Построение информационных систем бухгалтерского учета

Построение информационных систем бухгалтерского учета.

 

1. Понятие автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета в коммерческих организациях.

 

Чтобы предприятие было работоспособным в современных условиях, необходимо правильно выбрать программный продукт информационной системы бухгалтерского учета.

Информационная система бухгалтерского учета – это комплекс, который включает в себя оборудование: коммуникационное и вычислительное, программное обеспечение, ресурсы информации, а также лингвистические средства и необходимый для этого персонал, так как часть функций управления и обработки данных выполняется человеком, а не только компьютерами. При этом важно, что информационные системы бухгалтерского учета  отражают и отраслевые способности деятельности предприятий, и для целей управления на местном уровне. Для информационной системы бухгалтерского учета требуется несколько основных базовых компонентов: программное обеспечение, информационная база объекта управления, пользователи и вычислительные системы.

 

 

 

2. Принципы и особенности построения современных ИС БУ.

 

Когда проектируются информационные системы бухгалтерского учета, необходимо помнить, что существуют свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, такие как принципы и особенности ее построения:

1. Принцип первого лица –  предполагает определение права  принятия окончательного решения  и порядка ответственности на  любом уровне производства и  управления.

2. Принцип надежности – показывает  надежность информационной системы  бухгалтерского учета (показывается  с помощью различных способов, например, дублирования структурных  элементов системы, информации).

3. Принцип непрерывного развития  - заключается в возможности системы  расширяться и при этом не  проводить какие-то серьезные  изменения.

4. Принцип экономичности – его  сущность выражается в том, что  расходы на информационные системы  бухгалтерского учета не буду  превышать выгоды от ее использования.

5. Принцип совместимости – заключается  в том, что информационные системы  бухгалтерского учета должны  обслуживать люди подготовленные к этой работе.

 

3. Компьютерная форма бухгалтерского учета.

 

Компьютерная форма бухгалтерского учета на современном этапе предполагает использование компьютерных и вычислительных сетей. Ее практическое применение и успешность этого применения зависит от выбора организационных форм использования и набора используемых технических средств. Все это позволяет автоматизировать рабочее место бухгалтера и процесс регистрации хозяйственных операций поднять на совершенно новый уровень. Информация вводится один раз, что позволяет обеспечить единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс. Все это достигается с помощью различных компьютерных программ.  В технологическим процессе обработки данных при данной форме учета выделяют три этапа:

- начальный: сбор и регистрация  первичных данных для последующей  их обработки;

- далее происходит формирование  массивов этих данных на носителях, используемых в компьютерах, а  также осуществляется контроль за процессом обработки информации;

- заключительный этап: получение  результатов в виде регистров  синтетического и аналитического  учета, справок с бухгалтерских  счетов, информации на экране  монитора или получение данных  на запрос пользователя.

Компьютерная форма бухгалтерского учета позволяет оперативно получать данные по всем учетным процессам, которые характеризуют финансово-хозяйственную деятельность предприятия для дальнейшего совершенствования управления предприятием.

 

 

4. Структура ИС БУ.

 

Структуру информационной системы бухгалтерского учета можно представить, исходя из ее определения, следующим образом:

 

1. Оператор собирает данные, вручную  их обрабатывает и вводит эти  данные в систему.

2. Администратор проводит машинную  обработку данных, обеспечивает их хранение, обновление и поддержку в нужном рабочем состоянии.

3. Пользователь осуществляет поиск  нужной информации и формирует  выходные документы.

 

То есть, это выглядит как совокупность функциональных подсистем: сбора, ввода, обработки, хранения, поиска и распространения информации, или функциональная структура.

 

Кроме того, структуру информационной системы бухгалтерского учета можно также представить как совокупность различного обеспечения:

- техническое обеспечение;

- программно-математическое;

- лингвистическое;

- методико-организационное;

- информационное;

- кадровое обеспечение.

 

 

5. Основные концепции построения ИС БУ.

 

Разработка информационной системы бухгалтерского учета выполняется, как правило, для каждого предприятия отдельно, хотя у многих из них есть и общие специфические черты. Учитывать необходимо предметную деятельность предприятия, структуру предприятия.  Информационная система бухгалтерского учета разрабатывается как проект, потому как в каждом случае есть свои особенности. Общий процесс разработки можно рассмотреть с двух точек зрения:

1. По содержанию действий тех  людей, который занимаются разработкой.

2. По стадиям цикла разрабатываемой  системы или по времени. Это  рассматривается по терминам  циклов, стадий и этапов.

 

При разработке информационной системы бухгалтерского учета необходимо учитывает важные требования, к нему предъявляемые:

- простота использования (удобство  работы, система помощи, подсказки  и пр.);

- полнота и удобный уровень  автоматизации функций, который  должны быть одинаковыми в  любом пакете, автоматизация расчетов  должна быть высокой и позволять  производить перерасчеты за любой  период времени;

- настраиваемость пакета, которая предполагает наличие средств настройки на новые показатели, даже если они не были ранее предусмотрены;

- гибкость, открытость и системность программного обеспечения – это добавление в него новых данных и при этом не вносить изменения в структуру и вести бухгалтерский учет на всех его стадиях;

- универсальность и надежность  – можно вести бухгалтерский  учет на предприятиях различных  направлений деятельности и устойчивость  к отказам технических средств  или неправильных командам пользователя.

Все эти требования взаимосвязаны между собой.

 

6. Классификация ИС БУ, их сравнительная характеристика.

 

Информационные системы бухгалтерского учета классифицируются по нескольким признакам:

1. По степени автоматизации.
2. По характеру обработки данных.
3. По масштабности.

В первом случае информационные системы бухгалтерского учета могут быть трех видов:

- полностью автоматизированные – когда участие человека требуется только эпизодически;

- не полностью  автоматизированные – когда требуется постоянное участие человека;

          - ручные («без компьютера»). Такие системы существовать просто не могут, потому что существующие определения предписывают обязательное наличие в составе ИС аппаратно-программных средств Поэтому понятия «автоматизированная информационная система», «компьютерная информационная система» и просто «информационная система» являются просто синонимами.

По характеру обработки данных  информационные системы бухгалтерского учета  бывают двух видов:

- информационно-справочные, или информационно-поисковые. В них нет сложных алгоритмов обработки данных, а целью системы является поиск и выдача информации в удобном виде;

- решающие или информационные системы обработки данных, в которых данные подвергаются обработке по сложным алгоритмам. (автоматизированные системы управления и системы поддержки принятия решений).

По масштабности информационные системы бухгалтерского учета делятся на персональные, групповые и корпоративные.

Персональная  используется для решения некоторого круга задач одного человека.

Групповая ИС применяется для коллективного использования информации группой людей.

Корпоративная или система комплексной автоматизации предприятия предназначена для охвата всех информационных процессов предприятия, достигая при этом их полной согласованности.

 

 

 

7. Концептуальная модель обработки данных в ИС БУ.

 

Концептуальная модель обработки данных в ИС БУ предназначена для ведения бухгалтерского учета. Данная модель – это строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок.

Ведение бухгалтерского учета предусматривает выполнение бухгалтерских действий, которые выполняются единовременно в момент создания предприятия и текущих бухгалтерских действий, осуществляемых в каждом отчетном периоде. То же самое происходит и при внедрении компьютерной системы бухгалтерского учета, только при этом учитывается и то, что почти всегда система внедряется на действующем предприятии. Поэтому выделяют два этапа:

1. Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в эксплуатацию. Все работы, которые выполняются являются единовременными или разовыми. Вместе со специальными подготовительными работами, которые относятся к области компьютеризации (например, установка системы, настройка отдельных параметров, организация справочников и других), выполняются и другие, которые составляют процедуру ведения бухгалтерского учета – ввод начальных остатков, составление вступительного баланса на момент ввода системы в эксплуатацию. Среди специальных подготовительных работ выделяют организацию справочников и, прежде всего, справочников бухгалтерских счетов, субсчетов, аналитических счетов.

       Те факты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, которые уже произошли, находят отражение в первичных документах, которые подтверждают их законность и достоверность. Бухгалтерские действия по обработке данных документов включают стоимостную оценку фактов, идентификацию их по времени, классификацию в номенклатуре плана счетов конкретного экономического субъекта. Естественно, в системах компьютерного учета первичные бухгалтерские действия автоматизированы (за исключением идентификации фактов по времени) и зависят от реализуемой в системе технологии первой стадии учетных работ. В результате этих действий в информационной базе учета формируются и регистрируются входящие данные , то есть оформляются бухгалтерские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия.  
          В системах компьютерного учета в состав бухгалтерской записи наряду с основными реквизитами проводки входят дополнительные классификационные и идентификационные характеристики, подчеркивающие индивидуальность хозяйственной операции. Такую запись называют "расширенной проводкой". В общем случае она включает: дебетуемый счет; кредитуемый счет; основания проводки; классификационные реквизиты; идентификационные реквизиты.

В ряде программных продуктов используются многострочные проводки, в которых бухгалтерская запись может состоять из взаимосвязанных нескольких записей, в каждой из которых дебетуется или кредитуется один счет. Этот же принцип может использоваться при формировании записей на забалансовых счетах. 
 
Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название "бухгалтерская операция". Бухгалтерская операция с одной проводкой это лишь частный случай общего определения.

 

8. Жизненный цикл ИС БУ. Три стадии учетного процесса в ИС БУ.

 

При функционировании системы автоматизации учета процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий. Здесь выделяются три основные этапа, соответствующие трем стадиям учетного процесса: 
- документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы учета;

- обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и внутренних отчетов;

-завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др.