Регистры бухгалтерского учета и техника учетных записей

     По  форме графления учетные регистры делятся на односторонние, двухсторонние  и многографные.

     В односторонних учетных регистрах  пояснительная текстовая запись располагается только с одной  стороны (как например, в кассовой книги, в журнале регистрации хозяйственных операций).

     В двухсторонних учетных регистрах  пояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета – на одной странице и по кредиту – на другой (например, при книжно-журнальной форме учета в журнале № 1).

     Многографные  учетные регистры бывают двух видов: шахматные  и линейные. Шахматные  представляют собой таблицу с  пересекающимися графами и строками. Записи в них делаются на пересечении  избранной строки и столбца. В  линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делаются строго по строкам.

     По  продолжительности ведения выделяют учетные регистры, открываемые на год (Главная книга), на квартал и  на месяц (журналы-ордера).

     По  степени унификации учетные регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.

     Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учетных типовых  хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий. Они  бывают ведомственные и межведомственные.

     Отраслевые  учетные регистры разрабатываются на базе межотраслевых. Они предназначены для регистрации и обобщения информации, специфической для предприятия той или иной отрасли: строительство, промышленность, торговля итак далее.

     Специализированные  учетные регистры разрабатываются  при отсутствии типовых форм. Они служат для учета отдельных операций, процессов на конкретном предприятии.

     Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются  на основании действующего законодательства, методологических и инструктивных  документов и утверждаются централизованно: Министерством финансов Республики Беларусь, Министерством статистики и анализа Республики Беларусь, отраслевыми министерствами.

     В Республике Беларусь активно ведется работа по унификации учетных регистров. Она включает два взаимосвязанных направления: разработку стандартов по требованиям к форме и содержанию учетных регистров, построение новых форм учетных регистров.

1.3 Хранение  учетных регистров

     Бухгалтеру  важно не только грамотно вести бухгалтерский  и налоговый учет, но и обеспечить правильное оперативное хранение и своевременную сдачу в архив документации. Следует помнить, что за ненадлежащее оформление, а также за нарушение порядка составления и утрату или незаконное уничтожение документов установлена административная ответственность как юридических, так и должностных лиц. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

     Сохранность  первичных  бухгалтерских  документов  (накладных,  счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.),  бухгалтерских  отчетов  и балансов, оформление и передачу их в архив  обеспечивает  главный  бухгалтер предприятия.

         Ответственность за организацию  хранения учетных  документов,  регистров бухгалтерского  учета  и   бухгалтерской   отчетности   несет   руководитель организации.

         Документы до  передачи  их  в  архив  организации   должны  храниться  в бухгалтерии  в  специальных  помещениях   или   закрывающихся   шкафах   под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

         Обработанные вручную первичные  документы текущего месяца, относящиеся  к определенному  учетному  регистру,  выписки  банка  с  относящимися  к   ним документами,  кассовые  ордера,  авансовые  отчеты   для   сдачи   в   архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки  и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой (описью).

         Особое значение имеет  хранение  документов,  связанных  с   начислением заработной  платы  работникам  предприятия. 

         Расчетные (расчетно-платежные) ведомости   на  выдачу  заработной  платы должны храниться в течение 5 лет.

         Лицевые счета получателей пенсий  и государственных пособий   хранятся  в течение  5  лет  после   прекращения   выплаты   пособий   и   пенсий,   для единовременных пособий - 1 год.

         В случае прекращения деятельности  организации  документы,  связанные   с начислением  и  выплатой  заработной  платы  работникам,  подлежат  сдаче  в государственные архивы.

         На  крупных  предприятиях  целесообразна   разработка   и   утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения  о  порядке  хранения документации.

         В Положении о  порядке   хранения  документации  определяются  с  учетом конкретных условий деятельности  организации:  виды  документов,  подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения,  обеспечивающие  хранение документов; порядок поступления  документов  на,  хранение;  сроки  хранения документов (если они не определены в нормативных  актах);  порядок  учета  и регистрации  поступающих  на  хранение  документов;   меры,   обеспечивающие сохранность документов и  конфиденциальность  содержащихся  в  них  сведений (кроме тех сведений, что являются  открытыми);  порядок выдачи  хранящихся документов для работы с ними и другие.

 

 

ПОРЯДОК И СПОСОБЫ ЗАПИСЕЙ  В УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

2.1 Сущность и способы  записей в учетные  регистры

 

     Запись  в учетные регистры - отражение  хозяйственных операций в учетных  регистрах. Порядок ведения учетных регистров работниками бухгалтерии и вычислительных установок определяет главный бухгалтер. Он устанавливает служебные обязанности каждого работника и ответственность за их выполнение.

     Выбор того или иного способа записей  заполнения учетных регистров зависит  от целого ряда условий: вида и формы, отраслевой принадлежности предприятия и так далее. Однако любая техника ведения учетных регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по дебету одного и по кредиту другого счета. Исключением являются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них делается только по дебету или кредиту забалансового счета).

     Записи  в учетные регистры могут быть простые и копировальные. Простыми называют записи, которые осуществляются только в одном экземпляре (регистре). Копировальные записи применяют в том случае, когда нужно иметь копию записи. Такие записи делают с помощью копировальной бумаги. Да, при ведении Кассовой книги второй экземпляр используется в качестве отчет кассира. Применение копировальных записей исключает возможность ошибок, которые могли бы быть допущены при повторном переписывании, кроме того способствует экономии времени на ведение учета. Копировальные записи могут вестись и на вычислительных установках.

     Порядок отображения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, который применяется на предприятии. При определенных формах бухгалтерского учета (например, мемориально ордерной) операции сначала отображают в регистрах синтетического учета, а затем - аналитического. Однако в современных условиях распространен другой порядок: текущий учет операций осуществляют преимущественно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а на отдельных участках - также синтетического и аналитического учета (например, журналы-ордера по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и тому подобное). Об отображении хозяйственных операций в учетные регистры на документах делают соответствующую отметку, которая имеет большое значение для следующей проверки правильности записей.

     В конце каждого месяца в учетных  регистрах по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и определяют остатки на 1-ое число следующего за отчетным месяца. Этот завершающий цикл учетных работ нужен для проверки правильности учетных записей, а также для получения информации, необходимой для составления отчетности.

     По  технике выполнения записи бывают линейные (линейно-позитивные) и шахматные.

     Запись  осуществляется ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

2.2 Способы  исправления ошибочных  записей в учетных  регистрах

 

     В практической деятельности бухгалтеров  иногда возникают ситуации, когда  в регистры бухгалтерского учета  или в отчетность попадают ошибочные  данные.

     Исправления вносятся в случае признания факта  неверного (неправильного, ошибочного) отражения на счетах бухгалтерского учета и (или) в регистрах бухгалтерского или налогового учета записей, влияющих на формирование информации в бухгалтерском и налоговом учете. К таким ошибкам, согласно Инструкции, относятся искажение оценки активов, обязательств, доходов и расходов в бухгалтерском учете и (или) неверное исчисление налогов, сборов (пошлин) в налоговом учете.

     Исправления производятся при обнаружении технической ошибки.

     Возникновение технических ошибок обусловлено, как  правило, невнимательностью лица, производящего  операции с данными, содержащимися в обрабатываемых первичных документах и составляемых на их основании учетных регистрах, как ручным способом, так и при автоматизированной обработке информации. Ошибки автоматизированной обработки информации возникают как при вводе информации в компьютерную программу, так и непосредственно при использовании программного обеспечения: при обработке, хранении и передаче данных. К техническим ошибкам относятся:

     описки. Могут возникать при переносе данных из одного регистра бухгалтерского учета в другой преимущественно в случае ведения учета ручным способом;

     опечатки. Могут возникать при переносе данных из одного регистра бухгалтерского учета в другой преимущественно в случае введения информации по учету в компьютер или при печатании первичных документов;

     пропуски. Появляются при отражении в отчетном периоде данных из большого числа однотипных первичных документов. При этом существенно возрастает вероятность пропуска одного из таких документов либо части информации из такого документа;

     повторный ввод данных. Возникновение подобных ошибок характерно для ведения учета с использованием специальных бухгалтерских программ. Такие ошибки связаны с отсутствием либо низким качеством внутреннего текущего контроля;

     арифметические  ошибки. Чаще всего возникают при  подведении итогов в рамках одного учетного регистра, а также при обобщении данных из нескольких источников;

     неточное  округление. Такие ошибки свойственны для составления первичных документов либо отчетности.

     Однако  одного установления фактов наличия  ошибок еще недостаточно, так как  неизвестно, где произошла ошибка и в чем она заключается. За выявлением ошибки должно следовать  ее нахождение, т. е. отыскание того регистра, в котором произошла ошибка, суммы ошибки и т.п. Необходимо также определить сущность и характер ошибки.

     Наиболее  распространенным способом отыскания  ошибок является сплошная проверка записей  в регистре. Суть этого способа состоит в том, что все записи в учетном регистре, содержащем ошибку, последовательно сверяются с документами. При такой проверке ошибочная запись будет найдена.

     В основе их лежат разработанные схемы  взаимопроверки счетных записей  и итоговых показателей учетных регистров.

     После того как ошибка найдена, производится ее исправление. Правильное исправление  ошибки в счетных записях имеет  большое значение для обеспечения  достоверности учетных сведений.

     Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета, выведенном или составленном на бумажном носителе информации, должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления. Указанное исправление влечет за собой идентичное изменение информации в регистрах бухгалтерского учета, составленных на машинном носителе информации.