Организация учета, анализ и аудит основных средств

1.4  Аудит наличия, сохранности и использования  основных средств

Для осуществления своей деятельности предприятия должны иметь материальные условия и необходимые средства труда. На современном этапе развития важное значение приобретают вопросы эффективного использования и сохранности основных средств, чему способствует осуществление действенного контроля за состоянием и использованием этих объектов.

Главными задачами аудита сохранности, учета и использования основных средств на предприятиях являются проверки:

- обеспечения контроля за наличием, сохранностью и техническим состоянием основных средств;

- правильности отнесения предметов к основным средствам, их группировки по классификации, принадлежности и по характеру участия в производственном процессе;

- правильности оценки основных средств в учете;

- правильности оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных средств;

- правильности начисления и отражения в учете износа основных средств;

- выполнения плана ремонтов, их своевременности и качества;

- правильности и эффективности использования основных средств;

- правильности определения результатов от реализации и прочего выбытия основных средств;

- правильности отражения данных о наличии и движении основных средств в бухгалтерском учете и отчетности.

В ходе проверки также изучают объекты основных средств предприятия, устанавливают наличие излишних, неиспользуемых объектов и намечают меры по улучшению использования имеющихся основных средств.

 Сначала рекомендуется  выявить состояние хранения и сохранности основных средств в цехах и других внутрихозяйственных подразделениях. В ходе решения этой задачи практикуют проведение контрольных инвентаризаций отдельных объектов основных средств в местах их постоянного или временного хранения. Затем изучают целесообразность и законность приобретения, выявляют полноту, своевременность и правильность оприходования поступивших на предприятие основных средств. Далее необходимо проверить хозяйственные операции по выбытию и списанию основных средств в целях установления соблюдения действующего законодательства и целесообразности этих операций.

В процессе дальнейшего проведения аудита выявляют эффективность использования основных средств, соблюдение действующего порядка зачисления и использования амортизационных отчислений, смет по текущему и капитальному ремонту, а также наличие излишних и не используемых па данном предприятии отдельных машин, оборудования и других объектов.

Заканчивают проверку основных средств проверкой соответствия данных по учету и отчетности предприятия.

При аудите основных средств руководствуются Правилами приемки в эксплуатацию законченных строительством предприятий зданий и сооружений, Инструкцией о порядке списания пришедших в негодность зданий, сооружений, машин, оборудования, транспортных средств и другого имущества, относящегося к основным средствам, Едиными нормами амортизационных отчислений на полное восстановление основных средств и другими.

Источниками аудита являются:

1) первичные документы  на поступление, перемещение и  выбытие основных средств: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, требования-накладные внутреннего перемещения, акты приема-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию, акты приема-передачи основных средств, акты ввода в эксплуатацию, акты на списание основных средств, акты на списание многолетних насаждений;

2) регистры аналитического  и синтетического учета: инвентарные  карточки учета основных средств (отдельно для зданий и сооружений, оборудования и транспортных  средств); инвентарные карточки учета многолетних насаждений, опись инвентарных карточек по учету основных средств, расчет износа по поступившим и выбывшим основным средствам, расчет износа по автотранспорту, расчет износа основных средств, ведомости начисления износа, журналы-ордера; соответствующие машинограммы;

3) договоры поставки, купли-продажи, аренды, заявления на  приобретение основных средств, акты оценочных комиссий, акты  приема-сдачи отремонтированных  объектов;

4) статистическая  отчетность предприятия, годовой  отчет предприятия, Главная книга, оборотно-сальдовый баланс.

Аудит основных средств представляет собой трудоемкий и последовательный процесс, начиная с проверки состояния хранения основных средств и заканчивая проверкой достоверности бухгалтерского учета и отчетности по основным средствам. Сущность этой проверки проявляется в обеспечении сохранности основных средств, в выявлении нарушений и злоупотреблений, установлении их причин, а также в разработке мероприятий по их устранению и недопущению в будущем.

Рассмотрим процесс проведения аудита основных средств на в ООО «КСС».

При организации контроля основных средств первоочередное внимание необходимо уделить проверке состояния их хранения и сохранности, что непосредственно связано с дальнейшим повышением эффективности использования основных средств. Особое место в этой работе занимает организация действенного предварительного контроля.

Предварительный контроль за соблюдением установленного порядка хранения и обеспечения сохранности основных средств осуществляют руководители и специалисты.

В осуществлении текущего контроля за состоянием хранения и сохранностью основных средств кроме работников предприятия, принимают участие представители кредитно-финансовых и других органов.

В первую очередь аудитору следует проверить следующее:

- какие меры  приняты па предприятии по  обеспечению сохранности основных  средств. Для этого нужно установить, назначены ли приказом руководителя  материально ответственные лица, отвечающие за сохранность основных  средств. Заключены ли с ними  письменные договоры о полной материальной ответственности, как этого требует законодательство;

- соответствуют  ли должности материально ответственных  лиц перечню должностей и работ, занимаемых и выполняемых работниками, c которыми предприятием могут  заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

- созданы ли  условия материально ответственным  лицам для обеспечения сохранности  материальных ценностей;

- назначена ли  приказом руководителя постоянно  действующая комиссия для проведения  проверки сохранности основных средств.

ООО «КСС» заключает договора о полной материальной ответственности с работниками, которые признаются материально-ответственными лицами на предприятии.

Далее аудитору целесообразно приступить к проверке сохранности основных средств непосредственно. В этом случае, если поступали сигналы по недостачам или хищениям основных средств, незаконном их обмене, то проверку следует начинать с внезапной инвентаризации основных средств. Если такая информация отсутствует, аудит начинают с проверки наличия и состояния инвентарных карточек аналитического учета основных средств и соответствия данных аналитического учета данным синтетического учета на проверяемые даты - для этого сопоставляют данные описи инвентарных карточек по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. Таким образом, устанавливают отсутствие инвентарных карточек, затем выясняют причины такого отсутствия, у6еждаются в наличии объектов, по которым отсутствуют инвентарные карточки.

Убедившись в наличии всех инвентарных карточек, проверяют на 1 число месяца соответствие их стоимости внутри классификационных групп, при установлении расхождений выясняют причины, виновных лиц.

ООО «КСС» ведется инвентарная карточка (форма №ОС-6) учета основных средств.

Далее необходимо убедиться в достоверности данных инвентарных карточек. Для этого следует выборочно, по отдельным объектам основных средств, например, по тем, которые подвергались ремонту в отчетном периоде, проверить, правильно ли отражены затраты на ремонт. Затем проверяют наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации, ее оформление, которое необходимо для сверки фактического состояния основных средств и их технической характеристики по данным бухгалтерского учета, а также для установления комплектности отдельных видов основных средств.

Важным элементом обеспечения сохранности основных средств является своевременность их закрепления за материально ответственными лицами по месту нахождения или эксплуатации объектов. С этой целью проверяется правильность ведения инвентарных списков или инвентарных описей.

Стоимость закрепленных за материально ответственными лицами основных средств сверяется с данными бухгалтерского учета по счетам 01 и О3. Установив неполное закрепление основных средств, аудитор выясняет причину и последствия данного нарушения. Нужно отметить, что иногда на предприятиях встречаются случаи формального закрепления техники, т.е., без составления актов с указанием технического состояния и комплектации каждого инвентарного объекта.

При помощи выборочной инвентаризации проверяется фактическое наличие и качественное состояние объектов основных средств. Как правило, выборочной инвентаризации подвергаются предметы культурно-бытового назначения, мебельные гарнитуры, средства передвижения и техника.

На ООО «КСС» не выявлялось недостач по основным средствам. Все объекты закреплены за материально-ответственными лицами.

Проверяется, своевременно ли на предприятии проводится инвентаризация основных средств. Инвентаризация должна проводиться в следующие сроки: основных средств (за исключением животных) не реже 1 раза в год перед составлением годового отчета по состоянию на 01.11 отчетного года;

зданий сооружений и других неподвижных объектов 1 раз в 2--З года;

библиотечных фондов дифференцировано в зависимости от количества книг:

до15000книг-- 1 раз в 3 года; от 15000 до 80000-- 1 раз в 5 лет;

более 80000-- 1 раз в 10 лет; взрослых продуктивных животных и рабочего скота не реже 1 раза в квартал и перед составлением годового отчета на 31.12 отчетного года.

На ООО «КСС» инвентаризация основных средств производится 1 раз в год в конце декабря текущего года и составляется Инвентаризационная опись объектов основных средств по состоянию на 1.01.2010 года.

Инвентаризация основных средств позволяет установить соответствие фактического наличия данным бухгалтерского учета. Нередко инвентаризация выступает начальным этапом собственно ревизии или проверки, что позволяет достичь большей объективности ее результатов и получить сразу общее представление о состоянии сохранности собственности на проверяемом предприятии.

В ходе инвентаризации следует определить техническое состояние объектов, организацию их хранения, эксплуатации, проверить оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией, как организован порядок вывоза и ввоза основных средств на предприятии.

Особое внимание обращается на состояние хранения мобильных основных средств, техники.

Действующим законодательством предусмотрена материальная ответственность лиц, по вине которых допущено разукомплектование техники в период ее хранения. На рассматриваемом предприятии таких нарушений не выявлено.

Следует также отметить, что одним из важных элементов обеспечения сохранности основных средств является правильное их отнесение к той или иной классификационной группе. На практике существует множество классификаций основных средств, а предприятие в зависимости от принятой учетной политики может использовать ту или иную из них. В этом случае аудитору на основании технических паспортов записей характеристик объектов в карточках по учету основных средств следует определять:

- соответствие  действующей на практике классификации, принятой в учетной политике, т.к. расхождение между ними может  привести к неправильному начислению  износа и, как конечный результат, к неправильному определению себестоимости продукции;

- правильность  разделения основных средств  по принадлежности (собственные  и арендованные) т.к. неправильное  их разделение может привести  к неправильным расчетам арендной  платы;

- правильность  разделения основных средств по характеру участия в производстве (действующие и бездействующие), т.к. их неправильное разделение может привести к неправильному начислению амортизации;

- правильность  разделения основных средств  по назначению (производственные  и непроизводственные), т.к. неправильное их разделение может привести к неправильному начислению износа (на активную часть производственных фондов может начисляться ускоренная амортизация). И как результат, неправильная классификация основных средств может привести к неправильному отражению результатов переоценки.

 

Стоимость объектов основных средств погашается путем начисления амортизации.