Ревизия денежных средств и расчетных операций

Ревизия денежных средств и расчетных операций 
 

Содержание  

1. Задачи и  источники данных по ревизии  кассовых операций и по счетам  в банках,  

2. Проверка кассовой  наличности и обеспечение ее  сохранности,  

3. Ревизия кассовых  операций,  

4. Ревизия операций по расчетному счету и другим счетам в банках.  

1 ГЛАВА  

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденными  Национальным банком от 31.07.96 г. N 90 в  сроки, установленные руководителем  субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе.  

Ревизия кассы  субъектов хозяйствования негосударственных  форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями).  

Для проведения ревизий кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Во время ревизии производится полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт.  

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценных бумаг в кассе принимаются  к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.), фактическое наличие бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности проверяется по их видам (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.  

Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  пути, производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета  с данными квитанций банка, почтового  отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам учреждения банка и т.п.  

Проверка денежных средств, находящихся в банках на счетах (расчетном, текущем, валютном, специальных счетах), осуществляется посредством сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии предприятия, с данными выписок банка.  

При обнаружении  ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе  в акте указывается сумма недостачи  или излишка и обстоятельства их возникновения.  

При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов.  

Вышестоящие организации (в случае их наличия) при осуществлении  документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.  

Банки и их филиалы  осуществляют контрольные функции  в отношении субъектов хозяйствования, открывших у них расчетные счета. Периодичность проверок субъекта хозяйствования устанавливается банком самостоятельно в зависимости от выполнения субъектом хозяйствования требований Правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью исходя из экономической целесообразности выбора субъекта контроль. При этом период, за который проверяется состояние кассовой дисциплины, должен быть не менее трех месяцев, а при установлении грубых нарушений - за более длительный срок. О серьезных, систематических нарушениях в ведении кассовых операций банки информируют Национальный банк Республики Беларусь, его Главные управления по областям и городу Минску, налоговые и соответствующие правоохранительные органы.  

Национальный  банк Республики Беларусь осуществляет контроль за проведением проверочной работы коммерческими банками по обслуживаемым субъектам хозяйствования.  

Контроль за соблюдением требований Правил ведения  кассовых операций физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляется налоговыми органами Республики Беларусь при проведении проверок соблюдения налогового законодательства. Такая проверка в бюджетных организациях осуществляется соответствующими финансовыми органами.  

Проверки соблюдения Правил ведения кассовых операций могут  осуществлять также налоговые, финансовые и другие государственные контролирующие органы, в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим  законодательством.  

2 ГЛАВА  

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции  проверяют техническую укрепленность  касс и кассовых пунктов, обеспечение  условий сохранности денег и  ценностей субъектов хозяйствования. Их указания по устранению причин и  условий, способствующих совершению хищений, подлежит обязательному выполнению.  

Предложения и  рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и  условий, способствующих совершению хищений, обязательны к выполнению всеми  предприятиями. При этом ответственность за соблюдение Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.  

Кассовые операции в иностранной валюте регулируются Положением о ведении кассовых операций с иностранной валютой на территории Республики Беларусь, утвержденным решением Правления Национального банка РБ 01.03.1993 (протокол N7).  

Выявленные излишки  денежных средств в кассе на основании  акта приходуются следующей проводкой:  

- Д-т сч. 50 "Касса"  

- К-т сч. 80 "Прибыли  и убытки"  

Недостачи денежных средств списываются в расход по кассовой книге согласно акту следующей  бухгалтерской записью:  

- Д-т сч. 84 "Недостачи  и потери от порчи ценностей"  

- К-т сч. 50 "Касса"  

После принятия решения о взыскании недостающей суммы с виновных лиц, она относится на счет 73 следующей проводкой:  

- Д-т сч. 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3 "Расчеты по возмещению  материального ущерба")  

- К-т сч. 84 "Недостачи  и потери от порчи ценностей"  

При погашении  суммы недостачи кассиром в добровольном порядке в учете делается следующая  запись:  

- Д-т сч. 50 "Касса"  

- К-т сч. 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3 "Расчеты по возмещению  материального ущерба")  

Если же недостача  будет удерживаться с заработной платы кассира, то эта хозяйственная  операция в учете будет отражена следующим образом:  

- Д-т сч. 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда"  

- К-т сч. 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба")  

В случае, когда  виновные не установлены или суд  отказал во взыскании с них, потери от недостачи списываются на убытки:  

- Д-т сч. 80 "Прибыли  и убытки"  

- К-т сч. 84 "Недостачи  и потери от порчи ценностей"  

Выявленные недостачи  денежных документов в кассе (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов  и др.) по их номинальной стоимости  списываются со счета 56 проводкой:  

- Д-т сч. 84 "Недостачи  и потери от порчи ценностей"  

- К-т сч. 56 "Денежные  документы"  

В дальнейшем указанные  недостачи денежных документов по их номинальной стоимости списываются  аналогично списанию денежных средств.  

Лица, виновные в систематическом нарушении  кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном порядке.  

3 ГЛАВА  

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня  окончания предыдущей ревизии (аудиторской  проверки), все кассовые документы  подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов (1; 2), а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.  

В первую очередь  проверяется правильность оформления первичных документов, по которым производились операции, связанные с получением и выдачей наличных денег. Все кассовые документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной) и без помарок или исправлений даже оговоренных. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование. Приходные и расходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.  

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали  ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений. При этом следует иметь в виду, что предприятия имеют право хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия. Исключением являются полученные суммы для выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий в течение трех рабочих дней (для колхозов, исполкомов, сельских советов не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке. Денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в обслуживающий предприятие банк.  

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий и др. Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов.  

Использование наличных денег проверяется путем  сопоставления данных о полученных в банке средствах с их расходованием  в соответствии с целевым назначением.  

Для обобщения информации об израсходовании денежных средств по целевому назначению целесообразно составлять ведомость следующей формы.  

Ведомость составляется по данным отчетов кассира, журнала  регистрации приходных и расходных  документов, а также журналов-ордеров 1, 01, ведомостей 1 и В-4 либо соответствующих  машинограмм.  

Приведенная ведомость  подписывается проверяющим (ревизор, аудитор и др.) главным бухгалтером предприятия.  

Своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем  сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой  окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям. При этом тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» должны храниться подклеенными к корешкам чеков.