Отчет по практике в ООО «Кенон»

5.Документирование трудовых правоотношений.

         Распорядительная деятельность  органов управления включает  также решение вопросов подбора  и расстановки кадров, приема  граждан на работу, перевода на  другую работу и увольнение. Значение  кадровых документов определяется  тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. обязательное ведение кадровой документации на любых предприятиях предусмотрено Трудовым кодексом, инструкцией по ведению трудовых книжек и другими документами.  Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

      В зависимости от вида организации, численности её работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь.

      К документам по личному составу  относятся:

- заявление  о приеме, увольнении, переводе, трудовые  договоры;

- приказы  по личному составу ( о приеме, увольнении, переводе);

- трудовые  книжки ;

- личные  дела;

- личные  карточки формы Т-2;

- лицевые  счета по заработной плате  и др.

       Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению сохранности.

При поступлении  на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листовдокументов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на рабату. Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного договора. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным доровором.

           Увольнение работников организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам. Основанием для издания приказа по личному составу является заявление работника, истёкший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника. После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной карточке и в трудовой книжке.

       Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному составу: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

       Регистрируют приказы по личному  составу в специальных журналах  или на регистрационных карточках,  заносят следующие данные: дата приказа, регистрационный номер приказа, содержание приказа, кем подписан приказ. На основании КЗоТ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нём лиц под расписку. Это условие становится особенно важным при решении трудовых конфликтов. Необходимо не только правильно составить текст документа, но и юридически грамотно его оформить.

      Трудовой договор (приложение 14)  – соглашение между работодателем  и работником, в соответствии  с которым первый обязуется  предоставить второму работу  по обусловленной трудовой функции,  обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Реквизиты трудового контракта: наименование вида документа; дата; регистрационный номер документа; место составления; текст; подписи; печать. В трудовом договоре указывают: фамилию, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор. Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), на время выполнения определенной работы. Трудовые контракты включают в состав личных дел.

          Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности граждан. Приём на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается. На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности). На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; сведения об образовании и сведения о профессии, специальности.

       На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесённой информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации. На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. При любых изменениях (при повышении разряда, изменении названия должности). Это должно быть внесено в трудовую книжку работника.

       Любая запись в трудовую книжку производится в соответствии с приказом по личному составу аккуратно, без помарок. Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью.

       В случае заполнения всей трудовой  книжки к ней подшивают вкладыш,  на самой книжке делается подпись «Выдан вкладыш серия_№_». При утере трудовой книжки работнику выдаётся дубликат, при этом в правом верхнем углу титульного листа делают запись «Дубликат».

       Трудовые книжки хранятся в  отделе кадров организации, в  сейфе. При необходимости работник может получить трудовую книжку с записью об увольнении. Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и  печатью.

      В ООО «Кенон» ведётся Книга учёта движения трудовых книжек (приложение15) и вкладышей в них. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

    Личная  карточка (форма Т-2, приложение 16) заводится после подписания приказа по личному составу на работников, принятых на постоянную или временную работу. Её заполняет работник отдела кадров организации в одном экземпляре на основании представленных документов паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию.

    Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов: общие сведения; сведения о воинском учёте; назначения и перемещения; отпуска; дополнительные сведения; дата и причина увольнения.

    Все сведения заносятся в личную карточку без сокращений. В графе «Общие сведения» указываются: фамилия, имя, отчество работника; дата и место рождения; образование; общий и непрерывный стаж работы; семейное положение; паспортные данные; домашний адрес и телефон. Заканчивается эта графа личной подписью работника.

    Данные  о военнообязанных и призывниках  заносят во второй раздел личной карточки. Третий раздел карточки содержит записи о назначении, перемещениях по службе и увольнении. При этом каждая запись визируется работником. В четвёртом разделе фиксируются отпуска (все виды) с указанием их дат и ссылкой на номер и дату приказа по личному составу.

    В разделе «Дополнительные сведения»  делают отметки о наличии второй профессии, результатах аттестации, другие сведения. При увольнении работника из организации в личной карточке обязательно заполняется отметка о дате и причинах увольнения.

    Личные  карточки работников должны хранится в сейфах. При оформлении карточек для хранения в архиве их подшивают в отдельное дело с обязательной внутренней описью.

    Личное  дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о  трудовой деятельности работника. Формируются  личные дела после издания приказов по личному составу на руководящих  работников, ведущих специалистов. Для других категорий работников достаточно оформлять личные карточки.

    В личные дела помещают следующие документы: заявление о приёме на работу, анкету, автобиографию (или личный листок по учёту кадров), копии документов об образовании, копию документа или выписку из него об утверждении в должности, характеристику, рекомендательные письма, трудовой контракт, копию приказа о приёме на работу.

    В связи с длительным сроком хранения личных дел все его документы  должны быть тщательно оформлены и расположены внутри дела в хронологическом порядке. Личное дело должно иметь внутреннюю опись. Личные листки по учёту кадров представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении и др.

    Оформляют листки по учёту кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании. Ответы должны быть правильно сформулированы, полные, без исправлений и сокращений. При заполнении карточки не разрешается делать пропуски и писать слово «нет». Заполняют и подписывают личные листки по учёту кадров лица, поступающие на работу. Иногда листок по учёту кадров заменяет анкету.

    Поощрения за труд.

    Работодатель  поощряет работников, добросовестно  исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдаёт премию, награждает ценным подарком, почётной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

    Дисциплинарные  взыскания.

    За  совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор; увольнение по соответствующим основаниям.

    Федеральными  законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. Не допускаются применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                          Список использованной литературы. 

    1.Андреева, В.И. Делопроизводство: организация  и ведение: учебно – практическое  пособие/В.И. Андреева. – 2-изд., переработанное  и дополненное. - М.:КНОРУС, 2007.-248с. 

    2.Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учеб. для ВУЗов/ Т.В.Кузнецова [и др.]; под ред. Т.В. Кузнецовой.-М.:ЮНИТИ-ДАНА,2002.-359с.

    3.Документирование  управленческой деятельности/В.В.  Маковецкий [и др.]; под ред. В.В. Маковецкого.-М.: КолосС,2005.-176с.

    4.Кирсанова, М.В.  Современное делопроизводство: Учеб. Пособие./ М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М; Новосибирское соглашение,2005.-312с.

    5.Федеральный  закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ  «О бухгалтерском учёте»