Организация управленческого учета по местам возникновения затрат и центрам ответственности

     Центр затрат — это структурное подразделение предприятия, руководитель которого отвечает только за затраты. Примером являются бухгалтерия и отдел кадров ЗАО «Сапиев». В рамках такого центра организуется планирование, нормирование и учет издержек с целью контроля, анализа и управления процессами их использования.

     Разновидностью  центра ответственности является центр  продаж — подразделение, руководитель которого отвечает только за выручку, но не за затраты. Центрами продаж в ЗАО «Сапиев» являются магазины. Взаимосвязи между затратами на функционирование такого центра и значением выручки практически нет, в связи с чем основным контролируемым показателем является выручка от продаж, а также определяющие ее показатели: объем сбыта, структура реализации и цена.

     Центр инвестиций — это подразделение, руководитель которого отвечает не только за выручку и затраты, но и за капиталовложения. Целью такого центра является не только получение прибыли, но и достижение рентабельности вложенного капитала, доходности инвестиций и увеличение паевого капитала.

     Для организации управленческого учета  в ЗАО «Сапиев» немаловажное значение имеет подразделение центров ответственности исходя из выполняем

мых ими  функций на основные и вспомогательные.

     Основные  центры ответственности занимаются непосредственной реализацией товаров. Их затраты напрямую списывают на себестоимость реализации. К ним относятся непосредственно магазины ЗАО «Сапиев».

     Вспомогательные центры ответственности существуют для обслуживания основных центров  ответственности. Затраты этих центров  сначала распределяют по основным центрам ответственности, а уже потом в составе суммарных затрат основных центров включают в себестоимость реализованных товаров. К таким центрам в ЗАО «Сапиев» относят отдел кадров, бухгалтерию и т.д.

     При определении центров ответственности, прежде всего, необходимо принимать  во внимание технологическую структуру  ЗАО «Сапиев», затем выделять ее горизонтальный и вертикальный разрезы.

     Первый  ограничивается кругом деятельности каждого  лица, ответственного за центр; второй предопределяет иерархическую лестницу правомочий лиц, принимающих управленческие решения. Каждый из центров ответственности может быть центром или затрат, или доходов, или прибыли, или инвестиций. В первом случае отчет составляют по расходам, во втором — по объему продаж (выручке), в третьем — по прибыли и в четвертом — по объему и срокам окупаемости инвестиций. Руководитель центра несет финансовую ответственность за принятие обязательства по выполнению заданий. При этом каждый центр выполняет самые различные функции (маркетинга, учета, контроля и т. п.). Это связано с тем, что объектом центра выступает человек, агент, администратор, а не определенно взятые функции или средства. Рассмотрение центров ответственности ЗАО «Сапиев» в горизонтальных и вертикальных разрезах позволяет сочетать централизованное руководство с максимально возможной инициативой руководителей структурных подразделений организации в интересах достижения общей цели. [23]

     Таким образом, центры ответственности — это определенное учение, новая психологическая трактовка учета, направления на организацию поведения администраторов. Ее цель — не столько контроль, сколько помощь администраторам в организации самоконтроля, ибо предполагается, что ни один человек

не станет нарушать выгодные для него цели и  критерии.

3.2. Распределение затрат по местам и центрам формирования

     В ЗАО «Сапиев» все затраты, произведенные в течение месяца, учитываются на счетах: 44 «Расходы на продажу», 26 «Общехозяйственные расходы», 96 «Резервы предстоящих расходов», 97 «Расходы будущих периодов» и др. Затраты группируются в разрезе этих счетов, экономических элементов, статей калькуляции, мест их возникновения и видов (групп) товаров.

     Фактическая себестоимость продажи товаров  в разрезе статей калькуляции отражается на счете 44 «Расходы на продажу». По дебету этого счета в течение месяца собираются все прямые и косвенные расходы, связанные с приобретением и реализацией товаров. В первичных документах указываются места возникновения затрат, наименования, виды и группы товаров и соответствующие статьи затрат. По дебету данного счета фиксируются также резервы предстоящих расходов и соответствующая доля расходов будущих периодов. [10]

     В конце месяца все затраты, учтенные по дебету счета 44 «Расходы на продажу», разграничиваются между реализованными за месяц товарами и их остатком на конец месяца. Для этого составляется специальный расчет по методу среднего процента в следующем порядке:

     1) определяется сумма прямых (транспортных) расходов, приходящихся на остаток  товаров на начало месяца и  осуществленных в текущем месяце;

     2) определяется сумма товаров, реализованных  в текущем месяце, и остатка товаров на конец месяца;

     3) определяется средний процент  прямых расходов отношением суммы  прямых расходов к сумме товаров;

     4) определяется сумма прямых расходов, относящихся к остатку товаров  на конец месяца. Для этого  средний процент прямых расходов  умножают на сумму остатка  товаров на конец месяца и  делят на 100.

     Сумма расходов, относящаяся к проданным  товарам, необходима для ис-

числения  финансового результата от реализации товаров в отчетном месяце, а сумма  издержек обращения на остаток товаров  — для исчисления фактической себестоимости остатка товаров на конец месяца.

     Учет  и распределение затрат по местам их формирования в ЗАО «Сапиев» осуществляется с применением метода прямого распределения. Расходы по каждому подразделению ЗАО «Сапиев» относятся на магазины пропорционально выбранной базе.

     В ЗАО «Сапиев» за базу распределения  принимается выручка, которую приносит каждый магазин. Эта база сохраняется неизменной в течение длительного периода, что отражено в учетной политике организации.

     Рассмотрим  в качестве примера распределение  затрат в ЗАО «Сапиев» за июнь 2010 г.

     По  данным бухгалтерского учета за июнь 2010 г. магазины ЗАО «Сапиев» принесли выручку в размере 105450 тыс. р., в том числе:

• магазин «Спутник №1» — 25380 тыс. р.;
• магазин «Спутник №2» — 28500 тыс. р.;
• магазин «Спутник №3» — 21870 тыс. р.;
• магазин «Спутник №4» — 29700 тыс. р.

     Прямые  затраты составили 5400 тыс. р., 6900 тыс. р.,  4500 тыс. р. и 5780 тыс. р. соответственно.

     Затраты отдела закупок составили 33000 тыс. р.; бухгалтерии — 2890 тыс. р.; юридического отдела — 5300 тыс. р.; складов — 13000 тыс.р.

     Для того, чтобы распределить указанные  затраты между магазинами, вначале рассчитывается доля каждого магазина в общей выручке ЗАО «Сапиев»:

     «Спутник  №1» — 24%;

     «Спутник  №2» — 27%;

     «Спутник  №3» — 21%;

     «Спутник  №4» — 28%.

     Далее в зависимости от полученных процентов  распределяются затраты 

остальных подразделений, что представлено в табл. 3.1.

     Таблица 3.1

     Распределение затрат ЗАО «Сапиев» по центрам формирования за июнь 2010 г.

     По  окончании распределения затрат между магазинами сумма затрат, понесенных за период, прибавляется к сумме остатка затрат на продажу на начало периода (месяца) по каждому магазину (в финансовом учете ЗАО «Сапиев» это сальдо счета 44 «Расходы на продажу» на начало месяца плюс дебетовый оборот по счету 44 «Расходы на продажу» (с учетом исправительных проводок) за месяц). Таким образом определяется сумма затрат, понесенных в течение отчетного периода, с учетом затрат, относящихся к товарным запасам на начало периода.

     Сумма расходов на продажу за период вычитается из предварительного сальдо по счету 44 «Расходы на продажу», и таким образом находится сумма затрат на продажу на конец периода. [21]

3.3. Внутренняя управленческая отчетность ЗАО «Сапиев»

     Как было уже отмечено, одной из основных функций управленческого учета  является обеспечение своевременной  и достоверной информацией лиц,

принимающих решения на всех уровнях руководства  и управления.

     Информация, получаемая в результате управленческого  учета, составляет коммерческую тайну  ЗАО «Сапиев». Она не подлежит опубликованию и носит конфиденциальный характер. Администрация ЗАО «Сапиев» самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность представления внутренней отчетности. Эта система учета не регламентируется государством.

     Вся сущность управленческого учета  сводится к проблеме определенного  агрегирования учетной информации в объеме, необходимом руководству, пользователям для принятия своевременных, обоснованных управленческих решений на различных уровнях коммерческой деятельности. При этом степень детализации учетной информации должна быть достаточной, но не избыточной. От того, насколько подробна и разностороння представляемая информация, зависит качество и своевременность принимаемых управленческих решений. То есть из всего потока учетной информации, поступающей к лицу, принимающему решения, должна выделяться информация, представляющая для него интерес.

     Управленческая  отчетность ЗАО «Сапиев» отвечает следующим  требованиям к внутренней отчетности:

• гибкая, но единообразная структура;
• понятность и обозримость информации;
• оптимальная частота представления;
• пригодность для анализа и оперативного контроля;
• непосредственно в отчетных формах приводится первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п.

     Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из

самой сути внутреннего управления и управленческого  учета. Информация обратной связи и контроля имеет достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем беспечивается информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности ЗАО «Сапиев» не может находиться в стадии перманентного изменения, она может измеиться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

     Гибкость  и единообразие внутренней управленческой информации в ЗАО «Сапиев» обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем отбираются и группируются в требуемом информационном контексте.

     То  же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет  получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных целей. Система информации в ЗАО «Сапиев» разработана так, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения.

     Понятность  и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма содержит только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение.

     Система управленческого учета и управленческой отчетности ЗАО «Сапиев» выполняет одну и самую важную задачу — предоставление информации, необходимой для принятия решений, в пригодном для использования виде. При этом применение специальных форм управленческой отчетности, отражающих ту или иную определенную сторону деятельности, позволяет не только получить ощутимые результаты, но и периодически оценивать качество информации и ее источники.

     Работники, ответственные за составление отчетов, регулярно анализиру

ют качество и источники информации по местам возникновения и центрам ответственности, а анализом сложившихся ситуаций занимаются руководители. Если отдельные показатели формируются целым рядом подразделений, то принадлежащая нескольким владельцам информация представляется в однородном