Совершенствования учета поступления материалов

         Принимать и приходовать материалы можно и без оформления приходного ордера. В этом случае на документ, выданный поставщиком (счет, накладная и т. п.), проставляется штамп, оттиск которого должен содержать все реквизиты приходного ордера. На штампах необходимо проставлять очередные номера приходных ордеров.

         Нередко материалы поступают в организацию в одних единицах измерения (например, по весу), а отпускаются со склада в других (например, поштучно). В таких случаях оприходование и отпуск материалов отражают в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета, одновременно в двух единицах измерения. Не всегда можно обеспечить отражение движения материалов одновременно в двух единицах измерения. В таких случаях материалы следует перевести в другие единицы измерения. Эта операция оформляется актом перевода, который составляют заведующий складом, представители отдела снабжения, бухгалтерской службы и др. В акте перевода в другие единицы измерения проставляется количество материала в единицах измерения, указанных в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единицах измерения, в которых материал будет отпускаться со склада. На карточке складского учета материал приходуется одновременно в двух единицах измерения. Акт на перевод не предусмотрен ни отраслевыми, ни унифицированными формами первичной учетной документации. Организация должна самостоятельно разработать форму этого документа. При этом акт должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 28.03.02) "О бухгалтерском учете".

         Для учета материалов используется счет 10 "Материалы". Счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" используются в зависимости от принятой организацией учетной политики. Принятие материалов к бухгалтерскому учету отражается записями:

         Д-т сч. 10 "Материалы" (15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"),

           К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

          на стоимость поступивших от поставщика материалов;

         Д-т сч. 10 "Материалы" (15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"),

           К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

          приняты к учету транспортные и др. расходы, связанные с заготовлением материалов.                                           

           НДС не включается в фактическую себестоимость материалов и в их учетные цены и отражается записью:

         Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсч. 3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам",

           К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

           принят к учету налог на добавленную стоимость по материалам и ТЗР. 

         В тех случаях, когда в первичных  учетных документах (счетах, счетах-фактурах, накладных, приходно-кассовых ордерах, актах выполненных работ и др.) не выделена сумма налога, в расчетных документах (поручениях, требованиях-поручениях, реестрах чеков и реестрах на получение средств с аккредитива) его исчисление расчетным путем также не производится. Сумма предполагаемого НДС включается в стоимость материалов.

         Нередко материалы со склада поставщика или  от транспортной организации получает уполномоченное лицо, которому выдается доверенность и все необходимые документы. Доверенность следует оформлять в соответствии с требованиями ст. 185—186 ГК РФ (Приложение 2). Основными реквизитами доверенности являются: наименование организации, от имени которой составлен документ; дата выдачи документа и номер документа, срок действия доверенности; наименование потребителя и его адрес, наименование плательщика и его адрес; должность и Ф.И.О. получающего доверенность, его паспортные данные; наименование поставщика материалов; перечень материальных ценностей, подлежащих получению; подпись лица, получившего доверенность; личные подписи руководителя и главного бухгалтера и их расшифровка. Порядок выдачи доверенностей в настоящее время регулируется инструкцией Минфина СССР "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" от 14.01.67 № 17 в части, не противоречащей гл. 10 ГК РФ и Федеральному закону "О бухгалтерском учете". При наличии доверенности поставщик выписывает доверенному лицу накладную (Приложение 3). Основными реквизитами накладной являются: от кого поступили материалы; кому отпущены; наименование и номер документа; через кого передаются материалы; номер доверенности, по которой выписывается накладная; наименование материалов; единица измерения и количество; тара; цена; сумма; личные подписи указанных лиц. Приобретение материалов подотчетным лицом отражается в бухгалтерском учете записями:

         Д-т  сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

         К-т  сч. 50 "Касса"

           денежные средства выданы под отчет;

         Д-т  сч. 10 "Материалы", 

         К-т  сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

           оприходованы материалы, закупленные подотчетным лицом;

          Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсч. 3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам",

          К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

          отражен НДС по материалам;

         Д-т  сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

         К-т  сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

                     поставщику материалов оплачено из подотчетной суммы.  

         На  предприятии “Марилес” поступление материалов от поставщиков отражается записью Дт.10 Кт.60. Материалы приходуются на основании полученных от поставщика расчетных документов (счетов - фактур, товарно-транспортных накладных и т. д.) и сопроводительных документов (спецификаций, сертификатов, качественных удостоверений и др.). Счета – фактуры (Приложение 4) выписывают поставщики материалов, а транспортные накладные (Приложение 5) - транспортные организации, принявшие груз для перевозки. Далее документы поступают в бухгалтерию, где устанавливаются наличие всех реквизитов и результаты их проверки. После этого они передаются на склад для приемки материалов. Для оплаты поступающих материалов на основе указанных документов бухгалтерия выписывает платежное поручение (Приложение 6). Если предприятие долго не оплачивает поступившие материалы, то предприятие – поставщик выписывает платежное требование (Приложение 7) на сумму неоплаченных материалов. При приеме материалов на складе материально ответственные лица составляют приходный ордер (Приложение 1). Составляется кладовщиками после количественной и качественной проверки. Данные из счета фактуры отражаются в журнале – ордере №6 так, как предприятие использует журнально-ордерную форму учета. Поступление материалов от поставщиков учитывается в журнале-ордере №6  по кредиту счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” (Приложение 8). Основными реквизитами журнала – ордера №6 являются: наименование документа; номер счета – фактуры или платежного документа; наименование поставщика; номер приходного документа; код склада; стоимость поступивших материалов по учетным ценам (материалы и малоценные быстроизнашивающиеся предметы); списание сумм с кредита счета 60 в дебет счетов 10 и 12 (по фактической себестоимости), 20, 44, 23, 26, 19 и др. счета; сумма за неприбывший груз; сумма по счету в пределах акцепта, сумма за неотфактурованные поставки; сумма на начало месяца за неприбывший груз; отметки об уплате, зачете и продлении срока погашения задолжности; сальдо на конец месяца; стоимость (по учетным ценам) материалов, поступивших в подотчет материально ответственным лицам; личные подписи исполнителей и главного бухгалтера.

         Если  на ГП “Марилес” происходит внутреннее перемещение со склада, то списание материалов происходит в Дт.10 c Кт.41 по накладной на внутреннее перемещение (Приложение 9). Основными реквизитами накладной являются: дата составления документа; наименование и номер документа; от кого выписана накладная; кому выписана; через кого; номер доверенности; наименование материалов; единицы измерения материалов; количество; цена за 1 ед.; сумма; личные подписи указанных лиц.

         Материалы, инвентарь и хозяйственные принадлежности могут поступать на предприятие от подотчетных лиц, приобретающих их за наличные денежные средства у других организаций, у населения, в магазинах. В этом случае подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет (Приложение 10) с приложением всех документов подтверждающих факт покупки: при покупке у других организаций – квитанция приходного кассового ордера; в магазинах – счета и чеки (товарные и кассовые). Авансовый отчет содержит следующие реквизиты: наименование организации, от имени которой составлен документ; отдел; цех; Ф.И.О. подотчетного лица; наименование документа и его номер; дата составления документа; назначение аванса; полученная сумма; счета по кредиту и дебету; кому, за что и по какому документу уплачено; подпись подотчетного лица. Данные из авансового отчета отражаются в журнале – ордере №7 “Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение11).Основными реквизитами журнала – ордера №7 являются: наименование и номер документа; меся за который он составлен; номер авансового отчета; Ф.И.О. подотчетного лица; порядковый номер по ж/о за прошлый месяц; остаток на начало месяца; отметки о выдаче в подотчет; отметки о выдаче в возмещение перерасхода; отметки о возмещении и удержании неиспользованной суммы аванса; отметки о суммах израсходованных из подотчетных сумм; итого по графам; итого по кредиту счета согласно документам.

         На  предприятии “Марилес” топливо приобретается за наличный расчет на автозаправочных станциях. Приказом руководителя предприятия утверждается список лиц, имеющих право на получение авансовых сумм под отчет, и сроки предоставления в бухгалтерию организации авансовых отчетов. К авансовому отчету (Приложение 10) прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЭС, на которых производилась заправка автомобиля. Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЭС), идентификационный номер организации-продавца, номер кассового аппарата, номер и дату выдачи чека, стоимость ГСМ. В кассовых чеках обычно указывается марка, оплаченное количество и стоимость одного литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЭС документы, подтверждающие количество оплаченного топлива и цену единицы (литры и т. п.). Списание топлива на себестоимость производится на основании путевого листа. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом только на один день или смену. В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер; дата выдачи; штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Контроль за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных листов в бухгалтерию осуществляется в журнале учета движения путевых листов. Помимо путевых листов выписываются наряды на машины, журналы, ведомости учета показаний спидометра и замеров бензина, составляются акты показаний спидометра.

         При поступлении запасных частей и инвентаря  оформляются приходный ордер, накладная, счет-фактура, авансовый отчет. Списание запасных частей на себестоимость производится на основании акта на установку запасных частей. Акт подписывается комиссией, созданной на предприятии для списания материальных ценностей. Комиссия состоит из трех человек и утверждается директором предприятия.

           В конце месяца все документы сдаются в бухгалтерию. На основании данных документов бухгалтер заполняет сводную ведомость  по счету 10 (Приложение 12), где отражено движение по топливу, запасным частям и инвентарю. Поступление отражается на основании журнала-ордера  №6, журнала-ордера  №7, накладной на внутреннее перемещение, на основании акта и накладной.

         2.2. Учет недостач, обнаруженных при приемке материалов

         Принимая  на склад купленные материалы, организация, естественно, тщательно проверяет их. Ведь случается, что количество поступивших материалов не совпадает с тем, что указано в договоре с продавцом. Причины такой недостачи могут быть разными -  недосмотрел поставщик, халатно отнеслась к делу транспортная компания. Хорошо, если недостача выявлена до того, как организация рассчиталась за материалы,- тогда она оплатит только то, что получила. Если товар пришел уже после того, как покупатель перечислил аванс, то предприятие вправе предъявить своему недобросовестному партнеру претензию в письменной форме. При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту и количеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет комиссия.

        Комиссия  составляет два экземпляра акта о приемке материалов (Прилоние13).Форма акта разработана предприятием самостоятельно. В акте отражаются данные по документам и фактические о браке, недостачах и излишках. Акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации, а также для оприходования фактически принятых материалов. Акт должен быть составлен в день поступления материалов. При составлении акта должны присутствовать представители транспортных организаций. При наличии акта о приемке материалов приходный ордер не оформляется. В конце месяца вместе с первичным учетным документом, на основании которого он  составлен и отчетом о движении материалов на складе акт передается в бухгалтерию.