Разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету складских операций и реализации продукции для предприятия, работающей в сфере торговли асбестотехнических и резинотехнических изделий

       Модуль  Основное меню предназначен для запуска  основных процедур программы и завершения работы с программой. Схема основного меню приведена на рисунке 2.2

       Модуль  работы со справочниками включает в  себя пять справочников:

• Справочник Товары;
• Справочник Единицы измерения;
• Справочник Клиенты;
• Справочник Аббревиатуры;
• Справочник Расчетные счета;

       Назначение  данного модуля является поиск и просмотр информации по товарам и контрагентам, а также подготовка справочной информации.

       Информационной  базой данного модуля являются таблицы: Справочник_Абревиатуры,   Справочник_Единицы, Справочник_Клиенты, Справочник_РасчетныеСчета, Справочник_Товары. Структуру этих таблиц можно увидеть на рис. 2.6 – 2.9. Данные в информационную базу заносятся с помощью специальных форм, которые вызываются из главного меню программы.

       Модуль  Формирование входной информации предназначен для ввода первичных данных и просмотра ранее занесенных. Данный модуль реализует задачи учета поступления и реализации ТМЦ, обеспечивая ввод документов по приходу, расходу, оприходованию и списанию с помощью специальных форм.

       В компьютерных системах баз данных пользователи для ввода, просмотра и распечатки отчетов с информацией базы данных могут применять формы. Основные преимущества использования форм следующие:

• При вводе данных в поля формы, приложение может считывать словарь данных сервера и автоматически проверить допустимость данных в соответствии с правилами целостности.
• Поле ввода в форме может представлять список допустимых значений, из которых пользователи могут легко выбрать нужное.
• Область формы может выводить шаблон, соответствующий текущей выводимой в форме записи.
• Командные кнопки в форме могут выполнять действия, связанные с выводимой в форме текущей записью.

         Формы для занесения прихода,  расхода, списания и оприходования  вызываются из главного меню  программы. Информационной базой  данного модуля являются таблицы  Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов. Структура этих таблиц приведена на рис. 2.2 – 2.5.

       Модуль  формирование отчетов выполняет  функции по формирования печатных форм. В модуле хранятся шаблоны для  печати нормативных документов таких как счет фактура, накладные, списание и т.д. Шаблоны для печати информации по справочникам такие как «Печать прайс-листов». Так же хранятся шаблоны отчетов таких как: «Документы по приходу », «Документы по расходу», складских отчетов таких как: «Остатки на складе».

         Отчеты формируются используя запросы, которые обрабатывают исходную информацию в соответствии с заданными параметрами пользователя.

       Система построения запросов в Access не имеет  себе равных среди СУБД массового  использования. Практически все  виды запросов, которые можно построить программно, в Access можно построить визуально. В Access предоставляется возможность создавать самые разнообразные запросы выборки, причем они могут модифицировать исходные данные. Также представлена развитая система фильтров. Фильтры – одна из наиболее сильных сторон Access. Фильтры строятся с помощью запросов или установкой критериев.

       Компьютерные  системы используют отчеты и запросы  для считывания и представления  данных таким образом, чтобы обеспечить полезность информации, содействовать принятию решений или поддерживать коммерческие приложения.

       Для создания Отчета Журнал документов по приходу используется запрос Журнал по приходу, с помощью этого запроса  происходит выборка документов из таблицы  Журнал по заданным параметрам и выдается в виде печатной формы Журнал по приходу.

       Для создания Отчета Журнал по расходу  используется запрос на выборку Журнал по расходу, который выбирает из таблицы  «Журнал» Дату, номер, сумму и контрагента  документов, соответствующих заданным параметрам пользователя.

       Для создания отчета Остатки используется запрос Остатки на складе, который  производит выборку из таблицы Остатки. В отчете указываются наименование, количество на складе и единица измерения. Пользователь может сформировать этот отчет, выбрав в меню Отчеты – Остатки на складе.

       Прайс-лист выводится тоже в виде отчета. Данный отчет создается на основании  таблицы Справочник Товары, в нем  указываются Наименование товара, цена товара и единица измерения товара. Данные формируются на текущую дату.   

       Информационной базой модуля Формирование отчетов Являются таблицы Журнал, Остатки, Справочник_Товары, Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов. 
 

2.2.3   Организация технологического процесса  сбора, передачи,  обработки  и  выдачи  информации 

1. Схема технологического процесса сбора,  передачи, обработки и выдачи информации и ее описание

       Технологический процесс состоит из двух основных этапов – сбор и учет данных складских  операций, поступления и реализации продукции, ведение информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к  базам данных.

       Они могут выполняться в любой  календарный момент времени и  включают операции ввода, вывода реализации запросов и др. Операции имеют программное  выполнение, подчиненное единой алгоритмической  схеме. Программа по решению задач учета складских операций и реализации продукции реализована в среде MS Access.

       Работа  с программой начинается с вывода информационного окна и активизации  системы меню.

       Работа  программы осуществляется по диалоговому  и событийному режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив  и обработка его выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые  пользователем (например – нажатие функциональных клавиш), а также программные события – получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.

       Для учета поступления, реализации и  излишков ТМЦ реализуются следующие  операции: ввод с документов по приходу, списанию и оприходованию материалов. 
 

         Программа состоит из следующих  основных модулей.

       Основная  процедура  - конфигурация среды  окружения, формирование основного экрана программы, создание системы главного меню и соответствующих подменю, активизация меню.

       Процедура обработки главного меню – запуск соответствующей процедуры.

       Процедура ввода данных -  обеспечение ввода  информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

       Процедуры формирования отчетов – обеспечение  выдачи установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

       Вспомогательные процедуры и функции – реализация запросов, сообщений, формирование списков выбора а также контроль за вводимыми данными.

       Все модули в программе связаны между  собой по данным, которые анализируются  на входе и вырабатываются на выходе. Данные в модули поступают через диалог с пользователем, параметры и документы информационной базы. Передача данных от одного модуля к другому осуществляется только через хранимые документы.

       Для ведения информационной базы могут  быть выполнены операции просмотра и печати документов, их редактирование, ведение нормативно-справочных документов, а также создание архивов и восстановление документов БД. Операции осуществляются путем выбора соответствующих пунктов в главном и подчиненных меню.

       Данные  через диалог могут быть получены прямым и косвенным способом. Прямой способ реализуется путем их ввода по шаблону ( накладные, акты и прочие документы) или по запросу конкретных значений реквизитов ( номер подразделения, табельный номер и др.). Косвенный способ – путем  меню или логических ( альтернативных ) запросов –

«да» , «нет». При косвенном способе  данные, поступающие в модуль, заранее  предусмотрены алгоритмом, но внешне выглядят в учете известными фразами ( технологическими операциями, названиями выходных форм и т.п.).

       Параметры ( входные документы ) – входные  данные, полученные в виде конкретных значений, переданных в оперативной  памяти смежным модулям ( функциям ). 
 
 

2.2.3.2   Инструкционные карты основных операций технологического процесса

       После запуска программы перед пользователем отображается специальная главная форма, которая позволяет начать работу с базой данных.

       Пункт Документы по приходу предназначен для различной работой с приходными документами. Пункт Документы по расходу предназначен для учета  и работы с расходными документами. При выборе Справочников становятся доступны все справочники программы для их просмотра и редактирования. Пункт Отчеты содержит все доступные отчеты.

       Для учета поступления, реализации и  излишков ТМЦ реализуются следующие  операции: ввод с документов по приходу, списанию и оприходованию материалов.

       Учет  поступления на складе осуществляется посредством меню Документы по приходу  – Приходные накладные. В открывшемся  диалоге ввода необходимо указать  следующие параметры: номер документа, дату операции, клиента, выбрать товар, указать единицу измерения, количество и цену. Выбор наименования товара, клиента и единицы измерения осуществляется посредством поля со списком, где необходимо выбрать позицию из предложенного списка. После указания количества товара и цены графа Сумма вычисляется программой.

       После окончания ввода всей необходимой  информации необходимо нажать на клавишу  ОК. При нажатии этой клавиши поступивший  товар добавится к остаткам на складе, а также поведется приходная  накладная в журнале документов. Введенный документ можно распечатать, нажав кнопку Печать (Приложение). После завершения работы с документом нужно нажать кнопку Закрыть, чтобы завершить работу с документом.

       Форма Документы по приходу снабжена также  несколькими инструментами для эффективного поиска по базе документов. В частности пункт Поиск документов представляет собой экранную форму, в которой можно выбрать условия поиска. Поиск может производиться по номеру документа, по дате операции и по клиенту. Параметры поиска задаются пользователем в диалоговом режиме. Результатом поиска является отчет с найденными документами. При необходимости есть возможность распечатать данный отчет.

       Учет  реализации на складе осуществляется посредством меню Документы по расходу  – Товарные накладные. Эта форма используется для расходования продукции на складе. Пользователю необходимо заполнить следующие поля: номер документа, дату операции, клиента, выбрать нужную номенклатуру, указать количество, единицу измерения и цену.

       После того, как все данные занесены, нужно нажать кнопку ОК для проведения операции в Журнале и обновления данных в Остатках.

       Кнопка  Печать выводит товарную накладную  для просмотра и последующей  печати.

       Учет  излишков и недостатков на складе ведется посредством меню Документы по приходу – Оприходование товара (учет недостатков) и Документы по расходу – Списание товара (учет излишков). В открывшееся форме необходимо указать следующие параметры: номер документа, дату операции, клиента, выбрать товар, указать единицу измерения, количество и цену. Далее необходимо провести операцию, нажав кнопку ОК. При Оприходование товар добавится на склад, а при списание – спишется. Акт списания можно распечатать на принтере, нажав кнопку Печать. После завершения работы с документами нужно нажать кнопку Закрыть.

       Основной  формой хранения данных в программе  является справочник. В данной программе  ведутся основные справочники Клиенты  и Товары, и дополнительные справочники  Единицы измерения, Расчетные счета, Аббревиатуры. Справочники состоят из записей. Одновременно на экране для пользователя отображаются данные только одной записи. Все данные по текущей записи в справочнике доступны для редактирования,