Инвентаризационная  опись составляется не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, которые записаны на данной странице, вне зависимости от единиц измерения. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны подписать все члены комиссии и материально ответственные лица. На каждой описи материально ответственные лица подтверждают, что у них нет претензий к комиссии и что все проверенные ценности приняты ими на хранение.

     После того как инвентаризация проведена  описи сдаются в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость.

 
 
 
 
 

     Таблица 2 Формы для учета результатов инвентаризации

 

     В сличительной ведомости указывают  фактическое наличие средств  по данным инвентаризации, наличие  средств по данным учета и результаты сравнения – излишки и недостачи.  

     Если  после проведения инвентаризации материально  ответственные лица обнаруживают ошибки в описях, то они должны немедленно (до открытия помещения, где проводилась  инвентаризация) заявить об этом представителю  инвентаризационной комиссии. После этого комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения производит исправление ошибок в установленном порядке.

 

3. Инвентаризация имущества и обязательств.

3.1. Инвентаризация основных  средств и нематериальных  активов

     Проведение  инвентаризации основных средств и отражение ее результатов в учете осуществляются согласно  Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

     Целью инвентаризации является подтверждение  фактического наличия основных средств  в натуре по местам их эксплуатации или нахождения данным бухгалтерского учета.

     Инвентаризация  основных средств проводится один раз  в три года, а книжного фонда  библиотек – один раз в пять лет. Другие сроки инвентаризации вправе устанавливать руководитель организации.

     Перед проведением инвентаризации проверяется  правильность оформления первичной  учетной документации по движению и наличию основных средств (инвентарные книги или карточки, технические паспорта и т.д.).

     Перед началом проведения инвентаризации материально ответственные лица должны написать расписку о том, что все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию, принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

     При инвентаризации основных средств инвентаризационная комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплутационные показатели.

     При инвентаризации сооружений, зданий и  другой недвижимости комиссия проверяет  наличие документов, которые подтверждают нахождение указанных объектов в  собственности организации. Также  проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и  другие объекты природных ресурсов, которые находятся в собственности предприятия.

     Если  при инвентаризации выявляются объекты, которые не отражены в учете, а  также объекты, по которым в регистрах  бухгалтерского учета отсутствуют  или указаны неправильные данные, которые их характеризуют, то комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Оцениваются эти объекты с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

     Если  в процессе инвентаризации комиссия установила, что по отдельным объектам изменилась первоначальная стоимость, например, пристройка новых помещений, надстройка этажей, которые никак  не отражены в бухгалтерском учете, то комиссия должна на основе соответствующих документов определить уменьшение или увеличение первоначальной стоимости объекта и отразить в описи. При этом нужно составить акт и указать причины и лиц, которые виновны в несвоевременном отражении соответствующих изменений в учетных регистрах.

     Для учета результатов инвентаризации объектов основных средств используется инвентаризационная опись (форма № ИНВ. – 1), которая утверждена постановлением Госкомстата России. Все итоги в опись заносятся ручным или автоматизированным способом. Опись составляется в двух экземплярах.

     Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально  с указанием заводского инвентарного номера, организации – изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Основные средства, которые на момент проведения инвентаризации находятся вне организации(автомашины, отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.) инвентаризуются до момента временного их выбытия.

     На  основные средства, которые не подлежат восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.д.). одновременно с инвентаризацией собственных средств проверяются средства, которые находятся на ответственном хранение или арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, которые подтверждают принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

     Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета (на основе инвентарных карточек, описей и других документов) подлежат регулированию. Они обобщаются в ведомости результатов инвентаризации.

     Излишки основных средств подлежат оприходованию по рыночной стоимости (на дату проведения инвентаризации) как неучтенные основные средства по дебету счета 01 «Основные средства» и отражаются на финансовых результатах хозяйственной деятельности организации по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

     При недостаче и порче объектов основных средств их остаточную стоимость списывают с кредита счета 01 «Основные средства» в дебет счета 02 «Амортизация основных средств». При выявлении конкретных виновников недостающие или испорченные основные средства оценивают по продажным (рыночным) ценам, которые действовавшим в данной местности на день причинения ущерба, и списывают с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Разницу между рыночной ценой и остаточной стоимостью основных средств отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»  и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере погашения задолжености ее виновником, соответствующую часть списывают со счета 98 «Доходы будущих периодов» в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы». Если конкретные виновники не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостающие и испорченные основные средства списывают у организаций с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на финансовые результаты у коммерческой организации (счет 91) или увеличение расходов у некоммерческой организации.

     При инвентаризации нематериальных активов  необходимо проверить наличие документов, подтверждающих права организации  на его использование, правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

     Нематериальные  активы, принятые на учет, организация  включает в состав своего имущества.

     Для оформления даны инвентаризации нематериальных активов используется инвентаризационная опись нематериальных активов (типовая форма № ИНВ – 1а). Опись составляется комиссией в одном экземпляре. В инвентарных описях фиксируется фактическое наличие объектов нематериальных активов по наименованиям и по назначению.

     Для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов по которым выявлены отклонения от учетных данных, составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств ( типовая форма ИНВ – 18). Форма данной сличительной ведомости используется потому, что типовой формы отражения результатов инвентаризации нематериальных активов не разработано. Сличительная ведомость составляется бухгалтером и хранится в бухгалтерии.

     Выявленные  при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием нематериальных активов и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

     излишки нематериальных активов приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. При этом выясняется, когда и по распоряжению кого  были приобретены неучтенные объекты нематериальных активов и куда списаны соответствующие расходы.

     недостача объектов нематериальных активов относится  за счет виновных лиц.

     Если  виновные лица не установлены или  суд отказался во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи объектов нематериальных активов списываются на финансовые результаты организации.

     Выявленные  в ходе инвентаризации излишки нематериальных активов принимаются к учету  в составе внереализованных доходов  и отражаются проводкой:

     Дт 04 «Нематериальные активы»

     Кт 91 «Прочие доходы и расходы»

     По  недостающим объектам нематериальных активов списывается сумма накопленной  амортизации:

     Дт 05 «Амортизация нематериальных активов»

     Кт 04 «Нематериальные активы».

     Затем списывается недостача объектов нематериальные активов по остаточной стоимости:

     Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

     Кт 04 «Нематериальные активы»

     Если  виновное лицо установлено и признало свою вину, то сумма недостачи относится на счет данного виновного лица по остаточной стоимости объекта. Для этих целей в бухгалтерском учете используется счет 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба». Данная операция отражается записью:

     Дт 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

     Кт  94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

     Разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего объекта нематериальных активов также относится на счет виновного лица и одновременно эта сумма отражается в составе будущих доходов организации на счете 98 «Доходы будущих периодов», на субсчете «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

     В счет погашения причиненного ущерба виновное лицо обязано внести денежные средства в кассу организации, на расчетный счет организации в банке или эти суммы могут быть удержаны из его заработной платы:

     Дт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

     Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

     Одновременно  сумма доходов будущих периодов в части, пропорциональной поступившему платежу, включается в состав прочих доходов организации:

     Дт  98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

     Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

     При отсутствии виновного лица недостача  списывается в состав внереализованных расходов:

     Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»