Отчет по практике в ООО «Кенон»

  2.Авторский  признак (по названию авторов  документов дела).

  3.Корреспондентский  признак (по названию корреспондента).

  4.Предметно  – вопросный признак (в дело  группируются разные документы,  относящийся к решению одного вопроса).

  5.Географический  признак (документы разных корреспондентов  группируются в дело по территориальной  расположенности авторов).

       В ООО «Кенон» документы формируются в дела в основном по номинативному признаку.

       С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определённой последовательности:

  -в  хронологической последовательности (по датам создания или поступления  документов) формируются в дела  приказы, решения, служебные письма, телефонограммы и т.п.

  -в  порядке алфавита по фамилиям  группируются в самостоятельные  дела лицевые счета по зарплате, анкеты и т.п.

  -по  номерам в дела подшиваются  накладные, квитанции, и др. документы.

  -в  вопросно–логической последовательности подшиваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой документа.

       При формировании дел соблюдаются  следующие основные правила:

   1.В дело помещают только исполненные  документы. При этом документы  должны быть правильно оформлены.

   2.Формируют дело из документов  одного календарного года. В организациях  исключения могут составлять  следующие дела: переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год); личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого–либо лица в данной организации).

   3.Отдельно в дела группируются  документы постоянного и временного  сроков хранения.

   4.В дело подшивают документы-подлинники  в одном экземпляре. Если в  дело подшивается копия документа,  то она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.

   5.Документы, относящиеся к решению  одного вопроса, группируются  в одно дело.

   6.В дело помещают основные  документы и приложения к ним.  Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.

   7.Документы, имеющие гриф ограничения  доступа к документу, оформляются  в дела отдельно от остальных  документов организации.

       Объём дела не должен превышать  250 листов. Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твёрдую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается: название организации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре дел; заголовки дела по номенклатуре дел; дата (указание года формирования дела); количество листов (сведения заполняются в конце календарного года); срок хранения документов (в соответствии со статьёй перечня).

       Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.

       Перед сдачей дел в архив  проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов  организации проводится постоянно  действующей экспертной комиссией, которая создаётся приказом руководителя организации.

       В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению. Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.

           Оформление дел.

  1.Документы  в деле располагают в хронологической  последовательности (с января по  декабрь делопроизводственного года).

   2.Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает  сохранность и порядок расположения  документов.

   3.Составляется заверительная надпись  дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме.

   4.Составляется внутренняя опись  документов дела. Она содержит  сведения о порядковых номерах  документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

   5.Дело прошивается или переплетается в твёрдую обложку. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.

   6.Оформляется обложка дела.

       На дела, завершённые делопроизводством,  отобранные на хранение, составляются  описи дел. Опись дел – это  систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются отдельно на:

  -дела  постоянного хранения;

  -временного (свыше 10 лет) хранения;

  -дела  по личному составу;

  -дела, состоящие из специфических документов (научные отчёты, судебные дела  и др.);

  -служебные  ведомственные издания.

       Перед занесением заголовков  дел в опись проверяют качество  формирования и оформления дел,  соответствие количества дел,  вносимых в опись, количеству  дел по номенклатуре организации.  Обнаруженные недостатки устраняются. Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения.

       Графы описи оформляются в  точном соответствии с теми  сведениями, которые вынесены на  обложку дела. В конце описи  делается итоговая запись, в которой  указывают количество дел, номера  первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает её руководитель структурного подразделения.

       Передача дел в ведомственный  архив производится по описям  дел. При передаче дел в конце  каждой описи указывается количество  дел, номера отсутствующих дел, дата приёма передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

       Дела временного хранения передаче  в ведомственный архив не подлежат. Дела хранятся в структурных  подразделениях или централизованно  службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

       На документы, отобранные к  уничтожению, составляется акт  о выделении к уничтожению  документов на дела всей организации.  Дела включаются в акт, если  срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт.

       Постоянное хранение документов  предприятия – это комплекс  организационных, информационных, технических  и иных мероприятий, нацеленных  на обеспечении оптимальных условий  и рационального размещения, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов. Обеспечивающих эффективную повседневную работу с ними и одновременно исключающих их утрату (порчу).

       В процессе управления постоянным  хранением документов решаются  следующие основные задачи:

  -создание  и поддержание оптимальных условий  хранения документов;

  -рациональное  размещение документов в процессе  хранения;

  -выдача документов во временное пользование и их обратный приём в места хранения;

  -контроль  за наличием и состоянием документов, находящихся на хранении;

  -учёт  документов, состоящих на хранении;

  -комплектование  архива документами, подлежащими  хранению,

  -экспертиза  ценности документов, состоящих  на хранении.

       Создание и поддержание оптимальных условий постоянного хранения документов обеспечивается:

  -предоставлением  подходящих для этой цели по  своим эксплуатационным характеристикам  помещений;

  -надлежащим  оборудованием указанных помещений;

  -применением  и модернизацией средств создания  и поддержания оптимальных режимов постоянного хранения документов;

  -применением  и модернизацией специальных  средств постоянного хранения  документов.

       Организация рационального размещения  документов в процессе их постоянного  хранения. В соответствии с основными правилами работы государственных архивов документы располагаются в хранилищах: в соответствии с учётной документацией; в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение, а также оперативный поиск; в пределах групп хранения.

       Общий порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Архивные документы располагаются в основных или вспомогательных средствах хранения.

       Выдача архивных документов во  временное пользование и их  обратный приём организуются  в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов. В процессе хранения в архиве документы, а так же описи на них могут выдаваться во временное пользование: работникам предприятия; работникам архива; лицам, представляющим другие предприятия – на основании гарантийного письма или запроса.

       Организация контроля за наличием и состоянием документов, находящихся на постоянном хранении. При этом в качестве основных самостоятельных направлений контроля следует выделить: контроль наличия состоящих на хранении документов; контроль состояния находящихся на хранении документов; контроль сохранности документов, выданных во временное пользование.

       Эффективность контроля за наличием  и состоянием архивных документов  во многом зависит от организации  учётной работы в архиве. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов учёт документов заключается в: определении количества и состава документов, поступающих в архив, в установленных учётных единицах; фиксации (отражении) количества и состава документов, поступающих в архив, в соответствующей учётной документации. Комплектование архива документами, подлежащими постоянному хранению – это систематическое пополнение архива соответствующими документами. Комплектование архива документами, как это предусмотрено Основными правилами работы государственных архивов, включает: определение источников комплектования; определение состава документов, подлежащих приёму на постоянное хранение; приём и передачу документов на постоянное хранение.

       Экспертиза ценности документов, состоящих на архивном хранении предприятий, перед передачей их на постоянное хранение в государственный (ведомственный) архив. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

       С переходом делопроизводства  на компьютезированные технологии  встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблемуупорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.