Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

 

 

Вопрос 1. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета.

Учетные регистры – это специальные таблицы, представленные в виде карточек, книг, ведомостей (свободных листов), магнитных лент, магнитных дисков, дискет и других машинописных носителей.

Записать операцию на счетах – значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В некоторых книгах, например кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге отводится одна или несколько страниц для того или иного счета. Книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепляются между собой – их хранят в специальных ящиках – картотеках. Карточки открываются на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью1.

Так, карточки бывают контокоррентные, инвентарные, многографной формы и количественного учета.

Контокоррентные каточки (conto corrente – текущий счет) предназначены для учета взаимных расчетов между отдельными физическими и юридическими лицами. Поэтому они не ведутся ни в постатейном, ни в поэлементном разрезе, а раскрывают состояние дебиторской и кредиторской задолженности.

Содержание контокоррентной карточки включает следующие показатели:

• дату;
• номер бухгалтерской проводки;
• содержание факта хозяйственной жизни;

• сумму по дебету и кредиту счета, в отношении которого открыта такая карточка.

Контокоррентные карточки в картотеке хранят в разрезе букв алфавита.

Инвентарные карточки используются для ведения аналитического учета объектов длительного пользования.

Карточки многографной формы используются для аналитического учета затрат в постатейном разрезе, связанных с выпуском продукции, выполнением конкретных видов работ или оказанием услуг. Поэтому строение такого типа карточек предусматривает необходимость получения данных по каждой статье калькуляции. Отсюда и название этих карточек: одна суммовая, чаще всего левая – дебетовая колонка разбивается на несколько граф. Каждая графа предназначена для указания одной статьи. Совокупность этих статей определяет их номенклатуру, на базе которой исчисляется себестоимость конкретных видов изготовляемой продукции.

Карточки количественного учета предназначены для учета материально-производственных запасов на складе.

Они заполняются материально ответственным лицом на основании первичных документов по движению конкретного наименования материалов.

Контроль за сохранностью карточек обеспечивается путем их регистрации в специальном реестре, который ведется в бухгалтерии.

Карточки помещаются в специальной картотеке в порядке, определяемом спецификой учитываемых объектов.

В настоящее время они являются самыми распространенным видом регистров в нашей стране2.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Хранят их в особых папках-регистрах, которые заводятся, как правило, на месяц или квартал.

Такое деление учетных регистров представляет собой их классификацию по внешнему виду3.

По строению учетные регистры классифицируются по трем признакам исходя из порядка размещения бухгалтерских записей в соответствующих графах:

• параллельного размещения;
• последовательного размещения;
• комбинированного размещения.

Параллельный способ строения учетных регистров предусматривает размещение записей в процессе их регистрации по дебету и кредиту на одной линии (уровне), хотя сам регистр по строению может быть представлен в форме односторонней таблицы, двусторонней и многографной (штафельной). Применение соответствующей формы регистрации связано, прежде всего, с содержанием хозяйственной операции.

Последовательный способ предусматривает двухуровневое строение учетных регистров.

На одном, как правило верхнем, уровне располагаются записи по дебету корреспондирующих счетов, а на втором – нижнем – уровне отражаются кредитовые записи.

Комбинированный вариант предполагает использование обоих способов строения учетных регистров, в графах которых указывается корреспонденция счетов.

Различное строение учетных регистров обусловлено не только их названием в организации учетного процесса. Важное значение имеют также объем и степень обобщения информации, формирующейся в учетных регистрах. Этот признак классификации учетных регистров раскрывает их объем информации. Если высокая степень аналитичности учетных данных достигается при помощи карточек, книг и ведомостей, то степень обобщения этих данных организуется в регистрах синтетического учета и в определяющей степени зависит от формы бухгалтерского учета.

Характер регистрации бухгалтерских записей в учетные регистры – следующий признак классификации учетных регистров. Сущность его -  в процедуре регистрации этих записей. Регистры, в которых записи осуществляются по мере регистрации документов без определенной их группировки по счетам, принято называть хронологическими. Примером хронологических регистров являются книга продаж и книга покупок. В книге продаж ведется учет счетов-фактур поставщиком на отгруженную продукцию. Покупатель учет их осуществляет в книге покупок по мере получения и оприходования приобретенной продукции.

Учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций производится в определенной системе (группировке), принято называть систематическими регистрами. Группировка осуществляется на счетах синтетического и аналитического учета. Счета синтетического учета ведутся, например, в таком систематическом регистре, как Главная книга. В качестве примера систематического регистра аналитического учета может быть Ведомость учета остатков материалов на складе (ф. № М-14), Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф. № инв.-3) и др.

Дальнейшее развитие автоматизации учета расширяет рамки применения комбинированных учетных регистров, в которых оптимально сочетается использование хронологических и систематических записей.

Широкое применение находит в одном учетном регистре совмещение синтетического и аналитического учета с последующим отражением его итогов в конце месяца в систематическом учетном регистре, например Главной книге.

Наконец, среди признаков классификации учетных регистров следует выделить признак, определяющий способ регистрации записи в учетные регистры, – ручной или с использованием машинного варианта.  Современный уровень постановки бухгалтерского учета позволяет автоматизировать многие, если не все, участки учетного процесса. Однако машинный способ записи может быть не всегда приемлем, если хозяйственные операции не носят массовый характер, а следовательно, и обращение к ним эпизодическое. В таких случаях более приемлемым остается традиционный, ручной, способ записи. Например, инвентарные карточки по учету основных средств целесообразно заполнять вручную4.

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров проводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

В случае если в учетных регистрах допускаются ошибки, исправление осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией, так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней «исправлено» и правильный текст или сумму.

 

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное сторно». Сущность данного способа состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записывается красными чернилами также в соответствующие регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.

Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции.

Способ «красное сторно» применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных данных по отдельным счетам5.

Форма учета определяется следующими признаками: количество, структура и внешний вид учетных регистров, последовательность связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способ записи в них, т.е. использование тех или иных технических средств.

Форма бухгалтерского учета – это организация информационной системы, обеспечивающая в определенной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологических и систематических записей, синтетического и аналитического учета в целях осуществления текущего контроля фактов хозяйственной жизни и составления отчетности. Различают мемориально-ордерную, журнально-ордерную, упрощенную и автоматизированную формы бухгалтерского учета.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает ведение регистрационного журнала для регистрации в хронологическом порядке бухгалтерских проводок – мемориальных ордеров, содержащих указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Проводки из мемориальных ордеров разносятся по счетам Главной книги, которая является синтетическим регистром систематического учета. Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делаются на основании первичных или сводных учетных документов.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает систематизацию учетных данных в специальных регистрах – журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. При этой форме учета исключается многократность записей и происходит объединение синтетического и аналитического учетов.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета предусматривает применение электронно-вычислительных машин.

Упрощенная форма бухгалтерского учета, предусматривающая две формы учета:

1. Простая форма, без использования учетных регистров имущества малого предприятия, применяемая в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства;
2. Упрощенная форма, предусматривающая использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.

Выбор формы бухгалтерского учета зависит от различных условий, в том числе от масштабов деятельности предприятия и от степени автоматизации учетного процесса, и должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.

Мемориально-ордерная форма

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета возникла в 1928-1930-х годах.

Мемориальный ордер может составляться на основе сводного документа, объединяющего данные однородных первичных документов, или на основании итоговых показателей накопительной ведомости, в которой эти данные группируются по корреспондирующим счетам. Документы, на основании которых составлен мемориальный ордер, обязательно к нему прилагаются.