Разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету складских операций и реализации продукции для предприятия, работающей в сфере торговли асбестотехнических и резинотехнических изделий

       Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению  оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

       Автоматизация оперативного управления торговыми  процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

       Каждая  отгрузка товаров сопровождается оформлением  счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура  составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров. В стандартную поставку включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих и исходящих счетов-фактур.

       В системе имеется классификатор  товаров, который не только существенно  облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать  аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

       Автоматизация управления торговыми процессами в  ЗАО «Посад резинотехника»  повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

       Неотъемлемую  часть процесса разработки сложной  информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик. 

       Критериями  выбора технических средств являются:

       • надежность функционирования системы;

       • функциональная полнота системы;

       • быстродействие;

       • минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

       Состав  и основные характеристики ПЭВМ, предназначенной  для решения рассматриваемого комплекса экономических задач приведены в таблице.

       Технические характеристики. 

 
 
 
 

1.4   Характеристика организации обработки информации

       В проектируемой системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим  программным модулем, каждый из которых  будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.

       Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению)  по  БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа «дата» будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

       Источником  оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются приходные накладные, расходные  накладные, счета на оплату, банковские выписки, данные со склада.

 Эти  данные постоянно изменяются  и отличаются большим объемом  обрабатываемой информации.  Данные  вводятся  в систему с помощью  специальных форм и хранятся  в базе данных в виде таблиц.

       Постоянная информация тоже хранится в виде таблиц и реализуется с помощью специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются. В данной системе такими справочниками являются: Спрвочник_Товары, Справочник_Контрагенты и Справочник_Фирмы. В первом справочнике содержится информация об основных товарах фирмы, единицах измерения и ценах на них. В Справочнике Контрагенты хранится информация о названиях фирм клиентов, поставщиков и их адресе. В Справочнике Фирма указано наименование и адрес данного предприятия.

       Для расчета итоговой информации будут  применятся отчеты. Отчеты будут формироваться  в зависимости от заданных параметров.

       Основными отчетами будут отчет по приходным  и расходным документам, отчет по остаткам товаров и формирование прайс-листа.

       Отчет по приходным и расходным накладным  будет группировать эти документы  в соответствии с заданным периодом.

       Отчет по остаткам ТМЦ на складах будет  показывать текущее состояние склада, то есть то количество товара, которое есть на данное время (время создания отчета).

       Прайс-лист будет показывать товары, которые  есть в наличии, с указанием цен  на эти товары.

       Далее проведем формализацию обработки этой информации. 
 
 
 
 

5. Формализация  расчетов

1. Учет поступления ТМЦ.

       На  основании реальной приходной накладной  данные заносятся в компьютер. В  накладной указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. Эти данные необходимы для  ведения учета и формирования различных отчетов. Данные заносятся в виде документа «Поступление ТМЦ «, хранится и редактируется в таблице Приход. Заносятся по мере поступления товара на склад. От пользователя требуется внимательность при занесении документов. Также приход учитывается и непосредственно на складе кладовщиком, поэтому проконтролировать информацию можно путем сравнения данных со склада и данных по компьютеру, при несоответствии этих данных необходимо будет поднять исходный документ.

2. Учет реализации ТМЦ.

       При отгрузке товаров клиенту необходимо оформить расходные документы. Расходными документами являются счет-фактура  и товарная  накладная. В этих документах также как и в приходных  указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. Документы «Товарная накладная» и «Счет-фактура», хранится и редактируется в таблице Расход. Данные по расходу также учитываются и на складе, поэтому в последствии легко это проверить. Для пользователя необходимо проявить внимательность при занесении количества.

3. Учет излишков.

       При приеме и реализации продукции бывает пересортица товара или излишки. Для того чтобы данные соответствовали  действительности необходимо ввести документы, которые бы регулировали этот процесс. Такими документами являются Списание и Оприходование продукции. Документ «Оприходование» предназначен для оформления факта оприходования ТМЦ. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации. Спецификация документа заполняется стандартным образом – построчным вводом или подбором по каталогу. Оприходование ТМЦ может производиться и по произвольным ценам. В результате оприходования создается документ “Оприходование”, который добавляет данные в таблицу Приход. При излишках выписывается Акт списания, который добавляет запись в таблицу Расход.

4. Отчет по остаткам ТМЦ.

       Исходными данными являются данные из таблиц Приход и Расход. В этом отчете учитывается  все движение товара за определенный период времени. В него входят все  выше перечисленные документы. В  нем отражается наименование товара, поступившее количество, отпущенное количество и итоговое количество. Он может выполнятся за год, за месяц или каждодневно.

5. Отчет по документам.

       Отчет позволяет получить список документов. Можно выбрать виды документов, включаемых в отчет, и установить фильтр по реквизитам документа, включая фирму, контрагента. Для каждого документа в списке выводится следующая информация: номер в списке, дата, вид документа, номер, сумма, наименование клиента. Пользователю необходимо выбрать вид документа, дату, можно выбрать контрагента (по умолчанию отчет формируется по всем контрагентам).

6. Формирование прайс-листа.

       Данные  для формирования прайс-листа берутся  из справочника Товары. Данные выводятся  в установленной форме, где указывается  наименование организации, дата составления, перечень номенклатуры с указанием цены на нее. Прайс можно выводить как по всей номенклатуре в целом, так и по отдельным позициям.  
 
 

7. Ведение справочников.

       Данные  по фирме, по товарам, по клиентам и  по поставщикам будут храниться  в отдельных справочниках. Во-первых, это необходимо для решения поставленных задач. Такая организация данных позволит формировать необходимые отчеты. Во-вторых, это удобное представление данных для получения нужной информации. Также это поможет при выписке документов. В полях фирма, контрагент и номенклатура можно будет выбрать только нужную позицию, а не заносить все это вручную. Это обеспечит целостность данных в проектируемой системе.     

       Далее рассмотрим основные принципы и обоснования  по информационному обеспечению  для решения поставленных задач.   
 

6. Обоснование разработок по информационному  обеспечению

       Информационное  обеспечение (ИО) – совокупность единой системы классификации и кодирования  информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

       ИО  отдела Выписка представляет собой  информационную модель данного объекта.

       ИО  автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) – это классификаторы технико-экономической информации и документы; и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам) – это макеты / экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или ввода результатной информации.

       При организации БД учета ТМЦ целесообразно  использовать следующие типы баз  данных.

    Основная база – это БД, в которой каждая запись хранит информацию, не имеющую никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД не могут иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе относятся базы, заполняемая при поступлении первичных приходных документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

    Подчиненная база – это БД, которая позволяет  хранить данные, относящиеся к  какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой  в системе является база данных платежных документов.

    Справочник  – это БД, которая содержит общие  данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном  месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник номенклатуры, справочник клиентов, справочник поставщиков и справочник фирм.