Построение информационных систем бухгалтерского учета

Поэтому любая программа предоставляет бухгалтеру возможность самому корректировать предложенный программой план счетов в соответствии со своими потребностями и создавать рабочий план счетов. Рабочий план счетов – это совокупность всех используемых счетов. Он определяет практически всю последующую работу пользователя, глубину детализации данных в учете, возможность получения необходимых отчетных сведений. Многие из систем автоматизации учета позволяют вести несколько независимых планов счетов. За счет этого возможна организация параллельного ведения учета по нескольким методикам, например по национальным и международным стандартам.

Компьютерный план счетов – это справочник, организованный в виде списка. Каждая запись списка соответствует определенному счету/субсчету.

Известно, что на различных синтетических счетах/субсчетах учитываются объекты разного экономического содержания. Отсюда, в компьютерном плане счетов должны быть описаны свойства счетов бухгалтерского учета. Их называют также характеристиками (описателями) счетов. Характеристики (описатели) счетов – это признаки свойств счета. Эти характеристики определяют алгоритмы и технологические особенности последующей обработки счетов. Они задаются в процессе настройки справочника счетов или поддерживаются системой автоматически.

Наиболее типичными характеристиками счетов/субсчетов являются:

1. код и наименование счета/субсчета;
2. тип счета по отношению к балансу;
3. тип сальдо счета/субсчета;
4. признак наличия аналитического учета по счету/субсчету;
5. признак необходимости ведения натурального (количественного) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету/субсчету;
6. признак необходимости ведения учета в инвалютном выражении;
7. увязка счетов с типовыми формами выходной информации.

Перечисленный набор характеристик счетов, кроме первой, не является обязательным для всех программных средств АИС-БУ. Например, не часто применяется последняя характеристика. Поскольку в большинстве систем автоматизации счета рассматриваются формально, то для каждого счета может быть построена любая, даже не характерная для него, выходная форма. Необходимость учета аналитических объектов в натуральном выражении (пятая характеристика) наиболее часто применяется в системах, основанных на модели унифицированного представления учетной информации. Это обеспечивает формирование не только стоимостных, но и натуральных показателей по данным единого массива стандартных бухгалтерских записей.

В системах рассмотренные характеристики могут быть реализованы по-разному. Остановимся на этом подробнее.

Характеристика "тип счета по отношению к балансу" подразделяет все счета на активные; пассивные; активно-пассивные; забалансовые.

Однако, этой характеристики счета недостаточно, чтобы учесть все возможные варианты и правильно рассчитать сальдо по активно-пассивным счетам и включить его в баланс. Поэтому вводится другая характеристика счета – тип сальдо счета/субсчета.

Характеристика "тип сальдо счета/субсчета" позволяет активно-пассивные счета подразделить на счета, по которым должно рассчитываться свернутое сальдо, например счет "Прибыли и убытки", и счета, по которым должно рассчитываться развернутое сальдо, например счет "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Характеристики "тип счета по отношению к балансу" и "тип сальдо счета/субсчета" в системах автоматизации учета в Плане счетов могут указываться разными способами:

• в явном виде в плане счетов раздельно фигурируют обе характеристики;
• в явном виде в плане счетов задается тип счета по отношению к балансу и в скрытом виде фигурирует тип сальдо;
• в плане счетов отсутствуют обе характеристики.

13. Организация аналитического учета: модели аналитического учета и их сравнительные характеристики, классификация справочников объектов аналитического учета. Организация связи синтетических и аналитических счетов.

Автоматизированные системы предоставляют пользователям развитые возможности по организации аналитического учета. Однако здесь, по сравнению с ручным учетом, имеются существенные различия по ведению аналитической информации. Если при ручном учете возможности ведения аналитики предопределены структурой используемых накопительных регистров, то в системах компьютерного учета таких ограничений нет и потенциально существует возможность получать выходную информацию в любых аналитических разрезах. Конечно, эта возможность существует только потенциально и только тогда, когда используемая в программе модель системы счетов позволяет вести многомерный, многоуровневый аналитический учет. Одной из таких программ является "1С:Бухгалтерия 7.7". Имеющиеся здесь возможности дают пользователю большое число степеней свободы по организации аналитического учета в зависимости от специфики решаемых задач.

Аналитический учет в "1С:Бухгалтерии 7.7" может быть организован двумя способами. Первый предполагает использование многоуровневой системы субсчетов. Например, к счету 68 ("Расчеты по налогам и сборам") могут быть открыты субсчета первого уровня 68.1, 68.2 и т.д., соответствующие конкретным видам налогов. В свою очередь, к каждому открытому субсчету первого уровня могут быть открыты субсчета второго уровня, например, для разделения сумм федерального и местных налогов. К субсчету второго уровня можно открыть субсчета третьего уровня и т.д. Число уровней субсчетов, практически неограничено и лимитируется только длиной кода счета, которая определяется при конфигурировании системы.

Если какой-либо счет или субсчет любого уровня имеет подчиненные субсчета, то он считается счетом-группой. Счет-группу нельзя использовать в проводках непосредственно. Здесь могут указываться только субсчета конечного уровня, то есть не имеющие подчиненных субсчетов. Это позволяет избежать появления в отчетах расхождения между итогами по субсчетам и по счету в целом.

Установление взаимосвязи синтетических и аналитических счетов в системах автоматизации бухгалтерского учета выполняется тремя основными способами, которые определяются различиями в организации аналитического учета и применяемой модели аналитического учета. 
Первый способ используется в системах с моделью типизированных аналитических счетов. Здесь для увязки синтетического счета с аналитическим счетом достаточно при описании первого в Плане счетов сделать только ссылку на тип аналитического счета в характеристике "наличие аналитического учета по счету/субсчету". Наличие такой ссылки приводит к автоматическому наследованию синтетическим счетом всех экземпляров аналитического счета данного типа. 
При втором варианте к каждому синтетическому счету могут быть привязаны аналитические счета нескольких типов. В справочнике счетов/субсчетов каждому из них сопоставляется несколько типов аналитических счетов. Реализуется схема: один синтетический счет ? несколько типов объектов аналитического учета (рис.3. 17). Здесь также один и тот же тип аналитических счетов может сопоставляться нескольким синтетическим счетам.

Третий способ основан на контекстном установлении взаимосвязи непосредственно при формировании записей о хозяйственных операциях. При этом способе аналитические счета заранее не увязываются с синтетическими счетами. В Плане счетов эта зависимость не отражается. Взаимосвязи же аналитических и синтетических счетов выявляются программой на основе анализа данных, включаемых в записи о совершенных хозяйственных операциях.

14. Создание и ведение прочих справочников условно-постоянной информации. Настройка программно-технических параметров ИС БУ. Ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам на момент начала эксплуатации ИС БУ.

В бухгалтерских комплексах и корпоративных информационных системах, где четко разделены работы по участкам учета, различают общие и локальные справочники.

Общие справочники доступны для всех участков учета. Они могут использоваться и пополняться всеми учетными работниками бухгалтерии, имеющими права доступа к таким справочникам. Права доступа при этом могут быть разными: на просмотр, запись, корректировку, удаление. К таким справочникам могут быть отнесены, например, справочник структурных подразделений предприятия, справочник сотрудников предприятия, справочник допустимых корреспонденций и др.

Локальные справочники используются на отдельных участках учета. Эти справочники, обычно, не доступны рядовым бухгалтерам других участков учета. В то же время при наличии соответствующих прав доступа элементы локальных справочников могут быть скопированы из справочников смежных разделов учета.

Объекты аналитического учета, хранящиеся в справочниках, предварительно классифицируются и кодируются. Классификация преследует цель упорядочить некоторое множество объектов в соответствии с установленными признаками их сходства и различия. Упорядоченный перечень всех позиций множества одноименных объектов образует номенклатуру. Каждой конкретной позиции номенклатуры присваивается условное обозначение – код. Код образуется по определенным правилам. Совокупность правил, по которым строится кодовое обозначение, носит название система кодирования. Различают порядковую, серийную, позиционную, комбинированную системы кодирования. Систематизированный свод наименований однородных объектов и их кодовых обозначений образует классификатор.

Используемые в АИС-БУ классификаторы бывают трех типов:

• общегосударственные;
• отраслевые;
• локальные.

Общегосударственные классификаторы разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны. Создано около четырех десятков таких классификаторов. Применяемые в АИС-БУ общегосударственные классификаторы условно могут быть подразделены на 4 группы:

• Классификаторы трудовых и природных ресурсов, в том числе "ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" (ОКПДТР).
• Классификаторы структуры отраслей (ОК отраслей народного хозяйства – ОКОНХ), органов управления (Система обозначений органов государственного управления – СООГУ), административно-территориального деления (Система обозначений административно-территориальных объектов – СОАТО), предприятий и организаций (ОКПО), организационно-правовых форм (КОПФ).
• Классификаторы продукции (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции – ОКПСП, ОК строительной продукции – ОКСП).
• Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), системы обозначений единиц измерения (СОЕИ) и т.д.
• Идентификационные номера налогоплательщиков (ИНН), идентификационные номера плательщиков пенсионного фонда.

Отраслевые классификаторы – создаются для систематизации и кодирования специфичной для отрасли информации. Они едины для данной отрасли деятельности. Примерами могут служить классификаторы статей производственных затрат, причин отклонений от нормативных затрат, видов оплат и видов удержаний по заработной плате и др.

Локальные классификаторы – разрабатываются для конкретного предприятия и утверждаются руководством этого предприятия.

Приступая к созданию классификаторов для конкретного предприятия, следует, прежде всего, выяснить, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы могут и должны быть использованы в АИС-БУ.

Такие классификаторы, как ОКУД, ОКПО, ОКОНХ, КОПФ, СОЕИ используются при заполнении форм финансовой отчетности документов, ИНН – при заполнении налоговых деклараций и в платежных документах.

В разработке локальных классификаторов непосредственное участие принимает пользователь, например бухгалтер. Именно он должен, иногда совместно с разработчиком, определить признаки классификации, составить номенклатуру, закодировать ее позиции и ввести в компьютер созданный классификатор. Если компьютерная система бухгалтерского учета является частью корпоративной информационной системы предприятия, то при создании классификаторов соблюдается системный подход. Классификаторы разрабатываются в целом для предприятия и применяются при решении разных, а не только учетных задач. Естественно, что некоторые из классификаторов такие, как классификаторы счетов/субсчетов, материально-ответственных лиц используются только бухгалтерией.

В компьютерной технологии каждый справочник объектов аналитического учета хранит сведения о множестве однотипных объектов, например сотрудниках предприятия, контрагентах, номенклатуре продукции и товаров. Каждая запись справочника – это конкретный объект или элемент справочника. Элемент справочника включает несколько взаимосвязанных реквизитов: обязательных и дополнительных. Обязательными реквизитами записи являются "код" и "наименование" объекта. Дополнительные реквизиты характеризуют данный объект аналитического учета. Например, запись справочника "Контрагенты" содержит не только код и наименование контрагента, но и сведения о его банковских реквизитах, юридическом адресе, идентификационном номере налогоплательщика и т.п.

При вводе нового элемента (записи) в справочник ему автоматически присваивается новый код. Однако, как правило, система позволяет изменить этот код, например в тех случаях, когда требуется использование общегосударственных, отраслевых или локальных классификаторов для кодирования объектов учета.