Теоретические аспекты учета товарно – материальных запасов

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

 

2.2 Инвентаризация  ТМЦ

 

Инвентаризация  — это прием, который позволяет  получить точную информацию о наличии  имущества и обязательств экономического субъекта и ориентировочную информацию об их состоянии и стоимости.

Инвентаризации  подлежат имущество клиента и  его финансовые обязательства.

Аудиторская организация обязана:

- выяснить, как часто проводилась инвентаризация  имущества и финансовых обязательств;

- проверить  бухгалтерскую документацию по  ранее проводившимся экономическим  субъектом инвентаризациям;

- ознакомиться  с номенклатурой и объемами  товарно-материальных ценностей  (ТМЦ);

- выявить  дорогостоящие ТМЦ;

проанализировать  систему учета ТМЦ и систему  контроля экономического субъекта, выявить  слабые и сильные стороны таких  систем.

С точки  зрения технологии аудиторского дела инвентаризацию можно рассматривать как метод получения наиболее ценных и достоверных доказательств о реальности и точности статей актива баланса, фактов совершения хозяйственных операций.

Участие в инвентаризации активов клиента  или наблюдение за ее проведением  позволяет сделать определенные выводы по всем трем основным направлениям аудиторской проверки.

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей - один из приемов контроля, обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей, ведение их складского и бухгалтерского учета. Ее проводят все предприятия и  организации независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы.

Инвентаризация  ТМЦ проводится один раз в год, в присутствии специально собранной  комиссии.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей, как  правило, проводиться в порядке  расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в  разных изолированных помещениях у  одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно  по местам хранения.

Комиссия  в присутствии заведующего складом  и других материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  товарно-материальных ценностей путем  обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии и  приходуются по реестру или товарному  отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносят в отдельную  опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер  приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена  комиссии) делается отметка "после  инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти  ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного  разрешения руководителя и главного бухгалтера в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут  отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись  под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с  документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению  члена комиссии.

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей, находящихся  в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся  на складах других организаций, заключается  в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных  лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно  производится сверка этих счетов с  другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых  почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы  за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся  в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные  и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер  расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи  на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное  хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место  хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость  по данным учета, дата передачи ценностей  в переработку, номера и даты документов.

Малоценные  и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся  в эксплуатации, инвентаризируются  по местам их нахождения и материально  ответственным лицам, на хранении у  которых они находятся.

Инвентаризация  проводится путем осмотра каждого  предмета. В описи малоценные и  быстроизнашивающиеся предметы заносятся  по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском  учете.

Глава 3. Планирование аудита

 

3.1 Планирование  и составление общего плана

 

Для определения  стратегии аудита, объема работ и подготовки программ аудитору целесообразно подготовить план проверки ТМЦ. В плане нужно указать, какие потенциальные ошибки возможны. Какие доказательства необходимы для подтверждения достоверности записей по счетам и какие методы аудитор предполагает использовать для их сбора.

 Планируя  проверку ТМЦ, аудитор, прежде  всего, определяет, какие известные  ему ошибки связаны с ним.  Для этого он дает в плане  описание ошибок, выявленных на  стадии предварительного планирования: при изучении деятельности предприятия,  организации и методики ведения  бухгалтерского учета. Для фиксации  таких ошибок аудитор рассматривает  их индикаторы . Если индикатор свидетельствует о возможной ошибке, аудитору следует получить объяснения возникших у него сомнений от руководителей бухгалтерии и иных служб предприятия. Если объяснения не противоречат установленным аудитором фактам, имеющимся у него сведениям о предприятии и представлениям, о сложившейся деловой практике, то он их принимает и делает вывод о том, что появление известных ему еще до проверки или предетерминированных ошибок на стадии планирования можно исключить. Если же аудитор не согласен с данными ему разъяснениями, то ему надлежит обсудить мотивы своего несогласия с руководством проверяемого предприятия, как правило, с главным бухгалтером.

Чтобы установить влияние ошибок прошлых периодов, аудитор составляет список всех существенных ошибок, которые были выявлены во время предыдущей проверки им самим или его предшественником, налоговой инспекцией, иными проверяющими органами. Он должен убедиться и сделать соответствующие пометки в списке, что бухгалтерия исправила все ранее обнаруженные ошибки. Опросив лиц, ответственных за соответствующие операции, кладовщиков, а также бухгалтеров, аудитор выясняет, не повторяет ли бухгалтерия те же самые ошибки.

В частности, если предприятие не проводит сверку данных аналитического и синтетического учета, то велика вероятность ошибок в статьях баланса, однако если при  этом проводится ежемесячная инвентаризация запасов, то вероятностью ошибки по этим счетам можно пренебречь, так как  сама процедура инвентаризации предусматривает  сверку данных аналитического и синтетического учета. Поэтому все выявленные слабости организации и отступления от утвержденных методик учета аудитор  должен обсудить с главным бухгалтером, и выяснить: знает ли о них последний  и какие меры им принимаются по устранению влияния данных обстоятельств  на отчетность. Только после этого  выявленные факты могут быть классифицированы как ошибки, известные аудитору до начала проверки.

Раскрытие мошеннических действий не входит в  задачу аудитора, более того, как  правило, он исходит из их отсутствия, ибо в противном случае проверка становится невозможной. Так аудитор  не может давать заключение о подлинности  представленных ему документов, ответственность  за нее несет руководство предприятия. Однако, выяснив признаки, позволяющие  предполагать мошенничество, аудитор  должен сообщить о них руководству  предприятия, и в зависимости  от существенности обнаруженного отказаться полностью или частично от заключения о достоверности проверяемой отчетности.

Установив предетерминированные ошибки, аудитор выбирает стратегию поиска каждой из них, а также других ошибок, которые не были заранее определены, но могут содержаться в отчетности. Для поиска ошибок аудитор использует различным образом ориентированные процедуры проверки. Их число и объем зависят от того, какой риск аудитор допускает в данной проверке, насколько он может положиться на внутренний контроль предприятия. При этом аудитор должен учитывать не только надежность системы контроля, но и возможность проверить ее функционирование. Контроль, действенность которого нельзя проверить, не стоит принимать во внимание, а если такая проверка занимает больше времени, чем проверка счета, она не эффективна.

Чтобы составить  план ротации проверки процедур контроля, аудитор должен изучать материалы  предыдущих проверок, проведенных как  им самим, так и другими аудиторами, налоговой инспекцией и т.т. при  этом нужно выделить:

• системы контроля, в которых не было обнаружено ошибок в предыдущие годы, и когда они были проверены;
• новые системы учета и контроля, которые введены клиентом в проверяемом году;
• изменения в составе лиц, ведущих учет и контроль.

В план проверки включается прежде всего новые системы контроля, затем те системы, функционирование которых обеспечивают новые сотрудники, и те системы, которые в предыдущие годы работали надежно, но давно не проверялись. В план не включаются все те системы, на которые аудитор не полагается при составлении заключения, то есть те, которые он считает ненадежными или неориентированными на поиск предетерминированных ошибок.

По отобранным к проверке системам контроля в плане  указывают, как будет проведен контроль. Различают три основных метода или  способа проверки контроля: наблюдение, опрос и документальное тестирование.

Наблюдение  предполагает присутствие аудитора при осуществлении контрольных  действий.

Опрос проводится при помощи так называемых прямых и обратных вопросов. Прямые задаются лицам, осуществляющим контроль, с целью  выяснить, какие контрольные действия предпринимались. Обратные вопросы  предлагаются контролируемым лицам, чтобы  убедиться в достоверности ответов  на прямые вопросы.

Документальное  тестирование контроля предполагает проверку документов, имеющих следы контроля: пометки, контрольные записи и т.д.

Процедуры проверки контроля полезно комбинировать, однако в некоторых случаях это  невозможно, и аудитору приходится полагаться на какую-либо из них. Счета проверяют с помощью аналитических процедур или тестов, а также их комбинаций.