Построение информационных систем бухгалтерского учета

В системах автоматизации учета реализованы разные подходы к представлению сведений об операциях в указанных регистрах.

Например, в системах автоматизации бухгалтерского учета фирмы "Парус" (рис. 4.12) в заголовок операции вынесены реквизиты: вид, номер и дата документа, являющегося основанием для выполнения операции (договор, контракт, счет); вид, номер и дата документа, подтверждающего выполнение данной операции (кассовый ордер, накладная и т.д.); коды субъектов, между которыми происходит движение ценностей (склад, подразделение, поставщик, покупатель, подотчетное лицо и т.д.); общий комментарий операции и общая сумма операции.

В зависимом массиве (рис. 4.13) отражаются расширенные проводки, совершенные в соответствии с указанной операцией.

В данном случае операция содержит всего одну проводку. Но в общем случае их может быть много. Зависимые проводки операции также являются расширенными. В каждой из них могут указываться не только синтетические счета и суммы, но и сумма в валюте, наименование и количество материальных ценностей, дополнительные аналитические счета.

Аналогичный подход реализован в программе "1С: Бухгалтерия 7.7". Здесь данные о хозяйственной операции хранятся в виде бухгалтерских операций, каждая из которых может содержать одну или несколько проводок. Бухгалтерская операция представлена двумя уровнями: заголовок хозяйственной операции и проводки. Проведено разделение проводок на простые, состоящие из одной корреспонденции счетов, и сложные, содержащие несколько корреспонденций.

 

 

17. Компьютерный журнал хозяйственных операций и формы его представления (организации) в ИС БУ, сравнительная характеристика.

Журнал операций. Каждая строка журнала операций отражает основные сведения об одной операции: дата, вид и номер документа, текстовое описание содержания, сумма. Реквизит "время операции" нужен для упорядочения записей об операциях в пределах одной даты, что имеет значение при выполнении некоторых расчетов и построении отчетов. При конфигурировании системы можно определить и другие реквизиты заголовка операции. Находясь в журнале операций, можно просмотреть не только список операций, но и проводки, связанные с текущей операцией, что и отражено на рисунке 4.14.

Журнал проводок. Журнал проводок можно просмотреть и отдельно от журнала операций рис. 4.15. В таком журнале отражаются проводки, относящиеся к разным операциям.

Строка журнала может отражать либо простую проводку, либо часть корреспонденции проводки, если проводка сложная. В последнем случае одна из строк отражает главную корреспонденцию, а следующие за ней строки – подчиненные корреспонденции, общая сумма которых равна сумме главной корреспонденции. Связь проводок с операцией отражается через вид и номер документа. В пределах номера документа указываются номера проводок, связанных с документом.

Программа может вести несколько журналов проводок, каждый из которых включает проводки, относящиеся к определенному разделу учета.

Журналы операций и проводок в программе "1С: Бухгалтерия 7.7" могут иметь разную форму представления. Способ представления задается при конфигурировании системы. Можно задать несколько форм представления журналов операций для обеспечения удобства просмотра проводок.

Сведения о большинстве хозяйственных операций в программе "1С: Бухгалтерия 7.7" формируется автоматически на основании документов (рис.4.16). При вводе нового документа после заполнения всех его реквизитов он сохраняется в архиве документов и по нему может быть сформирована бухгалтерская операция, которая включается в массив операций. После сохранения документа, сведения о нем можно найти сразу в двух хронологических регистрах: журнале документов и в журнале операций. После совершения хозяйственной операции документ проводится, т.е. отражается в бухгалтерском учете. Сформированные проводки автоматически сохраняются в массиве проводок и их можно просмотреть в журнале проводок.

 

 

18. Способы формирования бухгалтерских записей о хозяйственных операциях.

До начала эксплуатации системы опытный бухгалтер сам создает "определения" операций и устанавливает правила построения проводок для данного типа хозяйственной операции и алгоритмы расчета сумм проводок, либо корректирует готовые "определения" операций, предложенные разработчиком. Для каждой хозяйственной операции может быть установлена одна или несколько связанных проводок.

Основа эффективного функционирования АИС-БУ – высокая степень автоматизации ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях. Даже в рамках одной системы автоматизации бухгалтерского учета реализуются различные способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях. Распространены три основные способа ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях (рис. 4.21):

• ручной ввод бухгалтерских операций/проводок;
• автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций;
• автоматическая генерация бухгалтерских операций и проводок на основе электронных форм документов.

 

 

19. Ручной способ формирования бухгалтерских записей.

 

Ручной ввод бухгалтерских операций/проводок. В зависимости от способа хранения информации бухгалтер вводит либо проводки, либо бухгалтерские операции. Этот способ предполагает, что бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой операции. Он сам формирует проводки операции и определяет корреспондирующие счета каждой проводки, при необходимости рассчитывает суммы проводок.

Способ ручного ввода операции/проводки достаточно гибок: он позволяет указывать любые значения реквизитов, формировать любые проводки. Способ прост в освоении и не требует предварительной настройки системы.

Чтобы снизить ошибки и трудоемкость ручного ввода в системах предусматриваются некоторые элементы автоматизации. Широко используется механизм подсказок при заполнении отдельных реквизитов. Для ввода однотипных операций/проводок применяется режим копирования. Это позволяет ввести новую операцию/проводку по образцу аналогичной ранее введенной операции, но с корректировкой значений отдельных реквизитов, которые у вводимой операции/проводки отличаются. При вводе операций с большим количеством проводок применяются режимы автоматического ввода новых проводок без и с копированием ранее введенной проводки. 
Особая ответственность ложится на бухгалтера при определении корреспондирующих счетов проводки. Для избежания ошибок при вводе счета/субсчета бухгалтеру предоставляется возможность выбора нужного счета/субсчета из справочника счетов/субсчетов, или из специальных справочников корреспондирующих счетов.

Ручной ввод операций/проводок может сопровождаться контролем корреспонденции счетов. Контроль может выполняться в двух режимах: в момент ввода записей о хозяйственных операциях и в групповом режиме после их ввода. Контроль корреспонденции счетов организуется с помощью специальных справочников корректных проводок. Этот справочник подготавливается бухгалтером, ответственным за методологию учета на предприятии, или конкретного участка учета. После этого работа по вводу информации может быть доверена рядовым бухгалтерам.

Контроль правильности формирования корреспонденции счетов в некоторых системах выполняется не только в момент ввода информации о хозяйственной операции, но и независимо от него. Контроль выполняется в групповом режиме после окончания ввода всех записей. Это позволяет локализовать большинство ошибочных и сомнительных проводок. Эта функция полезна при аудиторских проверках. Особенно важна она в системах класса "бухгалтерский комплекс", где информация поступает в АРМ сводного учета из АРМ других участков учета и требует сплошной проверки.

Групповой режим контроля реализован в программах "1С: Бухгалтерия 7.7"; "Галактика" и многих других системах автоматизации учета.

Ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций. Наряду с возможностью ручного ввода информации о хозяйственных операциях многие системы позволяют автоматизировать ввод рутинных, часто повторяющихся операций, а также операций, которые порождают несколько проводок и требуют расчета сумм по каждой из них.

 

20. Контроль корреспонденции счетов.

 

 

21. Формирование записей с использованием механизма типовых (блочных) операций.

 

При начислении зарплаты бухгалтеру приходится делать отчисления в определенном проценте в пенсионный фонд, страховой фонд, фонды медицинского страхования, фонд занятости, жилищно-социальный фонд и т.д. Он должен рассчитать суммы и соответственно сформировать все проводки и отразить их в журнале учета операций.

Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями. Для них разрабатываются шаблоны, которые представляют собой сценарии формирования проводок, позволяющие отразить хозяйственную операцию в учете. С помощью шаблонов обеспечивается автоматизированный ввод бухгалтерских операций. При этом генерируются все проводки, сопутствующие данной операции, и автоматически, по заданному алгоритму, рассчитываются их суммы.

Данный способ автоматизации ввода информации о хозяйственных операциях получил название "ввод данных с использованием типовых операций". Он позволяет избежать ошибок в определении корреспонденции счетов, а также избавляет бухгалтера от выполнения рутинной работы по заполнению реквизитов операции.

 

22. Алгоритмические средства описания типовых операций и формул расчетов стоимостных и натуральных показателей.

 

Шаблон типовой операции включает одну или нескольких проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Для каждой проводки, входящей в этот шаблон, определяются дебетуемый и кредитуемый счета, а вместо сумм проводок указываются алгоритмы их определения. В типовой операции указывается также краткое содержание операции и каждой проводки, может указываться имя файла документа, связанного с этой операцией. Последний реквизит позволяет сформировать и напечатать документ.

Суммы проводок могут рассчитываться по формуле или запрашиваться при вводе. Алгоритмы расчетов могут быть простыми, например, выражающими пропорциональное отношение суммы проводки к общей сумме хозяйственной операции. Они могут быть и достаточно сложными, описанными с помощью встроенного в программу специализированного процедурного языка, позволяющего обращаться к остаткам и оборотам счетов, делать ссылки на результаты других проводок данной типовой операции, содержать условия расчетов, использовать диапазон дат и т.д.

Каждая типовая операция регистрируется в справочнике (списке) типовых операций под своим уникальным именем. Типовые операции в справочнике могут быть сгруппированы: по разделам учета, по основному счету, задействованному в операциях или другим критериям.

Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций предусмотрен режим типовых операций. Он характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. В более сложных ситуациях предпочтительнее пользоваться вводом операций с использованием документов. При вводе типовой операции существует возможность использовать данные любой существующей операции для ввода типовой. При использовании данного режима программа делает попытку внести данные в выбранную типовую операцию из существующей операции. В результате, проводки новой операции могут оказаться почти полностью сформированными. Наиболее мощным средством ввода бухгалтерских операций является автоматическое формирование их документами. При этом пользователь только заполняет данные документа, а все необходимые действия по формированию проводок документ выполняет автоматически при проведении. Для изменения операции, сформированной документом, как правило, редактируется документ, который перепроводится и вновь формирует операцию с учетом сделанных изменений. Однако, операции, сформированные документами, также могут редактироваться и непосредственно в форме операции. Данная возможность может быть определена на этапе конфигурирования для отдельных видов документов. При желании можно исключить операцию из подсчета итогов. Эта возможность позволяет иметь операции, никак не влияющие на итоги и не попадающие в отчеты. Например, это могут быть заранее вводимые операции, которые в данный момент не должны влиять на квартальную отчетность по этому периоду.

1C:Предприятие имеет специальный  механизм «Корректные проводки», который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ведения бухгалтерского учета. Он позволяет определить список допустимых проводок на уровне синтетических счетов и в дальнейшем осуществлять проверку операций на соответствие проводок введенному списку.

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Банина Ю.В. С заботой о бухгалтере. Бухгалтер и компьютер 2/2000. Булатов М.А. Решение бухгалтерских задач на персональном компьюторе. М.: Радио и связь, 2006..

2. Гоголев А.К. Бухгалтерский учет  на компьюторе: Практическое пособие по организации учета с использованием компьютора. М.: Инфра-М, 2004. Краев Т.А. Методология и организация учета в условиях автоматизации. М.: Финансы и статистика, 2006.