Построение информационных систем бухгалтерского учета

 

 

 

9. Предпроектное обследование коммерческой организации и приобретение/создание ИС БУ. Критерии выбора ИС БУ.

 

Создание АИС БУ требует приобретения, установки, наладки и обеспечения нормального функционирования:

- технические средств;

- системного и вспомогательного программного обеспечения;

- специализированного ПО.

Помимо этого уже на этапе внедрения должны быть выработаны регламенты работы сотрудников бухгалтерии с компьютерной системой. 
Между перечисленными компонентами существует значительная взаимозависимость, которую следует учитывать при создании и последующем развитии АИС БУ. В общем случае состав перечисленных компонент зависит от: 

- целей и задач создаваемой системы обработки данных;

- предполагаемого числа ее пользователей;

- предполагаемой технологии организации многопользовательской работы;

- наличного парка средств вычислительной техники, периферийных устройств и имеющейся сетевой инфраструктуры;

- состава уже используемого системного и вспомогательного ПО;

- предполагаемого объема затрат на создание АИС БУ.

АИС БУ может создаваться как:

1. система автоматизации  решения отдельных задач бухгалтерского  учета; 
2. система комплексной автоматизации бухгалтерского учета; 
3. составная часть интегрированной системы автоматизации управления предприятием.  
В первом случае на рабочие места устанавливаются компьютеры и разрозненные программы, обеспечивающие решение отдельных задач учета. Сроки и затраты на создание такой компьютерной системы минимальны. Часто даже не нужно связывать компьютеры в единую вычислительную сеть. Поэтому минимальны требования к оборудованию и программам: достаточно лишь, чтобы последние обеспечивали необходимую функциональность. Однако при несистемном подходе к внедрению отдельных компонент АИС БУ при их эксплуатации может возникать ряд проблем по взаимоувязке учетных данных. Прежде всего, они связаны с возможными рассогласованиями при ведении общих справочников, поскольку один и тот же объект учета на разных рабочих местах может кодироваться по разному. Вследствие этого при объединении данных программа будет рассматривать один и тот же объект как два разных. Часто такие ошибки очень трудно обнаружить и исправить.  
При создании комплексной системы автоматизации бухгалтерского учета, помимо необходимости устанавливать компьютеры и программное обеспечение на рабочие места всех или большей части сотрудников, необходима выработка регламентов коллективной работы бухгалтерии. Эти документы должны определять порядок работы с общими данными, правила и сроки выполнения регламентных работ, операций объединения данных и т.д. Регламентирование сроков, условий и порядка выполнения отдельных операций нужны потому, что некоторые действия можно выполнять только в определенной последовательности. Например, нельзя выполнять операции формирования проводок по списанию себестоимости материалов на производство, если не введены или не обработаны должным образом все документы по приходу материальных ценностей, списание которых производится, поскольку себестоимость определяется по данным прихода. До ввода всех проводок по начислению общепроизводственных расходов нельзя выполнять их распределение по объектам аналитического учета счета основного производства и т.д. Перечень регламентных работ может быть очень велик, а его конкретное содержание в значительной степени зависит от используемых программных средств и порядка разделения служебных функций между сотрудниками бухгалтерии.  
При создании АИС БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием требуется выработка еще большего числа регламентов, в особенности, по выполнению работ обмена данными с подразделениями, решающими задачи оперативно-технического учета, планирования, анализа и т.д. При этом чем крупнее предприятие, чем больше его сотрудников занято в системе управления, тем сложнее задача составления регламентов, обеспечивающих их согласованную работу. 
Значение регламентов работы с компьютерной системой очень велико. При этом, помимо чисто содержательных аспектов работы в них должен быть предусмотрен порядок выполнения специфических операций, предусматриваемых технологией использования конкретных программных средств. Для многопользовательских АИС БУ, которые по тем или иным причинам не используют общего информационного поля, очень важна выработка регламентов обмена данными и правил их кодирования на различных рабочих местах. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы согласованно вести общие справочники. Например, для того, чтобы разным объектам учета разные сотрудники не присвоили один и тот же код, каждому из них выделяют диапазон значений кодов, которые они могут использовать. Для того, чтобы избежать присвоения разных кодов одним и тем же объектам, заносимым в справочник, отдельные копии которого ведутся на различных рабочих местах, в регламенте оговариваются определенные правила присвоения кодов новым элементам справочников, определяется порядок и периодичность выполнения процедур информационного обмена между рабочими местами и т.д.  
При создании АИС БУ, использующей единое информационное поле, многие из рассмотренных выше проблем согласования данных автоматически пропадают. Однако создание единого информационного поля не всегда технически возможно. Это бывает, например, тогда, когда бухгалтерия использует данные, вводимые удаленными подразделениями, информационный обмен с которыми в реальном масштабе времени не может быть налажен.  
Следует иметь ввиду и то, что единая информационная среда, которая формируется при внедрении комплексной автоматизированной системы, отнюдь не всегда желательна. Это связано с тем, что цели и задачи бухгалтерского и оперативного учета существенным образом различаются, а менеджеры и бухгалтерия часто интерпретируют одну и ту же хозяйственную операцию по-разному. Например, взаимоотношения с одним и тем же покупателем бухгалтерия может отражать на разных счетах, но в целом, без особой детализации, а менеджеру нужно знать состояние взаиморасчетов по каждому договору, контракту. Поэтому, если бухгалтерия выполняет исключительно функции финансового учета и составления регламентированной отчетности, то ей нередко бывает целесообразно работать с автономным программным обеспечением и вести автономные информационные массивы.

Разнообразие представленных на рынке программных продуктов, предназначенных для решения задач учета, закономерно ставит вопрос об эффективном выборе программного обеспечения, ложащегося в основу АИС-БУ. Задача выбора усложняется наличием существенных различий в концепциях построения программных средств, их функциональной полноте, порядке адаптации к потребностям конкретных пользователей, возможности использования на различных программно-аппаратных платформах, стоимости и т.д.

Приведем набор общих критериев выбора программ для предприятий разных типов, условно классифицированных по числу сотрудников бухгалтерии.

Размер бухгалтерии	Основные критерии выбора ПО АИС-БУ
Малая (1-3 чел.)	- Унифицированная модель представления  данных  - Единая программная среда  - Встроенные проблемно-ориентированные инструментальные средства  - Функционирование в одноранговой сети или в сети ПК с выделенным сервером  - Наличие сертифицированных для внедрения системы дилеров фирмы производителя ПО в собственном регионе  - Возможность простого комплексирования со стандартным офисным ПО и проблемно-ориентированным ПО других производителей
Средняя (4-6 чел.)	- Построение системы в виде  полнофункционального набора  специализированных по участкам учета программных модулей  - Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки  - Функционирование в сети ПК с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер  - Функции разграничения прав доступа пользователей к данным  - Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки
Крупная (>6 чел.)	- Построение системы в виде  полнофункционального набора узкоспециализированных  по участкам учета программных  модулей  - Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки  - Возможность функционирования в неоднородных сетях, значительная независимость в выборе пользователем аппаратных средств, операционных систем и СУБД  - Развитые функции разграничения прав доступа к данным и авторизации выполняемых пользователями действий  - Развитое разграничение функций бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учета. Взаимодействие с подсистемами планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства  - Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки
Корпоративная	- Соответствие перечисленным требованиям  по отношению к отдельным предприятиям  и самостоятельным подразделениям  корпорации  - Развитые средства репликации данных удаленных подразделений  - Наличие средств консолидации данных для построения корпоративной отчетности, в том числе с возможностью ведения учета в различных учетных стандартах

 

 

10. Ввод в эксплуатацию ИС БУ, начальная настройка системы. Создание и заполнение справочников объектов аналитического учета условно-постоянной информации. 

 

Для ввода АИС-БУ в эксплуатацию должны быть созданы соответствующие условия: гарантировано надежное функционирование технических средств, укомплектовано системное и прикладное программное обеспечение, подготовлена информационная база, разработан технологический процесс, составлены должностные инструкции учетного персонала, и т.д. Работники бухгалтерии должны пройти специальную подготовку работы на компьютере. 
Помимо адаптации программ к особенностям ведения учета на предприятии, при внедрении АИС-БУ в эксплуатацию должны быть выполнены:

• аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и инвентаризация товарно-материальных ценностей и расчетов;
• установка программного обеспечения;
• создание и заполнение справочников условно-постоянной информации;
• ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета. На этапе ввода системы в эксплуатацию следует провести аудиторскую проверку ведения бухгалтерского учета и инвентаризацию материальных ценностей и расчетов. Это позволит еще раз убедится в правильности выбранной учетной политики предприятием и обеспечит правильную настройку параметров и справочников программы, а также избавит от ввода лишних и неправильных данных.

Установка системы. Программные продукты обычно поставляются на одной или нескольких дискетах или компакт-дисках. Порядок установки всегда подробно описывается в документации. В процессе инсталляции его необходимо неукоснительно соблюдать.

После успешной установки бухгалтерской программы, работающей под управлением DOS, часто требуется внести изменения в ряд параметров файлов config.sys и autoexec.bat. и перезагрузить компьютер. Системы, работающие в среде Windows, обычно сами производят необходимые настройки в процессе инсталляции. На рабочем столе компьютера, как правило, появляется пиктограмма запуска программы.

Для предотвращения возможности незаконного копирования программных продуктов разработчиками используются различные методы защиты: ключевые дискеты, регистрационные номера, электронные ключи и др. При использовании ключевых дискет программу лучше “привязать” к конкретному компьютеру, иначе каждый раз при начале работы придется использовать ключевую дискету. Количество привязок фирмами-разработчиками обычно ограничивается (например, тремя). Одна привязка – основная, другие – резервные. К резервным привязкам обращаются только при порче записанных на жесткий диск программ или замене аппаратных средств компьютера. Привязку следует выполнять после проверки работоспособности бухгалтерской программы. После привязки с программой можно работать без ключевой дискеты.

Иногда при записи на жесткий диск программа привязывается к уникальным характеристикам компьютера и при запуске ключевая дискета не требуется. Однако модернизация компьютера может привести к отказу работы программы.

Регистрационные номера вводятся один раз при установке системы.

При поставке программы с электронным ключом защиты от тиражирования он вставляется в разъем параллельного порта компьютера, а принтер подключается к порту через ключ. Наличие ключа не влияет на работу компьютера. При работе в сетях используются сетевые ключи, которые помимо защитных функций могут контролировать и ограничивать количество одновременно работающих копий программы. Защита программ с помощью электронных ключей более надежна, чем другие методы. Возможно создание неограниченного числа резервных копий, но использовать можно только одну, работающую с ключом. 
Некоторые программы позволяют вести на одном компьютере бухгалтерский учет нескольких фирм в разных директориях, что также требует соответствующей настройки.

Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации. Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной (переменной), так и нормативно-справочной (условно-постоянной) информации. Если оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то организация нормативно-справочной информации выполняется на этапе внедрения системы автоматизированного учета. Эта процедура связана с созданием справочников, классификаторов, словарей, предназначенных для использования в повседневной работе бухгалтера при решении различных задач. Справочники нормативно-справочной информации могут пополняться и в процессе повседневной работы.

Справочники разделяются на пользовательские и системные.

Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной информации необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы. Примером таких справочников являются справочник синтетических счетов – план счетов, справочники объектов аналитического учета – подразделений предприятия, дебиторов и кредиторов, подотчетных лиц и т.д. Особенности построения, организации и работы с этими справочниками подробно было рассмотрено в главе 3.

Системные справочники используются разработчиками для обеспечения функционирования системы. К ним относятся справочники со значениями параметров, определяющие технические стороны ее функционирования, справочники с информацией о базах данных, схемах взаимодействия АРМов, групп пользователей и их полномочий и т.п. В отличие от пользовательских справочников элементы системных справочников не могут быть удалены или скорректированы бухгалтером.

 

 

 

 

11. Организация системы счетов в ИС БУ.

Основой любой компьютерной системы бухгалтерского учета является модель системы счетов. Модель системы счетов – это порядок построения и интерпретации всех синтетических и аналитических счетов, применяемых пользователем и обрабатываемых программой.

Она включает систему синтетических счетов, систему аналитических счетов и связи между ними. Модели системы счетов, реализуемые в программном обеспечении АИС-БУ, различны. Они проявляются в построении систем синтетических и аналитических счетов, способах организации связей между ними, а также в порядке интерпретации счетов при их обработке.

Различия в построении систем синтетических счетов определяются составом их характеристик, прописываемых в плане счетов, а также структурой и сервисными возможностями работы со справочником счетов.

Различия в организации системы аналитических счетов проявляются в использовании разных моделей организации аналитического учета, составе и структуре справочников объектов аналитического учета, в подходах к их типизации и способах использования аппарата параметров аналитических счетов. Параметры счетов, хотя и выделены на схеме, но применяется далеко не во всех системах автоматизации учета.

Взаимосвязь синтетических и аналитических счетов в различных программах также реализуется по-разному и во многом зависит от используемой модели организации аналитического учета. 
Модель системы счетов во многом определяет возможности используемого программного обеспечения и налагаемые им ограничения. Поэтому бухгалтер должен понимать, как в современных системах автоматизации учета реализуются основополагающие элементы методологии бухгалтерского учета.

 

 

 

 

 

12. Организация синтетического учета: план счетов и его характеристики, структура, процедуры работы с ним.

 

Центральным элементом АИС-БУ является компьютерный план счетов. Как правило, в системах, поставляемых фирмами-разработчиками, уже заложен план счетов, соответствующий “Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия”, утвержденному приказом Минфина СССР от 01.11.91 г. № 56 с последующими изменениями и дополнениями.

Однако, план счетов, который используется на предприятии, может отличаться от утвержденного Министерством финансов плана.

Это вызвано двумя причинами: 
во-первых, особенностями финансово-хозяйственной деятельности, конкретного предприятия, которые предполагают использование только части счетов общего плана; 
во-вторых, отсутствием четкого определения субсчетов отдельных счетов в действующем Плане счетов.