Построение информационных систем бухгалтерского учета

Справочники объектов аналитического учета могут иметь вид списка и могут быть структурированными.

Список – это простой перечень объектов аналитического учета. 
Структурированный справочник хранит, как правило, объекты аналитического учета, которые классифицированы согласно иерархической классификацией в соответствии с выделенными признаками. Например, материалы, разбиваются на группы, виды, артикулы.

Параметры аналитических счетов – это набор дополнительных реквизитов, которые характеризуют объект аналитического учета и которые отделяются от обязательных реквизитов при организации справочника объектов аналитического учета. Параметры счетов, как правило, сосредоточены в отдельном справочнике, подчиненном основному. Выделение дополнительных реквизитов в отдельный справочник обеспечивает более рациональную организацию информации и способствует ускорению поиска объектов аналитического учета.

В качестве параметров может выступать условно-постоянная информация: справочная, нормативная. Например, каждый объект справочника контрагентов может характеризоваться такими параметрами, как юридический адрес, расчетный счет и банковские данные, контактный телефон, фамилия руководителя и др. Каждый объект справочника основных средств характеризуется параметрами: код и норма амортизации, синтетический счет/субсчет, на который относятся амортизационные начисления, дата ввода объекта в эксплуатацию и т.п. 
Параметры могут использоваться не только для хранения условно-постоянной, но и для накопления и обработки переменной информации. В этом случае они выступают как своего рода накопительные регистры.

Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам. При внедрении АИС-БУ для обеспечения преемственности данных ручного и машинного учета необходимо ввести остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, начиная с которого предполагается вести компьютерный учет, и сформировать вступительный баланс. Эта работа выполняется после создания всех необходимых справочников.

Ввод начальных остатков в программах реализован, как правило, одним из следующих двух способов. Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета/субсчета. Когда по какому-то счету открыты аналитические счета, то программа откроет их список и для каждого из них надо будет задать начальный остаток. При этом способе обычно в процессе ввода ведется контроль равенства суммы дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение и не позволит покинуть таблицу ввода сальдо.

При втором способе начальные остатки вводятся в виде так называемых фиктивных проводок. В такой проводке в качестве основного указывается счет, по которому вводится остаток, а в качестве корреспондирующего счета вводится фиктивный счет. Сумма проводки определяет сумму начального остатка. Если к счету были заведены аналитические счета, то программа выдаст список аналитических объектов и заставит ввести сальдо по каждому из них также в форме фиктивных проводок. По аналитическим объектам, для которых предусмотрен количественный учет, программа предложит ввести не только сумму, но и количество. Проверить правильность ввода начальных остатков при этом способе можно путем составления оборотной ведомости, в которой конечное сальдо по фиктивному счету должно быть нулевым, а дебетовый и кредитовый обороты равны.

Важно правильно установить дату ввода начального сальдо. При первом способе дата ввода остатков соответствует первому числу начала года или квартала (месяца) внедрения системы. При втором способе – остатки необходимо вводить "задним числом", т.е. в период, предшествующий внедрению системы. Часто в этом случае требуется закрыть предшествующий период. При закрытии периода в качестве рабочего автоматически устанавливается следующий период (начало года, квартала) – тот, с которого начинается внедрение системы. Все введенные остатки переносятся на его начало.

Независимо от способа ввода в программах должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке: аналитические счета -> субсчета -> счет. Это означает, что при вводе остатков по объектам аналитического учета не следует вводить остатки по субсчету или счету, а при вводе остатков по субсчету – по счету, так как они будут рассчитаны автоматически. Если программа позволяет вводить данные, как по субсчету, так и по счету, а аналитические остатки заводятся в карточках каждого участка учета, то она должна обеспечивать контроль сходимости данных на всех указанных уровнях.

После того, как корректность ввода остатков не вызывает сомнений, можно сформировать и распечатать вступительный баланс на момент перехода на автоматизированный учет. 
Если система внедряется не с начала квартала (года), то для автоматизированного построения отчетности за квартал (год) необходимо ввести сальдо счетов за все предшествующие месяцы с начала квартала (года). Этого бывает достаточно, чтобы сформировать потом квартальную (годовую) отчетность. Иногда требуется последовательно закрыть все учетные периоды. 
На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгалтер может приступить к повседневной текущей работе.

Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняется ряд процедур технического характера для адаптации программных средств к конкретным техническим и операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю разнообразные средства эргономической настройки, в числе которых установка желаемой цветовой палитры экранных форм, функции переопределения структуры меню системы, "горячих" клавиш, звуковых сигналов и некоторые другие. Эти вопросы, хотя и важны, но носят частный характер.

15. Схемы документооборота, реализуемые в ИС БУ.  Требования к ИС БУ при работе с первичными документами.

В автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе в них данных, но и организовать оптимальную схему движения документов – документооборот, который бы поддерживал естественную технологию работы с документами. Как уже отмечалось в предыдущем параграфе, электронный документооборот рассматривается здесь только применительно к процедурам обработки операционных документов при осуществлении бухгалтерского и оперативного учета.

Документооборот – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения исполнения и сдачи в архив.

В настоящее время в зависимости от того, является ли АИС-БУ локальной или входит в состав комплексной информационной системы предприятия как ее компонент, сформировались два основных подхода при работе с операционными учетными документами.

Первый подход исходит из того, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе его лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подходу. Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.

При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется одна из следующих трех моделей документооборота:

• модель, в которой документ рассматривается как дополнение к хозяйственной операции;
• модель, в которой документ рассматривается как средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях;
• модель, в которой документ рассматривается как вспомогательный информационный объект.

Модель документооборота – это порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах.

Первая модель рассматривает документ как дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе – массиве информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами и отражению их данных в учетных информационных базах по схеме:возникновение хозяйственной операции -> запись в массиве информации о хозяйственных операциях) -> первичный документ.

О системах, использующих данную технологию, говорят, что они работают "от проводки". Центральным понятием в таких системах является понятие "хозяйственная операция", "проводка", а первичный документ трактуется лишь как выходная форма, которая является дополнением к хозяйственной операции.

При такой модели бухгалтер, обрабатывая входящие извне документы, преобразует их вручную или с помощью программы (например, аппарата типовых операций) в записи массива информации о хозяйственных операциях, которые отражаются в Журнале хозяйственных операций (рис.4.6.).

Только после ввода хозяйственной операции документ формируется автоматически, либо по запросу бухгалтера. Часть реквизитов в поля шаблона документа подставляются программой из введенной записи, а некоторые вводятся бухгалтером дополнительно. Сформированный документ можно отпечатать.

Здесь входящие документы отдельно в базе данных не регистрируются. Те документы, которые формируются программой, либо хранятся в привязке к тем записям, на основе которых были сформированы, но часто после печати вообще не сохраняются. Некоторые программы позволяют хранить документы в компьютерном архиве документов, но без связи с породившими их записями массива хозяйственной операцией.

Недостаток рассмотренной технологии заключается в том, что введенная запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной. Определяемые ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным. В реальных условиях часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями. Поэтому бухгалтер должен отслеживать записи, по которым был выписан документ, но не была совершена сама хозяйственная операция.

16. Журналы (картотеки) первичных документов и работа с ними. Организация массива бухгалтерских записей о хозяйственных операциях.

Данные о совершившихся и подтвержденных хозяйственных операциях в компьютерной системе хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях.

Массив информации о хозяйственных операциях – это совокупность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия, совершенных с начала использования компьютерной системы.

Этот массив является стержнем информационной базы любой автоматизированной системы бухгалтерского учета. Он содержит основные исходные учетные данные, которые в дальнейшем подвергаются логико-арифметической обработке в целях формирования результатных показателей для составления учетных регистров и бухгалтерской отчетности.

Данные этого массива отражаются в хронологических регистрах – журналах (книгах) учета хозяйственных операций. В них бухгалтер может просматривать все записи о введенных в систему операциях.

Данные о хозяйственных операциях вводятся либо непосредственно в журнал учета хозяйственных операций, через специальные экранные формы, либо автоматически, при проведении заполненных оправдательных документов.

Структура и содержание массива информации о хозяйственных операциях, как и журнала, отражающего его записи, могут быть разными. Это определяется тем, что именно вкладывается в понятие "запись" массива идеологией программы. Под записью может подразумеваться как бухгалтерская проводка, так и бухгалтерская операция. Бухгалтерские проводки массива могут быть связаны с породившей их операцией, но могут храниться и вне связи с ней.

В программном обеспечении бухгалтерского учета сведения о хозяйственных операциях могут храниться:

• в виде расширенных проводок;
• в виде бухгалтерских операций;
• в виде закодированных бухгалтерских операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки).

При первом способе хранения массив хозяйственных операций представляет собой набор проводок, которые явно не объединены по фактам хозяйственной деятельности (рис. 4.9). Этот способ характерен для многих систем, базирующихся на единой модели представления учетных данных. При этом, чем подробнее представлена информация классификационных и идентификационных полей расширенной проводки, тем более глубокую аналитическую работу в дальнейшем можно проводить с созданной базой данной, получая различные разрезы выходных документов в стоимостном и количественном выражениях, а также использовать ее в специальных расчетах.

При втором способе хранения массив информации о хозяйственных операциях хранит бухгалтерские операции, которые представляются двумя уровнями: заголовком операции и одной или совокупностью нескольких проводок, которые полностью отражают в учете хозяйственную операцию. В этом случае массив записей фактически разбивается на два иерархически связанных массива, в комплексе составляющих единое целое. В первом массиве хранятся заголовки проводок, а во втором – сами проводки, дополненные той информацией, которая является уникальной для каждой из них. Эти массивы программа представляет в двух взаимосвязанных регистрах: Журнале операций и Журнале проводок. Каждой операции первого журнала соответствует одна или несколько проводок второго журнала.