Учет безналичных расчетов с применением пластиковых карт

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредит счета 55/4 «Специальный карточный  счет».

При получении  авансового отчета осуществленные расходы, связанные с деятельностью организации, отражаются в общем порядке. Если произведенные работником организации расходы не относятся к деятельности организации, то он обязан их возместить: -  

внесением наличных денежных средств в кассу организации;

удержанием организацией суммы ущерба из заработной платы  сотрудника.

Банковская карта  в организации может учитываться аналогично денежным документам на счете 50/3 «Денежные документы», поскольку она представляет собой фактически персонифицированное средство платежа, использование которого позволяет работнику распоряжаться денежными средствами организации.

Пример 2

Торговая организация  ООО «ПРичуда» провела 15 сентября 2009 г. переговоры с партнерами с целью дальнейшего сотрудничества. В связи с этим был организован официальный обед в ресторане стоимостью 15 340 руб., в том числе НДС (счет-фактура № 18 от 15.09.2006 г.).

Работнику организации, принимавшему участие в переговорах, 14 сентября 2009 г. была выдана расчетная банковская карта для получения наличных денежных средств и оплаты стоимости официального обеда. Учетная стоимость карты – 230 руб. Расходы на оплату труда, учтенные в составе расходов в целях налогообложения прибыли – 920 000 руб. Других представительских расходов в отчетном периоде у ООО «Причуда» не было.

Расходы на проведение официального обеда считаются представительскими в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации», которые в учете торговых организаций учитываются в составе издержек обращения и отражаются на счете 44 «Расходы на продажу», основанием для их признания в учете являются расчетные документы, выданные рестораном.

Для целей налогообложения  в соответствии со ст. 264 НК РФ представительские  расходы учитываются в составе  прочих расходов, связанных с производством  и реализацией и, соответственно, подлежат нормированию. Представительские  расходы в течение отчетного  периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот период, то есть 36 800 руб. (900 000 руб.х 4%). А поскольку у ООО «Причуда» не было других представительских расходов, то оплата официального обеда может быть учтена в целях налогообложения прибыли в полной сумме в данном отчетном периоде.

Сумма НДС, отраженная в счете-фактуре ресторана на основании ст. 172 НК РФ, принимается  к вычету в полном объеме после  принятия к учету услуг ресторана 15 сентября 2009 г., то есть 2340 руб. (15 340 руб. х 18%/118%).

В бухгалтерском  учете ООО «Причуда» хозяйственные операции должны быть отражены следующим образом:

14 сентября:

дебет счета 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» кредит счета 50/3 «Денежные документы» – 230 руб. – выдана под отчет работнику расчетная банковская карта для оплаты представительских расходов;

15сентября:

дебет счета 50/3 кредит счета 71 – 230 руб. – возвращена расчетная банковская карта подотчетным  лицом;

дебет счета 71 кредит счета 57 «Переводы в пути» – 15 340 руб. – на основании квитанции банкомата отражено получение наличных денежных средств (использование счета 57 «Переводы в пути» обусловлено тем, что квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета организации);

дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 71 – 13000 руб. –  отражены расходы на проведение официального обеда в ресторане (счет-фактура №18 от 15.09.2009 г.);

дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» кредит счета 71 – 2340 руб. – отражена сумма  НДС со стоимости официального обеда (счет-фактура №18 от 15.09.2009 г.);

дебет счета 57 кредит счета 55/4 – 15 340 руб. – списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка за 15 сентября 2009 г.;

дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» кредит счета 19 – 2340 руб. – принят к вычету НДС  со стоимости официального обеда.

Однако держатель  карты – работник организации может осуществлять и безналичные расчеты с применением корпоративной карты. В таком случае порядок отражения операций в учете несколько отличается от предыдущего.

Для целей бухгалтерского учета комиссии банка за открытие и обслуживание карточных счетов признаются в составе операционных расходов организации (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»), для целей налогового учета – в составе внереализационных расходов (п. 1 ст. 265 НК РФ), а осуществление банками банковских операций, поименованных в ст. 149 НК РФ, не подлежат налогообложению.

Пример 3

Торговая организация  ООО«Причуда» 10 сентября 2009 г. открыла в банке специальный карточный счет и получила расчетную банковскую карту, стоимость которой – 230 руб.

11 сентября для  приобретения партии товаров стоимостью 44 840 руб., в том числе НДС 18% (счет-фактура № 125 от 11.09.2009 г.), карта выдана сотруднику, который рассчитался с ее помощью с поставщиком товаров.

За обслуживание карточного счета банк удержал со специального карточного счета вознаграждение по тарифу – 150 руб.

В бухгалтерском  учете ООО «Причуда» хозяйственные операции оформляются следующим образом:

11 сентября:

дебет счета 71 кредит счета 50/3 – 230 руб. – выдана работнику  расчетная банковская карта для  осуществления расчетов;

дебет счета 50/3 кредит счета 71 – 230 руб. – возвращена расчетная банковская карта в  организацию;

дебет счета 41 «Товары» кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 44 840 руб. –  приняты к учету товары (накладная  №18 от 11.09.2006 г., счет-фактура № 125 от 11.09.2009 г.);

дебет счета 19 кредит счета 60 – 6840 руб. – отражена сумма  НДС по принятым к учету товарам (счет-фактура № 125 от 11.09.2009 г.);

дебет счета 60 кредит счета 55/4 – 44 840 руб. – списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка от 11 сентября 2009 г.;

дебет счета 91/2 «Прочие расходы» кредит счета 55/4 – 150 руб. – отражена сумма вознаграждения банка в составе операционных расходов;

дебет счета 68 кредит счета 19 – 6840 руб. – принят к вычету НДС со стоимости приобретенных товаров.

Использовать  корпоративную пластиковую карту  особенно удобно при направлении  работников в командировки за рубеж. В этом случае организации нет  необходимости приобретать наличную валюту. Пластиковая карта удобна и для самого работника – сумму на карте декларировать при пересечении границы не нужно.

Наличие и движение денежных средств в иностранных  валютах учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках» обособленно. В соответствии с ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» пересчет стоимости средств на счетах в кредитных организациях, средств в расчетах с юридическими и физическими лицами, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности.

Когда работник в командировке оплачивает расходы  в валюте или же просто снимает  валюту из банкомата, банк продает эту  валюту по своему коммерческому курсу, снимая с рублевого счета ее эквивалент. В этот момент возникает разница, образующаяся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты коммерческим банком от официального курса Банка России на дату продажи. Кроме того, возникают курсовые разницы, если курсы Банка России на дату утверждения авансового отчета и дату совершения операции в валюте различны.

Возникающие курсовые разницы учитываются для целей  бухгалтерского и налогового учета  в виде внереализационных расходов (доходов). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются по счету 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетом 55/4 «Специальный карточный счет».

По возвращении  из командировки держатель корпоративной  карты должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет со всеми необходимыми оправдательными документами, в том числе оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов, чеки ККТ или квитанций банкоматов.

Пример 4

20 сентября 2009 г. торговая организация перевела с валютного счета на специальный карточный счет сумму 1500 евро. Курс евро на день списания с валютного счета (20 сентября) составляет 34 руб./евро. За открытие специального карточного счета банк удержал с организации 5 евро. Учетная стоимость карты – 200 руб. Работник организации направлен в служебную командировку в Париж сроком на 3 дня – с 22 по 24 сентября. Авансовый отчет он предоставил 27 сентября (курс евро – 34,06 руб./евро) и вернул карту. Суточные 100 евро в день сняты в банкомате 23 сентября (курс евро – 34,15 руб./евро). Оплата счета гостиницы 24 сентября – 800 евро (курс евро – 34,14 руб./евро).

В учете организации  хозяйственные операции отражаются следующим образом:

20 сентября:

дебет счета 71 кредит счета 50/3 – 200 руб. – выдана работнику расчетная банковская карта для осуществления расчетов;

дебет счета 55/4 кредит счета 52 «Валютные счета» – 51000 руб. – на основании выписки  банка № 123 от 20.09.2009 г. перечислена валюта на специальный карточный счет (1500 евро х 34 руб./евро);

дебет счета 91/2 кредит счета 55/4 – 170 руб. – удержано банком за открытие счета (5 евро х 34 руб./евро) (выписка банка № 123 от 20.09.2009 г.);

23 сентября:

дебет счета 55/4 кредит счета 91/1 «Прочие доходы»  – 45 руб. – отражена положительная  курсовая разница [100 евро х 3 дня х (34,15 руб./евро – 34,00 руб./евро)];

дебет счета 71 кредит счета 55/4 – 10245 руб. – из банкомата  выдана валюта под отчет (300 евро х 34,15 руб./евро);

24 сентября:

дебет счета 91/2 кредит счета 55/4 – 8 руб. – отражена отрицательная курсовая разница [800 евро х (34,14 руб./евро – 34,15 руб./евро)];

дебет счета 71 кредит счета 55/4 – 27312 руб. – из банкомата  выдана валюта под отчет (800 евро х 34,14 руб./евро);

27 сентября:

дебет счета 50/3 кредит счета 71 – 200 руб. – возвращена расчетная карта в организацию;

дебет счета 91/2 кредит счета 55/4 – 31 руб. 60 коп. – произведена  переоценка средств на карточном  счете при возврате карты [(1500 евро – 5 евро – 300 евро –– 800 евро) х (34,06 руб./евро – 34,14 руб./евро)];

дебет счета кредит счета 71 – 27 руб. – отражена отрицательная курсовая разница по выдаче суточных [300 евро х (34,06 руб./евро – 34,15 руб./евро)];

дебет счета 91/2 кредит счета 71 – 64-00 руб. – отражена отрицательная курсовая разница  по оплате услуг по проживанию [800 евро (34,06 руб./евро – 34,14 руб./евро)];

дебет счета 44 кредит счета 71 – 10218 руб. – на основании  авансового отчета № 156от 27 сентября 2006 г. отнесены на расходы суточные по загранкомандировке (300 евро х 34,06 руб./евро);

дебет счета 44 кредит счета 71 – 27248 руб. – на основании авансового отчета № 156 от 27 сентября 2006 г. списаны на расходы затраты на проживание (800 евро х 34,06 руб./евро).

Кредитная банковская карта позволяет получать юридическому лицу, имеющему расчетный счет в банке – эмитенте кредитных банковских карт, денежные средства в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Договор, заключаемый  между юридическим лицом и  банком-эмитентом на выдачу кредитной  карты, должен содержать положения, устанавливающие права и обязанности сторон по получению и использованию заемных денежных средств, а также величина процентов за пользование заемными средствами и срок, на которые эти средства предоставляются.

Сумма кредита  зачисляется на специальный карточный счет, однако порядок отражения в учете операций, связанных с использованием кредитных карт, несколько отличается от порядка учета операций с применением расчетных карт. При отражении в учете расчетов кредитными картами применяются следующие счета, поскольку организация фактически пользуется кредитными ресурсами:

66 «Расчеты по  краткосрочным кредитам и займам»; 

67 «Расчеты по  долгосрочным кредитам и займам». 

При этом организация  должна руководствоваться ПБУ 15/01 «Учет  займов и кредитов и затрат по их обслуживанию». Сумма процентов, начисленных за пользование заемными средствами, включается в состав операционных расходов в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» и отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы».