Разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету складских операций и реализации продукции для предприятия, работающей в сфере торговли асбестотехнических и резинотехнических изделий

       Входной информацией для разрабатываемой  в дипломном проекте автоматизированной системы является:

• для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки (формы входных документов прихода приведены в приложении). Эти документы необходимы для учета поступления товара на склад от поставщиков, а также для учета излишков, возникающих на складе.
• Для отражения расходных документов: товарно-транспортная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки (Приложение). Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.

       Для оформления операций заготовки и  приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы. 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1.2.1   Описание входной оперативной информации и ее структура

       При поступлении первичных документов заполняются следующие таблицы:

       Таблица №1 Структура таблицы «Приход»

 
 

       Также заполняется подчиненная таблица  «ПриходТов», которая имеет следующую  структуру:

       Таблица №2  Структура таблицы «ПриходТов»

 
 
 
 
 

       Оперативная входная информация по расходу товара вносится в следующие таблицы:

       Таблица №3  Структура таблицы «Расход»:

 
 

       А также в подчиненную ей таблицу  «РасходТов»:

         Таблица №4 Структура таблицы  «РасходТов»

 
 

    Излишки материалов на складе отражаются в  тех же таблицах. Оприходование отражается в таблице «Приход», а списание в таблице «Расход».  

    Все данные заносятся в компьютер  с помощью специально разработанных  форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

    На  основании первичных данных можно  распечатать приходные накладные, товарные накладные, счет-фактуры и акт списания товара.

         Данная входная информация позволяет  формировать итоговые таблицы  «Остатки» и «Журнал», а также,  с использованием запросов, итоговые  отчеты.

    Помимо  входных данных, в проектируемой  системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы. 
 

2.1.2.2   Описание структуры постоянной информации

       Ведение данных постоянной информации позволяет  исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

       К постоянной информации относится информация, хранящаяся в следующих справочниках:

• Справочник Клиенты;
• Справочник Товары;
• Справочник Единицы измерения;
• Справочник Аббревиатуры;
• Справочник Расчетные Счета.

 
 
 
 
 

       Рассмотрим  подробнее структуру этих справочников: 

       Таблица №5 Структура таблицы «Клиенты»

 

       Таблица №6  Структура таблицы «Товары»

 

       Таблица №7 Структура таблицы «Единицы измерения»

 
 

Таблица №8 Структура таблицы «Аббревиатуры»

 
 
 

Таблица №9 Структура  таблицы «Расчетные счета»

 

       Основными функциями Справочников являются:

• обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;
• декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;
• хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;
• оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

 
 

2.1.3   Характеристика результатной информации

       В ходе разработки автоматизированного  решения задачи учета складских  операций и реализации продукции, результатными  показателями являются (печатные формы  всех отчетов представлены в Приложениях):

• Печать приходной накладной;
• Печать товарной накладной;
• Печать счет-фактуры;
• Печать журнала по приходу;
• Печать журнала по расходу;
• Печать акта списания;
• Ведомость по остаткам на складе;
• Формирование прайс-листа;
• Поиск документа по дате;
• Поиск документа по клиенту;
• Поиск документа по номеру;

       В результате учета поступления ТМЦ  на склады предприятия получаем машинный выходной документ Приходная накладная  и счет-фактура (Приложения). Эти  документы получаются в результате обработки  информации из таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти документы остаются на фирме и подшиваются в отдельную папку для ведения отчетности по учету поступления товара.

       Также учет поступления ТМЦ ведется  с помощью Журнала по приходу, где отражаются все операции по приходу  с указанием даты операции, номера документа, суммой документа и наименованием поставщика за определенную дату (Приложение). Журнал по приходу формируется в результате обработки таблиц Приход, ПриходТов, Журнал с помощью запроса Журнал по приходу. Журнал по приходу является регистром всех приходных накладных.

       При реализации товара покупателям получаем выходные машинные документы Расходная  накладная и счет-фактура (Приложение). Расходная накладная и счет-фактура  получаются в результате обработки  информации таблиц Расход, РасходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти документы необходимы для учета реализации товаров клиентам. Один экземпляр документов остается у клиента, а второй остается на фирме.