Системный анализ предприятия

     Данная  организационная структура отвечает основным принципам управления и  формирования организационных структур – компетентности (лесозаготовительные  участки консультируются инженерами по снабжению и охране труда, отделом лесопользования – для достижения эффективности производства), иерархичности (в организационной структуре прослеживается четкая иерархия – от гендиректора до лесозаготовительных участков), наличия обратной связи (связь всех лесозаготовительных участков и управления обеспечивает главный инженер). Однако преимущественно вертикальная схема управления тормозит развитие производительности предприятия. 

     6. Определить функции,  выполняемые предприятием в  целом и ее структурными подразделениями

     Стратегической  целью предприятия является получение  максимальной прибыли и рентабельности. При этом для достижения стратегической цели тактической целью является максимальное повышение эффективности  деятельности предприятия, оперативные цели предприятия – повышение эффективности использования основных видов ресурсов: материальных, трудовых, информационных. Цели функционирования каждого подразделения направлены на достижение общей цели предприятия. 

     Каждый  филиал отвечает непосредственно за заготовку древесины, здесь сосредоточено основное производство. Отдел лесопользования отвечает за вопросы, касающиеся таких аспектов, как восстановительные лесопосадки, аренда лесных делянок, соблюдение правил пользования лесом, установленных государством. Производственный отдел отвечает за оперативное решение вопросов, касающихся производственного процесса. Отдел главного механика обеспечивает бесперебойную работу основного оборудования,  техники, инструментов, обеспечивает своевременное техническое обслуживание и ремонт техники, решает конкретные технические вопросы, а так же непосредственно управляет автобазой. Отдел планирования заготовки отвечает за основной показатель производства – объем заготовленной древесины, как в планируемом аспекте, так и ведя оперативный учет фактического выполнения заготовки. Транспортный отдел обеспечивает перевозку, складирование, доставку продукции на внутренний рынок (железной дорогой, водой, автотранспортом), экспорт продукции. Отдел продаж ведет работу с контрагентами – покупателями, обеспечивает своевременную реализацию продукции. Отдел качества и претензионной работы ведет контроль качества заготавливаемой древесины, проводит работу по урегулированию возникающих претензий. Отдел снабжения проводит централизованное снабжение предприятия материальными ресурсами. Бухгалтерия занимается обработкой первичной документации, ведет налоговый и управленческий учет. Финансовый отдел контролирует денежные потоки предприятия, проводит финансовое планирование. Экономический отдел проводит анализ всех сторон деятельности предприятия, составляет бюджеты, планы, проводит нормирование. Менеджер по персоналу и отдел кадров заведуют работой с трудовыми ресурсами в плане организации рабочего процесса, разрабатывают мероприятия по повышению квалификации рабочих. Отдел труда и заработной платы проводит нормирование труда и заработной платы, составляет бюджет оплаты труда. Отдел информационных технологий обеспечивает автоматизацию информационных связей предприятия, отвечает за бесперебойную работу центрального офиса. Административно-хозяйственный отдел курирует хозяйственные вопросы. Юридический отдел отвечает за соблюдение законодательства, за урегулирование различных споров, возникающих в процессе деятельности предприятия. Служба экономической безопасности отвечает за соблюдение коммерческой тайны предприятия. 
 
 
 
 
 
 

     7.Определить  информационные связи  между структурными  подразделениями  в процессе выполнения  функций.  Построить  схему информационных  связей.  Произвести анализ эффективности документооборота.  Дать рекомендации по его совершенствованию

     В ходе деятельности предприятия используются различные носители информации.

     Из  внешних источников:

• законы и нормативные акты РФ;
• телефонограммы, факсы, интернет;
• реклама в СМИ;
• договоры на поставку товаров;
• прайс-листы;
• счет-фактуры от поставщиков и подрядчиков;
• хозяйственные договоры.

     Создаваемые в процессе хозяйственной  деятельности предприятия:

• бухгалтерская и налоговая отчетность;
• реклама в СМИ;
• предложение товаров;
• договоры с покупателями;
• счет-фактуры покупателям;
• расчетные документы.

     Схема информационных связей представлена на рис. 4

 

     Рис. 4 Схема информационных связей ОАО ЛПК  «Кипелово» 

     Основное  производство (филиалы) обмениваются первичной информацией как с бухгалтерией (различные акты, накладные) так и с подсистемой обслуживания производства (отделу снабжения предоставляют запросы на различные запчасти и материалы, отделу по качеству – документы о причинах брака, и т.д.). Бухгалтерия является хранилищем данных предприятия, здесь берут всю исходную данную для анализа аналитические подсистемы. Аналитические подсистемы, подсистема реализации продукции и подсистема обслуживания производства в процессе своей деятельности обмениваются информацией друг с другом в форме различных внутренних отчетов. Подсистема организации рабочего процесса обменивается с данными подсистемами различной информацией (договора с контрагентами, с работниками компаний, различная внешняя информация). Вся аналитическая информация поступает на обработку руководству среднего звена, а затем, в виде обработанной информации для принятия решений поступает высшему руководству. Информация в виде принятых решений поступает обратно к подсистемам с целью коррекции их деятельности. 

     Основные  документопотоки организации делятся  на три уровня:

     - поступающие (входящие) документы;

     - отправляемые (исходящие) документы;

     - внутренние документы.

     В частности, документы, поступающие в организацию, включают документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др., исходящие документы также состоят из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.).

     В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

     1. Подготовка исполнителем проекта документа.

     2. Согласование (визирование) проекта  документа.

     3. Доработка проекта документа  по замечаниям.

     4. Повторное визирование документа.

     5. Подписание документа руководителем.

     6. Регистрация документа (в секретариате или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

     7. Передача документа в секретариат  (если документ подписан руководителем  подразделения).

     8. Отправка документа корреспонденту  и передача копии в дело. 

     Положительной стороной организации документооборота является централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (все документы, поступающие на предприятие всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в секретариате). Однако можно предложить следующие мероприятия по совершенствованию системы документооборота.

1. максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
2. маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
3. однократность регистрации документов (документы, поступающие на предприятие и создаваемые на предприятии, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в секретариате или в структурном подразделении);
4. организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших на предприятие, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист секретариата (секретарь-референт или помощник руководителя);
5. вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
6. исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);
7. снижение уровня подписания документов.

 

     8. Построить дерево  целей структурных  подразделений предприятия. Проанализировать, насколько цели структурных подразделений  способствуют  наиболее  эффективному  достижению цели предприятия в целом. При выявлении недостатков структурной организации дать рекомендации по ее совершенствованию

     На  основе проведенного построения дерева целей предприятия (см. рис.5),  то есть структурированной, построенной по иерархическому принципу системы целей, можно сделать следующие выводы. Главной целью предприятия является получение прибыли за счет увеличения объемов производства, а также обеспечения оптимальной рентабельности предприятия в целом и отдельных товарных групп. Первоочередной мерой или целью первого порядка, которая ведет к достижению главной цели предприятия, является повышение конкурентоспособности предприятия. Для повышения конкурентоспособности предприятия необходима реализация целей второго порядка.

     Цели  второго порядка включают: увеличение объемов заготовки древесины, работу с кадрами предприятия, организацию  маркетинга на предприятии.

     Увеличение  объемов заготовки древесины может быть обеспечено за счет:

1. закупки нового оборудования;
2. снижения себестоимости продукции, которое предприятие может достичь за счет уменьшения затрат за счет работы с поставщиками с целью понижения уровня закупочных цен и затрат на транспортировку материалов (ГСМ, ТМЦ), а также сокращения закупок материалов низкого качества;
3. повышения качества заготавливаемой древесины, которое может быть достигнуто за счет повышения качества труда и совершенствования технологии заготовки.

     Работа  с кадрами предприятия направлена на снижение сезонности кадров и повышение производительности труда, а также на управление организационной и производственной структуры.

     Организация маркетинга на предприятии достигается  за счет следующих целей: организации  сбыта древесины, рекламы и сервиса. В свою очередь эти цели могут быть достигнуты за счет выбора наиболее приемлемого сегмента рынка, работы на наиболее эффективных каналах сбыта.

     Таким образом, цели более низкого уровня являются средствами для достижения целей высокого уровня.

     Рис. 5 Дерево целей ОАО  ЛПК «Кипелово»

     Все цели, поставленные перед ОАО ЛПК  «Кипелово» достаточно достижимы. То есть все цели реалистичны и могут  быть достигнуты в процессе деятельности, но для их достижения необходимо приложить усилия, то есть необходимо разработать стратегию, которая приведет к выполнению поставленных целей.

     Цели, стоящие перед предприятием совместимы, то есть долгосрочные цели соответствуют  миссии, а краткосрочные – долгосрочным. Краткосрочные цели не противоречат друг другу и главной цели предприятия. Для того чтобы поставленные цели были достигнуты, предприятию необходимо разработать такую стратегию, чтобы в процессе ее выполнения предприятие могло реагировать на изменяющиеся условия внешней и внутренней среды и адаптироваться к происходящим изменениям, а значит, в соответствии с изменениями корректировать цели предприятия. 

     9. Оценить роль вычислительной  и организационной  техники в  достижении  целей организации

     На  предприятии ОАО ЛПК «Кипелово» производственные процессы практически полностью механизированы, основные и вспомогательные работы выполняются финской и российской техникой, доля подрядчиков – вальщиков в структуре персонала невелика  и имеет тенденцию к сокращению. Управленческий учет и контроль автоматизированы в результате введения единой информационной базы «1С: ПРЕДПРИЯТИЕ». Внедрение прогрессивных информационных технологий способствует соответствию информации требованиям достоверности, своевременности, надежности. Оперативная и достоверная информация способствует более оперативному и точному принятию решений.

 

      Заключение 

     Предприятие принадлежит к лесозаготовительной  отрасли промышленности. Миссия ОАО  ЛПК «Кипелово» - служить интересам  общества через обеспечение общества качественной продукцией по низким ценам, давать возможность собственникам и служащим организации возможность достигать личные цели через получение прибыли.

     Предприятие ОАО ЛПК «Кипелово», как открытая экономическая система активно  взаимодействует с внешней средой.

     На  входе к среде прямого воздействия относятся в первую очередь поставщики ТМЦ, ГСМ, запчастей и комплектующих. Их влияние очень высоко – изменение ценовой политики поставщиков может очень сильно сказаться на величине себестоимости продукции. В свою очередь, благоприятное отношение поставщиков, например политика гибких скидок, может положительно сказаться на улучшении потенциала предприятия. Так же к среде прямого воздействия здесь можно отнести трудовые ресурсы. Наличие и качественный состав трудовых ресурсов может значительно повлиять на производственный процесс и его результаты. Значительную роль играют поставщики каптала, в частности, банковский сектор.