Отчет по практике в ООО «Кенон»

       Были рассмотрены некоторые виды распорядительных документов в ООО «Кенон» и изучены реквизиты, которые используются при их составлении. В приказе по ООО « Кенон» присутствуют следующие реквизиты:

   1.Наименование организации (указывается  на бланке в именительном падеже)

   2.Наименование вида документа (должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия).

   3.Дата документа (обязательный реквизит всех видов документов, он обеспечивает юридическую силу документа, датой документа может быть дата его подписания, утверждения, согласования, самого события, которое зафиксировано в документе).

   4.Место составления или издания  документа (этот реквизит указывают  в том случае, если невозможно  по реквизиту «Наименование организации»  определить место составления или издания документа).

  5.Текст  документа (содержание управленческих действий в документах передаётся через текст, который является основной содержательной частью; текст может быть посвящён одному вопросу или нескольким; информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной, её излагают в краткой, убедительной и корректной форме).

   6.Подпись (обязательный реквизит  любого документа, обеспечивающий  его юридическую силу, подписывают  управленческие документы руководители организаций или замещающие их должностные лица).

       Итак, после знакомства с документами  (приказами), можно сделать вывод, что на них не хватает многих реквизитов, таких как: резолюция, отметка о наличии приложения, отметка об исполнении документа и направления его в дело, печать. Эти реквизиты общество «Кенон» не использует при составлении приказов.

         Принятие обоснованных управленческих решений основано на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информацию о фактическом положении дел в системе управления получают из различных источников, но важнейшие среди них – информационно-справочные документы. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным. Они не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные, а представляют сведения, побуждающие принять определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, они продвигаются снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, затем к заместителю руководителя организации или руководителю организации. К основным информационно-справочным документам относят следующие: протокол, докладную записку, предложение, объяснительную записку, представление, переписку(служебное письмо, телеграмму, телефонограмму, телекс, факсограмму, электронное сообщение), акт, справку, сводку, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.

      Акты, объяснительные записки, докладные  записки, служебные записки могут  служить основанием для издания  приказов (распоряжений) по личному  составу. Акт – это документ, составляемый группой лиц(преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товорно-материальных ценностей и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение. Главное в любом акте – установление фактического состояния дел и правильное их отражение в акте.

              Докладная записка (приложение 6) – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Составляется как по личной инициативе автора(должностного лица), так и по указанию(письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

       Объяснительная записка – документ, объясняющийпричины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Ее оформляют на стандартном листе бумаги и адресуют конкретному должностному лицу. Основные реквизиты – наименование структурного подразделения, вид документа, дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.     

      Служебная записка (приложение 7) – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения (составляются по вопросам материально – технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.)

       Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.   Служебные письма – это один из самых распространённых документов, ведь именно письма соединяют организацию – автора с другими учреждениями. Важно, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а также оно должно отвечать всем требованиям этики деловой переписки. Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требованиям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром – образцом, принятым для данной разновидности документов.    Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных документов. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть: кратким, полным, точным и объективным, корректным по форме. Существуют различные классификации служебных писем. В основном письма разделяются на входящие и исходящие, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претензия и т.п.), и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.).

     Под первичным документом понимается письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операций может быть зафиксирована на разных материальных носителях. К первичным относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции). В процессе прохождения практики были изучены приходный (приложение 8) и расходный (приложение 9) кассовые ордера. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразделения, дата, корреспондирующие счета, наименование юридического или физического лица, от которого получены денежные средства, сумма, указанная цифрами и прописью, с выделением в том числе НДС, основание, подписи главного бухгалтера и кассира. Обязательными реквизитами расходного кассового ордера являются номер и дата составления документа, наименование организации, корреспондирующие счета, сумма цифрами и прописью, наименование юридического или физического лица, которому выданы денежные средства, основание выдачи денег, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя, его подпись, а так же подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира.

          Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по зароботной плате). Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.2 (приложение 10).

Так же был рассмотрен путевой лист грузового автомобиля (приложение 11).

         Регистры бухгалтерского учета – носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или сводных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и от ражения ее на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Регистры бухгалтерского учета классифицируют по следующим признакам: 1) назначению (хронологические, систематические, комбинированные); 2) содержанию записей (синтетические, аналитические, универсальные); 3) форме (книги, карточки, журналы, свободные листы); 4) способу построения (однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные); 5) способу заполнения (используемым техническим средствам). 

3.Организация и автоматизация работы с документами. 

      Документооборот  предприятия – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Их несвоевременная обработка может привести к отрицательным последствиям, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи материалов для исполнения необходимо уделять большое внимание.

       Правильно и рационально организованный  документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

       Обычно порядок движения (перемещения)  документов предприятия регламентируется: схемой документооборота и маршрутами движения (перемещения) документов; инструкцией по делопроизводству; табелем унифицированных форм документов; положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам предприятия, допущенным к работе с теми или иными документами.

       Перечисленные документы, как правило, разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководителем предприятия для установления единого порядка движения документов по соответствующим документационным потокам.

       Документация предприятия состоит из трех документопотоков:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие  (отправляемые) документы;

- внутренние  документы.

Документопотоки различаются по составу, величине, обработке  и движению документов.

     Документация за год составляет  объем документооборота предприятия. Эта величина используется для определения необходимой численности персонала, занимающегося делопроизводством; расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства; оценки загруженности аппарата управления (так как всем его работникам приходится иметь дело с документами).

      В технологической цепочке обработки  и движения документов выделяют  следующие основные этапы:

- прием  и первичная обработка документов;

-предварительное  их рассмотрение и распределение;

- регистрация;

- контроль  за исполнением;

- информационно-справочная  работа;

- отправка.

      В крупных предприятиях прием  и первичная обработка документов  могут осуществляться самостоятельным  структурным подразделением ( канцелярия, общий отдел, экспедиция, секретариат и т.д.), а в небольших организациях – отдельным сотрудником. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

     В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

- проверяется  правильность доставки. Ошибочно  доставленная документация возвращается  на почту для пересылке адресату.

- проверяется  целостность упаковки, сохранность  печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплексность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений об этом сообщают отправителю.

- при  получении машиночитаемых документов  обрабатывается только сопроводительная  документация, машинные носители  в упаковкепередаются по назначению.

-  Как  правило конверты уничтожают. Сохраняют  только в тех случаях, когда  на документе отсутствует обратный  адрес и др.

- Документы  с пометкой «лично» не вскрываются,  а передаются адресату.

- Экспедиция  ведет учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении.

- документы  сортируют по структурным подразделениям.

- процесс  первичной обработки заканчивается  раскладкой рассортированных документов  по ячейкам сортировочного шкафа.

      От распределения документов зависит прямоточностьих движения и скорость доставки конкретному исполнителю, то есть оперативность решения вопросов. Эту работу проводит сотрудник специального подразделения, занимающегося делопроизводством, или секретарь. Работник должен хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между их сотрудниками. Его  задача – освободить руководителя предприятия от излишнего потока документов по второстепенным вопросам. Обработка, распределение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления. Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, с него снимают копию или устанавливают очередность исполнения.