Применение и контроль за исполнением бюджетов на предприятии

Qn = Впр + Ок - Он

где Qn — продукция, предназначенная к выпуску в планируемом периоде;

Впр — прогноз объема продаж;

Ок — целевой остаток готовой продукции на конец планируемого периода;

Он — остаток продукции  на начало планируемого периода.

Бюджет прямых затрат сырья  и материалов. На основе данных предыдущего  бюджета об объемах производства, а также нормативах затрат сырья  на единицу производимой продукции, целевых запасах сырья на начало и конец периода и ценах  на сырье и материалы определяются потребности в сырье и материалах, объемы закупок и общая величина расходов на приобретение. Данные формируются  как в натуральных единицах, так  и в денежном выражении.

Бюджет прямых затрат труда. Цель данного бюджета — рассчитать общие затраты на привлечение  трудовых ресурсов, занятых непосредственно  в производстве (в стоимостном  выражении). Исходными данными блока  являются результаты расчета об объемах  производства в бюджете производства. Алгоритм расчета зависит от многих факторов, в том числе от систем нормирования труда и оплаты работников. В частности, если установлены нормативы  в часах на производство той или  иной продукции или ее компонента, а также тарифная ставка за час  работы, можно рассчитать прямые затраты  труда.

Бюджет переменных накладных  расходов. Расчет ведется по статьям  накладных расходов (амортизация, электроэнергия, страховка, прочие общецеховые расходы и т.п.) в зависимости от принятого в компании базового показателя (объем производства, прямые затраты труда в часах и др.).

Бюджет запасов сырья, готовой продукции. Исходными данными  для расчета служат: целевые остатки  запасов готовой продукции в  натуральных единицах, сырья и  материалов (бюджет производства и  бюджет прямых затрат сырья и материалов), данные о ценах за единицу сырья  и материалов, а также данные о  себестоимости готовой продукции.

Бюджет управленческих и  коммерческих расходов. Здесь исчисляется  прогнозная оценка общезаводских (постоянных) накладных расходов. Постатейный  состав расходов определяется различными факторами, в том числе и спецификой деятельности компании.

Бюджет себестоимости  реализованной продукции. Расчет ведется  на основании данных предыдущих бюджетов с использованием алгоритмов, определяемых принятой методикой исчисления себестоимости.

Формируемые в рамках каждого  бюджета количественные оценки не только используются по своему предназначению как плановые и контрольные ориентиры, но и как исходные данные для построения финансового бюджета, под которым  в данном случае понимается прогнозная финансовая отчетность в укрупненной  номенклатуре статей. Логика построения отдельных форм такова.

Прогнозный отчет о  прибылях и убытках. Рассчитывают прогнозные значения: объема продаж, себестоимости  реализованной продукции, коммерческих и управленческих расходов, расходов финансового характера (проценты к  выплате по ссудам и займам), налогов  к уплате и др. Большая часть  исходных данных формируется в ходе построения операционных бюджетов. Величину налоговых и прочих обязательных платежей можно рассчитать по среднему проценту.

Инвестиционный бюджет на основе выбранного критерия эффективности  инвестиций определяет, какие долгосрочные активы необходимо приобрести или построить. Влияет на бюджет денежных средств, прогнозный баланс.

Бюджет движения денежных средств является важнейшим документом по управлению текущим денежным оборотом предприятия. Он разрабатывается на предстоящий год с разбивкой  по кварталам и месяцам. С помощью  этого документа обеспечивается оперативное финансирование всех хозяйственных  операций предприятия. На основе бюджета  движения денежных средств предприятие прогнозирует выполнение своих расчетных обязательств перед государством, кредиторами и партнерами, фиксирует происходящие изменения в платежеспособности. Данный документ позволяет планировать поступление собственных средств, а также оценивать потребность в привлечении заемного капитала.

Изменение денежных средств  за период определяется денежными потоками, представляющими собой, с одной  стороны, поступления от покупателей  и заказчиков, прочие поступления  и, с другой стороны, платежи поставщикам, работникам, бюджету, органам социального  страхования и обеспечения и  т. д. В целом между поступлениями  денежных средств, объемом реализации и изменением остатков дебиторской  задолженности существуют следующие  зависимости:

Приток денежных средств = Выручка от продаж + Дебиторская  задолженность на начало периода - Остатки  дебиторской задолженности на конец  планового периода

Для того чтобы установить сумму денежных поступлений, необходимо определить величину дебиторской задолженности  по состоянию на конец прогнозируемого  периода. Если ожидается, что в предстоящем  периоде характер расчетов с покупателями не изменится, можно использовать средние  остатки дебиторской задолженности  в прогнозируемом периоде.

Составление бюджета движения денежных средств позволяет определить объем прибыли, необходимый для  обеспечения платежеспособности предприятия.

Прогнозный баланс. Необходимо спрогнозировать остатки по основным статьям бухгалтерского баланса: внеоборотные активы, запасы и затраты, дебиторская задолженность, денежные средства, долгосрочные пассивы, кредиторская задолженность и др. Каждая укрупненная балансовая статья оценивается по стандартному алгоритму для статей активов и пассивов соответственно:

А = Сн + Од - Ок,

П = Сн + Ок - Од

где А — расчетная величина активов (конечное сальдо);

П — расчетная величина пассивов (конечное сальдо);

Сн — начальное сальдо (из отчетности);

Ок — оборот по кредиту (прогнозная оценка);

Од — оборот по дебету (прогнозная оценка).

В частности, для любой  статьи дебиторской задолженности  оборот по дебету представляет собой  прогнозную оценку продажи товаров  по безналичному расчету с отсрочкой  платежа; оборот по кредиту — прогноз  поступлений от погашения дебиторской  задолженности.

Таким образом, в финансовой системе предприятия финансовые планы выступают в качестве путеводителя, который позволяет ориентироваться  в его финансовых возможностях и  выбрать наиболее эффективные с  точки зрения конечных результатов  действия. Построение прогнозной отчетности в рамках бюджетного планирования текущей  деятельности или на более длительную перспективу является неотъемлемой функцией финансовой службы любого предприятия. Эта отчетность может использоваться для различных целей: как ориентир для контроля текущей деятельности, при прогнозировании степени  удовлетворительности структуры баланса  и т. п. При этом успешное выполнение оптимальных финансовых планов обеспечивает устойчивое финансовое положение предприятия, которое является залогом его  эффективного функционирования.

 

5 Применение и контроль за исполнением бюджетов на предприятии

 

Бюджетирование всегда связано  с предварительным, текущим и  последующим контролем.

Предварительный контроль проводится до начала выполнения действий по претворению  намеченных целей предприятия. Его  задача - установить, могут ли возникнуть какие-либо трудности, препятствующие выполнению этих планов. Данный вид  контроля осуществляется в процессе формирования бюджетов: когда предполагаемые результаты могут быть далеки от требуемых, когда рассматриваются различные  варианты действий до тех пор, пока составленный бюджет не будет соответствовать  установленным критериям. В ходе предварительного контроля даются оценки ожидаемых продаж и выпуска продукции, рассматриваются необходимые для  этого материальные, трудовые, финансовые и инвестиционные ресурсы.

Предварительный контроль затрат материальных ресурсов осуществляется при определении требований и стандартов приобретаемого сырья по качеству и цене, а также при выборе поставщиков, обеспечивающих эти условия. К методам предварительного контроля материально-производственных ресурсов относится также расчет необходимых запасов сырья, материалов, инструментов на уровне, достаточном для бесперебойной работы предприятия и не позволяющем создавать излишков запасов на складе, отвлекать значительные денежные средства на их приобретение и хранение. В итоге формируется оптимальный бюджет закупок и расходования материально-производственных ресурсов с минимальными издержками по заготовлению, складированию и расходу.

Предварительный контроль затрат трудовых ресурсов обеспечивается за счет тщательного анализа деловых, профессиональных качеств и навыков  работников, которые необходимы для  выполнения тех или иных должностных  обязанностей, отбора наиболее подготовленных и квалифицированных рабочих. Такой контроль включает также проверку рациональности размещения личного состава по рабочим местам внутри предприятия, соотношения между постоянными и временными работниками, расчет оптимальной численности персонала исходя из производственной программы и загрузки производственных мощностей, а также оценку стоимости рабочей силы для включения ее в сметы затрат.

Задача предварительного контроля финансовых средств - обеспечить платежеспособность предприятия, проведение эффективной политики по привлечению  заемных средств, размещению свободных  денежных средств и оптимизации  их остатка в кассе и на расчетных  счетах. Особую сложность представляет предварительный контроль предполагаемых инвестиций. Это связано со многими  причинами:

инвестиционные решения  являются решениями стратегического  характера, при их принятии и осуществлении  необходимо учитывать множество  факторов, в том числе требования гражданского, налогового и экологического законодательства;

оценка рациональности инвестиций предполагает обязательное использование  специального инструментария, связанного с анализом рисков;

производственные инвестиции требуют значительного отвлечения финансовых средств, что может негативно  отразиться на финансовом положении  предприятия.

Основными средствами проведения предварительного контроля является соблюдение определенных правил и процедур, которые  существуют на предприятии при формировании системы бюджетов.

В результате предварительного контроля количественные и качественные показатели всех бюджетов должны быть увязаны между собой, проверены  по ограничениям и оптимизированы.

Широкое использование компьютерных технологий позволяет сделать это  достаточно полно и оперативно и  тем самым создать наиболее эффективную прогнозную модель финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Текущий бюджетный контроль осуществляется непосредственно в  ходе исполнения бюджета. Его задача заключается в сопоставлении  фактических и бюджетных показателей, выявлении отклонений и осуществлении  корректирующих действий. Текущий контроль базируется на обратной связи через  систему учета, которая по своему характеру может быть непрерывной  и периодической.

Непрерывная связь позволяет  повседневно контролировать исполнение бюджетов. Особенно это актуально  при осуществлении проектов по созданию нового продукта и при решении  задач, связанных со значительным привлечением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Периодическая связь позволяет  оценить достигнутые результаты по исполнению бюджета на определенном этапе его реализации.

Обратная связь в системе  текущего бюджетного контроля осуществляется в виде отчетов, периодичность подготовки и подробность которых зависят  от уровня менеджмента, для которого они предназначены, вида центров  ответственности и ситуационных потребностей управления. Например, менеджеры  по производству и коммерческой деятельности нуждаются в ежедневной информации. Чем дальше руководитель находится  от операционного уровня производства, тем большим может быть временной  интервал между последовательными  отчетами. Если возникают серьезные  проблемы по исполнению бюджета и  выявляются негативные тенденции, подготавливают специальные отчеты, в которых  приводится подробная информация об отдельных продуктах, программах, секторах рынка сбыта, выявляются и анализируются  отклонения, даются рекомендации. При  возникновении неожиданных обстоятельств  составляются чрезвычайные отчеты. В  любом случае критерием временного интервала отчета в текущем контроле исполнения бюджета должна быть возможность  вмешательства с целью изменения  возникшей неблагоприятной ситуации.

Весьма важно для текущего контроля в бюджетировании определить состав показателей, которые поддаются  корректировке, методику и последовательность ее осуществления. Здесь полезными  могут быть методы стандарт и директ-коста, нормативного учета и контроля издержек производства и сбыта

Бюджетный текущий контроль может осуществляться путем наблюдений и на основе документальной первичной  информации.

Контроль через наблюдение за исполнением бюджетов осуществляется путем общения менеджера или  контроллера со всеми участниками  хозяйственной деятельности. Этот вид  контроля позволяет выявить многие отклонения, не поддающиеся учету, более  глубоко анализировать их причины  и виновников. Он более оперативен, значит, более действенен и предпочтителен для текущего контроля.

Документально-информационный способ контроля позволяет точнее определить разрыв между бюджетными и фактическими показателями, обеспечить оценку, согласованную  с данными финансового учета, устранить субъективный фактор при  анализе причин и виновников отклонений.