебетуют счета  подраздела «Авансы выданные»  и кредитуют счета «Наличность на расчетном счете», «Наличность на валютном счете внутри страны», «Наличность в кассе в национальной валюте» и др. При получении счетов-фактур на отпущенные товароматериальные ценности, актов приемки выполненных работ и услуг, дебетуются счета «Материалы», «Основное производство».

    Оплата  задолженности поставщикам и  подрядчикам за полученные товароматериальные  ценности, выполненные работы и  оказанные услуги производится  за вычетом ранее оплаченного  им аванса.

Глава III. Анализ дебиторской задолженности. 

3.1.Задачи  анализа дебиторской  задолженности.

    Основными  задачами анализа дебиторской  задолженности являются:

• проверка реальности и юридической обоснованности числящихся на балансе предприятия сумм дебиторской задолженности;
• проверка соблюдения правил расчетной и финансовой дисциплины;
• проверка правильности получения сумм за отгруженные материальные ценности и полноты их списания, наличие оправдательных документов при совершении расчетных операций и правильности их оформления;
• проверка своевременности и правильности оформления и предъявления претензий дебиторам, а также организация контроля за движением этих дел и проверка порядка организации, взыскания сумм причиненного ущерба и других долгов, вытекающих из расчетных взаимоотношений.
• разработка рекомендаций по упорядочению расчетов, снижению дебиторской задолженности.

    Приступая  к анализу нужно проверить прежде всего расчеты с дебиторами, выяснить правильно ли отражена дебиторская задолженность в балансе. Остатки её на начало и конец года показываются как в разделе «Долгосрочные активы», так и разделе «Текущие активы». В  разделе «Долгосрочные активы», показывается дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, а в разделе «Текущие активы» – платежи по которой ожидаются в течении 12 месяцев. При анализе по  разделу «Долгосрочные активы»,  необходимо обратить внимание на своевременное взыскание сумм и на задолженность, по которой истек срок исковой давности.

    В  долгосрочных активах дебиторская  задолженность показывается в  разрезе следующих статей:

• счета к получению;
• векселя полученные;
• задолженность по внутригрупповым операциям между основным хозяйствующим субъектом  и дочерними предприятиями;
• задолженность должностных лиц субъекта;
• прочая дебиторская задолженность.

    В  текущих активах к этим статьям  дебиторской задолженности добавлена  статья «Авансовые платежи».

    При  анализе необходимо выяснить, правильно  ли отражены по статьям баланса  соответствующие остатки задолженности.  Для этого по данным журнала-ордера  и регистрам аналитического учета  и счетам, предназначенным для  отражения расчетов, считают остатки  по каждому виду расчетов на  начало проверяемого периода   с остатками по соответствующим  статьям баланса, а затем анализируют  каждый вид расчетов.

    Анализ  состояния дебиторской задолженности  следует начинать с анализа  материалов инвентаризации расчетов  с дебиторами. Анализ расчетов  с покупателями, подотчетными лицами, работниками предприятия и другими  дебиторами осуществляется в  выявлении по соответствующим  документам остатков и тщательной  проверке обоснованности сумм, числящихся  на счетах. Устанавливаются причины  и виновники образования дебиторской  задолженности, давность её возникновения,  реальность получения ( т.е. имеются ли акты сверки расчетов либо письма, в которых дебиторы признают свою задолженность ); Не пропущены ли сроки исковой давности (3 года), какие меры принимаются для взыскания задолженности. Организуются и проводятся встречные проверки в торговых и снабженческих организациях.

    Результаты  инвентаризации расчетов оформляются  актами, поэтому в ходе анализа  проверяются все акты инвентаризации. В акте следует проанализировать наименование проинвентаризированных счетов и суммы дебиторской задолженности, безнадежных долгов, дебиторскую задолженность, по которой истекли сроки исковой давности. На основании анализа составляется справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов, суммы задолженности, указано, за что она числится, с какого времени и на основании каких документов. По суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.

    Анализ  имеющихся на предприятии материалов  инвентаризации расчетов дает  возможность сосредоточить внимание  на более тщательной проверке  расчетов, по которым установлены  расхождения , неувязки, неясности.

    Чаще  всего в хозяйственной деятельности  предприятия встречаются расчеты  с покупателями и заказчиками  за товары, работы и услуги. Эта  статья занимает поэтому наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности, показанной в балансе предприятия. При анализе этой дебиторской задолженности необходимо обратить внимание на следующее:

• имеются ли договора на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления;
• правильно ли получены суммы за отгруженные товароматериальные ценности;
• правильно ли списана дебиторская задолженность на себестоимость продукции (работ, услуг) и дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности

    Дебиторская  задолженность, по которой срок  исковой давности истек, списывается  по решению руководителя предприятия  и относится соответственно на  счет средств резерва по сомнительным  долгам.

    При  анализе необходимо проверить  обоснованность создания резервов  по сомнительным долгам, правильность  их использования и списания  с баланса дебиторской задолженности  с истекшим сроком исковой  давности. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительном4у долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки погашения в полной и частичной сумме.

    При  анализе нужно установить, не  завышен ли размер резерва  по сомнительным долгам и восстановлена  ли неиспользованная его величина 

    Особое  внимание при анализе должно  быть обращено на правильность  отражения операций при оплате  векселями.

    Задолженность  по расчетам с покупателями  и заказчиками, обеспеченная полученными  векселями , учитывается на счете «Векселя полученные». Этот счет кредитуется при погашении задолженности по векселям в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов учета денежных средств.

    При  расчетах векселями могут применяться  простые и переводные векселя.

    Простые  векселя – это письменное долговое  денежное обязательство одной  стороны (векселедателя) уплатить  определенную сумму по наступлении срока платежа другой стороне (векселедержателю) по совершённым торговым сделкам или в уплату за выполнение работы (услуги).

    Переводной  вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит приказ  дебитору (трассату) уплатить указанную  в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю. Этот  документ превращается в долговое  обязательство и приобретает  юридическую силу только после  его акцепта плательщиком (трассатом). С помощью передаточной надписи  (индоссамента) вексель может использоваться  неоднократно, выполняя функцию  универсального кредитно-расчетного  документа. Существенно убыстряет  оборот средств учет (дисконтирование)  векселей в банках. В этом случае  векселедержатель посредством индоссамента  передает вексель банку до  наступления срока платежа и  получает вексельную сумму за  вычетом учетного процента в  пользу банка, называемого дисконтом.

    При  анализе необходимо проверить  правильность учета векселей  по видам, предприятиям – плательщикам, срокам наступления платежа, обоснованность  оформления ссуд векселями, законность  списания на внереализационные  убытки векселей, задолженность,  по которой оказалась безнадежной  к получению или по которым  просрочены сроки исковой давности.

    Затем  проводится анализ прочей дебиторской  задолженности. Нужно проанализировать  правильность отражения хозяйственных  операций на этих счетах, показанных  в журнале-ордере, и обобщенных  ежемесячными итогами в Главной  книге.

Особое внимание при анализе нужно обратить на правильность отражения хозяйственных  операций на счете  «Задолженность работников и других лиц». На этом счете  учитывается информация о дебиторской  задолженности работников по суммам, выданным в подотчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы, а также  на служебные командировки; по возмещению материального ущерба; по предоставленным  работникам займам и прочим операциям.

    Сначала  проводится сплошная проверка  авансовых отчетов и приложенных  к ним документов, анализируются  записи в накопительных ведомостях  и данные авансовых отчетов,  утвержденных распорядителями кредитов. Выясняется кому выданы авансы.

    Иногда  бухгалтерия допускает скрытое  авансирование рабочих и служащих  на личные нужды под видом  авансов на хозяйственные и  командировочные расходы. Поэтому  при анализе определяется: имеются  ли командировочные удостоверения,  их срок и правильность расчета  денежных сумм, достоверность приложенных  к авансовым отчетам документов.

    При  анализе следует обратить внимание  на следующие моменты:

• определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право, получать деньги под отчет;
• не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;
• не получают ли деньги под отчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам;
• не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы предприятия;
• имеется ли на авансовых счетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов;
• своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

    Следующим  этапом анализа должен быть  анализ по возмещению материального  ущерба, прежде всего нужно проанализировать расчеты по недостачам и хищениям и установить соблюдались ли сроки и порядок рассмотрения случаев недостач и потерь, как обеспечивается их взыскание и т.д. Особенно следует уделить внимание изучению факторов списания недостач и потерь на затраты на производство или на результаты деятельности предприятия.

    В  соответствии с действующим законодательством  недостача материальных ценностей  в пределах норм естественной  убыли списывается на затраты  на производство, а сверх норм  естественной убыли, а также  потери от порчи ценностей,  брака, допущенного при производстве  относятся на виновных лиц.

    Следует  отметить, что недостача в пределах  естественной убыли может быть  списана на расходы производства  лишь в случае её выявления  при проведении инвентаризации  и при составлении комиссионного  акта на списание, утвержденного  руководителем.