Отчет по практике в ООО «Кенон»

      Регистрация документов – фиксация  факта их создания или получения путем присвоения порядковых номеров и записи установленных сведений. Осуществляется с целью учета документов, контроля за их исполнением и проведения справочной работы. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Регистрация документа – это снятие показателей (реквизитов) для создания базы данных учреждения. Из документов выписываютя, как правило, следующие сведения: дата поступления, входящий №, дата документа, индекс документа, автор, заголовок, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения, № дела. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная.

       Исходящие документы – это те документы, которые предприятие направляет другим предприятиям, организациям, учреждениям, Наиболее распространёнными примерами исходящих документов являются:

  -документы,  адресованные федеральным, территориальным,  местным и ведомственным органам управления (доклады об исполнении поступивших ранее на предприятие распоряжений, приказов и т.п.)

  -документы,  адресованные органам законодательной,  исполнительной и судебной власти (иски, кассации и др.)

  -документы,  адресованные прочим предприятиям, организациям и учреждениям (например, в порядке согласования содержания того или иного документа, как проекты планов, договоров и др.)

  -документы,  адресованные партнёрам предприятия  в лице других предприятий,  организаций и учреждений (деловые  письма)

  -документы,  адресованные общественным организациям  или представляющим их общественным  деятелям (ответное письмо на  обращение, запрос и т.п.)

  -документы,  адресованные отдельным гражданам  (ответное письмо на заявление,  жалобу, просьбу и т.п.)

       Исходящие документы доставляются адресатам по тем же каналам связи, что и входящие документы.

       Каждая организация в процессе  своей деятельности создаёт массу различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей.

       Исходящие документы. Отправляемые организацией по другим адресам. Имеют следующий порядок прохождения:

  -составление  проекта документа;

  -изготовление документа;

  -визирование  проекта документа, его согласование (при необходимости);

  -подписание (утверждение) документа;

  -регистрация;

  -оправка  документа адресату.

       Проект документа составляется  специалистом, способным по своей  квалификации разбираться в необходимых  вопросах. Все данные, входящие в  проект документа, должны быть  тщательно проверены.

       После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.

       Тщательно подготовленный проект  документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату. Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

       Неоформленные или неправильно  оформленные документы возвращаются  исполнителю. В ООО «Кенон» все входящие и исходящие документы регистрируются в «Журнале регистрации входящих и исходящих документов» (приложение 12).

       Внутренние документы – это документы, циркулирующие исключительно внутри предприятия (между его структурными подразделениями и должностными лицами) и соответственно предназначенные для документирования внутренней деятельности предприятия. Наиболее распространёнными примерами внутренних документов являются приказы (по основной деятельности и по кадрам), а также служебные записки, в том числе: пояснительные записки; докладные записки; информационные записки (меморандумы); аналитические записки; записки о состоянии дел за период времени; записки – расчёты; записки – резюме; записки – разрешения; объяснительные записки; инструкции; правила и др. документы.

       Порядок прохождения внутренних  документов:

  -подготовка  предварительного (чернового) варианта;

  -редактирование и корректирование чернового варианта текста документа;

  -согласование  уточнённого варианта текста  документа;

  -оформление  окончательного варианта текста  документа;

  -утверждение  (подписание) документа;

  -регистрация  документа;

  -передача  рабочих экземпляров документа  соответствующим лицам для руководства  в практической деятельности;

  -помещение  контрольного экземпляра документа  в дело;

  -последующее  хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

       Передача внутренних документов между структурными подразделениями предприятия должна осуществляться через лиц, ответственных за документационное обеспечение соответствующих подразделений с совершением об этом необходимых отметок в регистрационных формах (карточках, книгах, журналах и проч.). 
       Подготовка чернового варианта текста внутреннего документа производится ответственным исполнителем по указанию должностного лица предприятия, в инициативном порядке либо во исполнение ранее полученного документа.

       Редактирование и корректирование чернового варианта документа производится с целью уточнения его структуры и содержания, а также для

выявления и исключения из текста не устранённых  ранее ошибок.

       Согласование текста документа производится в случае, если изложение тех или иных положений документа требуют письменного выражения мнения. Оформление производится с целью внесения в текст проекта последних уточнений по результатам согласования уточнений.

       Проект документа, оформленный  надлежащим образом, передаётся для представления на подпись соответствующему лицу предприятия. Подписанный документ передаётся ответственным исполнителем на регистрацию. Контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утверждённой номенклатурой дел предприятия.

      Контроль за исполнением документов  подразделяется на контроль по  существу выполнения поручения  и контроль за сроками. Контроль  по существу осуществляет руководитель  предприятия или уполномоченный  им сотрудник. Он заключается  в оценке правильности и полноты решения вопроса. Контроль за сроками ведут сотрудники подразделения по делопроизводству или секретарь. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В документах, поступивших от вышестоящих организаций срок обычно указан. Изменение срока испролнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта; индивидуальные – руководителем, который их установил. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения задания, поручения, вопроса, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другогодокументированного подтверждения исполнения.

4.Систематизация и хранение документов. 

       Использованные в оперативной  деятельности предприятия для решения текущих вопросов документы становятся хранителями информации, неоходимость в которой может возникнуть вновь через определенное время. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшая классификация – группировка в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

      Чтобы правильно сформоровать  дела и обеспечить возможность  использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В нее включают все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения и других нормативных документах. Важнейшие требования к номенклатуре дел:

- охват  всех документов, получаемых и  создаваемыхв поцессе деятельности  организации;

- раздельная  группировка в дела документов  постоянного и временного сроков  хранения;

- конкретная  и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность влючения в дело документов, не соответствующихего содержанию и сроку хранения;

- систематизация  дел внутри разделов номенклатуры  в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Номенклатура  предприятия разрабатывается работником, ответственным за организацию работы с документами. Она уточняется в  конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается  и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

            Номенклатура дел бывает трех  видов: типовая, примерная, конкретная (или индивидуальная).

             Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

             Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный характер.

       Независимо от наличия типовой  и примерной номенклатуры дел  каждая организация обязана иметь  индивидуальную (конкретную) номенклатуру  дел. Конкретная номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации определённом календарном году. Она составляется для обеспечения порядка формирования и учёта дел в организации, намечает группировку исполнительных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учётным документом в делопроизводстве.

       В ООО «Кенон», как и в любой другой организации есть своя индивидуальная номенклатура дел (приложение 13).

.

       Формирование дел – отнесение  документов к определенному делу  и систематизация документов  внутри него.  Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильные и своевременные распеделение и подшивка документов обеспечивают на только возможность быстрого их поиска, но и сохранность, исключают их потерю. Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в подразделении, ведущем делопроизводство. Формирование дела осуществляют с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение года.  

                 Признаки доведения дел:

  1.Номинативный  признак (по названию разновидности  документов). Так формируются в  дела распорядительные документы, некоторые виды справочно – информационных  документов.