Организация контроля затрат и анализа деятельности организации по данным бухгалтерского управленческого учета

     Схема действия механического контроля 

     Система сметного контроля использует элементы механического контроля и обратной связи. Она неразрывно связана с  планированием, поэтому применяется как в текущий период, так и в долгосрочной перспективе.

     Обе системы контроля организуются по-разному  в зависимости от типа управления: с обратной или прямой связью. Обратная связь предусматривает «вход» и  «выход». Под «входом» понимаются ресурсы: материальные, трудовые, финансовые, под «выходом» - товары, услуги и затраты на их проведение. Такая связь включает контроль путем сопоставления фактических

     данных  с плановыми, корректировку плановых данных в случаях выявления отклонений, например, при контроле за затратами. 

     Схема системы сметного контроля, основанной на принципе обратной связи. 

     В данной системе фактические показатели сравнивают со сметными (стандартными) и корректируют в целях приведения в соответствие сметных показателей с будущими результатами.

     Управление  с прямой связью предусматривает  оценку ожидаемого уровня объема производства и затрат и сопоставление с  плановыми показателями. При выявлении  отклонений предпринимают определенные действия для того, чтобы свести отклонения к минимуму. Основная цель – предупредить ошибки и решить поставленные задачи в будущем.

     При управлении с прямой связью первостепенное значение имеют сметы. Сметы составляют, ориентируясь на желаемые результаты в будущем. В них вносят коррективы при принятии альтернативных решений до тех пор, пока смета не будет отражать планируемые результаты.

     Элементами  системы внутреннего управленческого  контроля является управление, как  с обратной связью, так и с прямой.

     Правила, направления и процедуры по управлению деятельностью организации вырабатываются каждым предприятием и существуют физически (охранные устройства, компьютерные пароли и др.), записаны в инструкциях, стандартах, в виде устных указаний начальников.

     Действенность системы управленческого контроля определяется культурой организации со своими нормами поведения, традициями, отношениями с общественными организациями.

     Характер  системы внутреннего контроля зависит  от  внешней среды. Заказчики, поставщики, конкуренты, общество, государственные  органы и другие внешние стороны постоянно вступают во взаимоотношения с предприятием и влияют не только на информационную систему, ориентированную на внешних пользователей, но и на построение системы внутреннего контроля.

     Ежедневный  контроль осуществляет руководитель низшего звена управления. Для этого ему необходима детализированная, аналитическая информация, которая формируется в управленческом учете по центрам ответственности [3]. 

1.3. Понятие  нормативных издержек

      Понятие «нормативные издержки» связано с расчетом норм издержек на материалы. рабочую силу и накладные расходы на научной основе. оно указывает на определенный уровень затрат, обусловленный рядом

ограничений. Прежде всего, нормативные издержки ориентируют предприятие на будущее и являются в то же время средством оценки происходящих изменений в производственной деятельности с точки зрения влияния на прибыль. Данное положение подтверждает, что учет нормативных издержек является основой для управления бизнесом.

     Система управления затратами на основе норм. 
 

     Относительно  выпускаемой продукции существуют четко установленные требования – стандарты, определяющие потребительские  качества продукта. Однако, если даже продукция  соответствует стандартам, то это  не означает, что производство не нуждается  в контроле за издержками. Управление затратами на основе норм предотвращает ненужные потери. повышает эффективность производства, улучшает политику закупок, измеряет расход производственных ресурсов и нацеливает на их использование в будущем. Система управления затратами на основе норм состоит из процедур, последовательность которых изображена на схеме «Система управления затратами на основе норм».

     Система включает:

• планирование затрат на основе норм, обеспечивающих выполнение задач, поставленных администрацией перед производством;
• документирование затрат с обязательным отражением в документах разрешений на использование производственных ресурсов для целей производства, подтвержденных нормами;
• списание затрат на счете бухгалтерского учета на основе норм, оценку готовой продукции и незавершенного производства по нормативной полной или частичной себестоимости, отклонения от норм текущих затрат отражаются в виде производственного результата;
• выявление отклонений от норм оперативным путем для использования их в целях быстрого и эффективного воздействия управленцев на производство, каждый менеджер получает информацию, соответствующую своему уровню управления.

      Следовательно, нормативное управление затратами  отличается от традиционных методов  более сильным воздействием со стороны управления на формирование себестоимости и более оперативной информацией, необходимой для принятия управленческих решений в ходе производственного процесса.

      Стандартная норма – это научно обоснованная величина, полученная в результате анализа и расчета необходимых материалов, производственных технологий, затрат времени на выполнение операций, предусмотренных  

      технологией, цен на продукцию при различных  условиях и правильном выборе оборудования.

      Для установления нормативных затрат на продукт необходимо суммировать нормативные затраты на материалы и труд, накладные расходы. В практике применяют два подхода к определению нормативных затрат. По первому варианту анализируется фактическое использование материалов и труда, по второму – нормы устанавливаются расчетным путем при помощи технического анализа.

      Следует обратить внимание на тот факт, что  когда используется первый подход, то отклонения прошлого периода могут  быть заложены в нормы на будущий  период. Второй подход обеспечивает эффективное  производство, так как позволяет более точно выявлять отклонения, анализировать их и воздействовать на них.

      При разработке нормативных затрат возникает  ряд проблем, касающихся сущности норм – планирование результата деятельности в идеальных условиях, в условиях безошибочной работы и легко осуществимых условиях. Исходя из сущности нормы подразделяются на основные, идеальные, текущие.

      Основные  нормы затрат – постоянные, остающиеся неизменными в течение длительного периода. Используются для сравнения фактических затрат за ряд лет и выявления тенденций эффективности производства отдельных изделий в течение анализируемого периода. В условиях изменения объемов производства, технологии, цен на основные нормы не будут отражать текущих запланированных затрат, поэтому они становятся не пригодными для управления затратами. Следовательно, основные нормы затрат имеют ограниченное применение.

      Идеальные нормы затрат – минимальные затраты  для деятельности в идеальных  условиях производства. На практике идеальные  нормы редко считаются достижимыми и перестают быть целью. Однако они могут быть полезны менеджерам для установления системы стимулирования, мотивации к снижению издержек. Применяются такие нормы крайне редко. 

      Текущие нормы затрат – достижимые затраты  на короткий отрезок времени, которые обеспечивают запланированную эффективность производства. Они представляют собой цели, которые могут быть реально достигнуты в условиях эффективной деятельности. Значение таких норм заключается в том, что они служат базой для измерения отклонений от намеченной достижимой цели, то есть сравнения фактических и нормативных затрат. При этом обеспечивается запланированная эффективность в условиях допустимых отклонений, связанных с потерей времени и ресурсов в обычных производственных ситуациях[3]. 

     1.4. Нормативы и отклонения от них как средство контроля за издержками

     Нормирование  прямых затрат сырья, материалов и полуфабрикатов производится на единицу продукции  по составным ее частям и операциям (процессам) обработки. Нормативы дифференцируются по видам материальных затрат и должны исходить из наиболее рациональной организации снабжения, материального хозяйства и производственного процесса применительно к реальным условиям конкретного предприятия и его подразделений. Нормирование заключается, прежде всего, в установлении величины расхода на изделие или вид работ, зависящей от специфики продукции и характера используемого сырья, материалов и полуфабрикатов. Поэтому расчеты норм обычно выполняют конструкторские, технологические и производственные службы, которые широко используют техническую и технологическую документацию, чертежи, рецептуры и тому подобное. [5].

     Основная  задача учета издержек производства – информирование руководства предприятием и его подразделениями об отклонениях  от норм (стандартов). Общеизвестно, если руководство своевременно обратит внимание на места возникновения отклонений, их виды и людей, ответственных за отклонения, то будут приняты меры, корректирующие отрицательные  

     последствия каких-либо явлений и операций. Отсюда системы учета, предусматривающие процедуры управления издержкам, имеют тесную связь с планированием и нормированием затрат и выявлением отклонений от них.

     Нормы и нормативы разрабатываются  специальными отделами или специалистами, ответственными за тот или иной сектор работы. Полную совокупность применяемых ими способов планирования подразделяют на: расчет сметы на основе анализа фактических показателей за прошлый период и расчет сметы на основе внутренних стандартов.

     При первом способе из фактических результатов  прошлого периода исключают разного рода потери; учитывают возможные изменения условий планируемого периода, а именно: изменения ассортимента продукции, состава оборудования, цен на сырье, материалы и услуги, изменения технологии производства и номенклатуры применяемых материалов, длительности производственного цикла, бюджета рабочего времени и производительности, изменения в организации производства, политике управления, персонале, другие случайные колебания.

     Второй  способ планирования заключается в  разработке внутренних стандартов по прямым затратам – сметы по аналитическим статьям. Здесь учитывают нормальный уровень производства, т.е. полное использование производственных мощностей. Под полным использованием производственной мощности понимается его уровень в пределах 100% расчетной величины (проектная мощность) или размер принятых заказов и ожидаемых продаж.

     Система планирования направлена на организацию  контроля затрат и получения прибыли, а также координацию всех планов организации.

     В учете издержек должны быть не просто представлены отклонения от норм и нормативов текущего периода, но даны объяснения по возникшим отклонениям в отношении: объема продукции – последствия снятия с производства конкретного продукта, замены на другой вид продукта, изменения цен на продукцию, изменения ассортимента в целях повышения  
 

     эффективности производства, введения новых технологий и оборудования; издержек – от закупки  сырья и материалов, величины отходов  производства,  

     эффективности труда, производственных и общехозяйственных накладных расходов до разработки новой продукции.

     Управленческая  бухгалтерия разрабатывает сравнительные  таблицы, где отражаются запланированные  и фактические показатели без  учета данных прошлого года (Приложение 2). Это позволяет интегрировать  учет нормативных издержек с планированием и анализом прибыли и продукции.

     Кроме того, составляются отчеты по центрам  ответственности, что позволяет  путем полного выявления отклонений реально оценить вклад каждого  подразделения в получение прибыли.

     Одна  из важнейших процедур нормативного учета представляет собой анализ нормативной себестоимости продукции. Его проводят в момент обобщения нормативов в карточке стандартной себестоимости. Данные из карточек переносят в отчет «Предварительный анализ нормативной (стандартной) себестоимости» (Приложение 3).

     Данные  анализа используются управленческой бухгалтерией для докладной записки  руководству предприятия и каждым менеджером на предмет увеличения прибыльности продукта. С этой точки зрения рассматриваются: изменение закупочной цены по сравнению с прошлым годом; определение перспективных направлений политики закупок и альтернативных направлений закупочной политики; оценка значимости новых поставщиков (затраты – поставки – качество материалов); преимущества новых вложений в оборудование; преимущества политики «производство или закупка»; оценка материалоемкости с позиции контроля за ценами на материалы; нет ли тенденции закупок по высоким ценам у некоторых поставщиков; анализ издержек и критериев оценки конкурентоспособности продукции по качеству и цене; эффективность отдельных рабочих операций по