Методы бухгалтерского учёта: документация, инвентаризация, счета и двойная запись

       4.5 Двойная запись 

       Все хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета способом двойной записи. Так, по данным записей  на счете “Материалы” можно судить об остатках материальных ценностей, их движении с момента поступления до выбытия или использования. Однако при отражении хозяйственной операции только на одном счете “Материалы” нельзя проследить за источниками поступления материальных ценностей. При оплате задолженности поставщикам необходимо отражать не только уменьшение средств на расчетном счете, но и показывать соответствующее сокращение кредиторской задолженности поставщикам. В бухгалтерском учете это достигается особым приемом, получившим наименование метода (приема) двойной записи.

       Двойная запись - способ отражения каждой операции в дебете одного и кредите другого взаимосвязанных счетов в одной и той же сумме.

       Взаимосвязь между дебетом одного и кредитом другого счета, возникшая в результате двойной записи на них хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов. Счета, между которыми такая взаимосвязь возникла, называются корреспондирущими.

       Рассмотрим  корреспондирующие счета на примере.

       Первая  операция. Получено с расчетного счета в банке в кассу для выдачи заработной платы рабочим и служащим 10000 руб.

       Операция  вызывает изменение на счетах «Касса»  и «Расчетные счета». Оба они являются активными счетами. Денежные средства в кассе увеличились на 10000 руб.(дебет счета «Касса»). Денежные средства на расчетном счете уменьшились на 10000 руб.(кредит счета «Расчетные счета»). Следовательно, делается следующая запись: Дебет счета «Касса», Кредит счета «Расчетные счета» =10000 руб.

       Счета «Касса» и «Расчетный счет» оказались взаимодействующими (корреспондирующими).

       Вторая  операция. Выдана из кассы заработная плата рабочим и служащим в размере 10000 руб.

       По  операции корреспондируют два счета: «Касса» и «Расчеты с персоналом по оплате труда». Операция вызывает уменьшение средств в кассе, поэтому активный счет «Касса» надо кредитовать на 10000 руб. одновременно происходит уменьшение сальдо на пассивном счете «Расчеты с персоналом по оплате труда», который надо дебетировать. Бухгалтерская проводка будет иметь вид:

       Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета «Касса» = 10000 руб.

       По  второй хозяйственной операции корреспондирующимися оказались счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» и «Касса».

       Рассмотренные хозяйственные операции отражались в равной сумме по дебету одного и по кредиту другого счета. Итог дебетовых оборотов всех счетов должен быть равен итогу кредитовых оборотов. Нарушение равенства свидетельствует об ошибке в учете. Следовательно, с помощью двойной записи можно обнаружить ошибки в бухгалтерских записях, в этом состоит её контрольное значение.

       Краткая запись, отражающая корреспонденцию  счетов, называется счетной формулой или проводкой, а также котировкой. Проводки могут быть простые, в которых корреспондируются только два счета, и сложные, в которых один счет корреспондируется с несколькими счетами.

       Например, со склада отпущены материалы на 9300 руб., в том числе на основное производство 6200 руб., а на вспомогательное – 3100 руб. Пользуясь простой счетной формулой, будет сделана следующая запись:

       Д-т  сч. “Основное производство”

       К-т  сч. “Материалы”                             6200 руб.

       и

       Д-т  сч. “Вспомогательное производство”

       К-т  сч. “Материалы”                                         3100 руб.

       При помощи сложной формулы эта же операция будет отражена так:

       Д-т  сч. “Основное производство” …………………….6200 руб.

       Д-т  сч. “Вспомогательное производство”……………3100 руб.

       К-т  сч. “Материалы”………..…..……………………...9300 руб.

       Для облегчения записей каждому счету  присваивается определенный номер, поэтому при составлении бухгалтерских проводок указывают не наименование счетов, а их номера (счет “Касса” – № 50, счет “Расчетный счет” – № 51).

       Бухгалтерские проводки могут составляться на самом  документе, которым оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журнале, куда записывается операция, или на отдельных специальных бланках (мемориальных ордерах).

       Для того чтобы верно записать хозяйственную операцию на счета бухгалтерского учета методом двойной записи, необходимо:

       - правильно осмыслить экономическое  содержание хозяйственной операции  и изменения, вызываемые этой  операцией в составе хозяйственных  средств и источников их формирования;

       - правильно избрать корреспондирующие  счета из числа применяемых  в соответствующей отрасли деятельности;

       - определить, какие из корреспондирующих  счетов являются активными, а  какие пассивными;

       - четко руководствоваться значением  дебета и кредита в активных и пассивных счетах.

       Только  правильное применение методического  приема двойной записи операций на счетах бухгалтерского учета обеспечивает нормальное завершение цикла учетных работ.

 

        Заключение 

       Бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

       Наиболее  существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное  отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.

       Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

       Значение документов в бухгалтерском учете велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, Государственной налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

       Однако  не все явления, происходящие в процессе хозяйственной деятельности, могут быть зафиксированы в документах. Так, естественная убыль, неточность при приеме или отпуске средств, ошибки в учете, прямые хищения приводят к отклонениям действительного количества соответствующих ценностей от зафиксированного в документах и отраженного в учете. Оформить такие явления можно не тогда, когда они происходят, а лишь при обнаружении. Выявить незафиксированные в документах явления помогает инвентаризация – проверка соответствия фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проводимая при передаче имущества, при смене материально ответственных лиц, при установлении фактов хищений, в случае стихийных бедствий, при составлении бухгалтерской отчетности. Ее данные служат для приведения показателей учета в соответствие с действительностью, отражая те объекты и явления, которые по каким-либо причинам своевременно не были охвачены учетом.

       Материалы документации и инвентаризации дают возможность наблюдать за действиями материально ответственных лиц, законностью совершаемых операций, правильностью хранения средств и т.д. Документация и инвентаризация применяются для получения первичных данных об объектах бухгалтерского учета.

       Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета. Необходимость в счетах объясняется тем, что сведения, имеющиеся в документах, дают только разрозненную характеристику объектов учета. Счета в бухгалтерском учете позволяют производить группировку и получать обобщенные характеристики объектов учета. Но счета только элементы системы, а связи между этими элементами, т.е. счетами раскрываются благодаря двойной записи.

       Двойная запись способствует контролю за движением  хозяйственных средств и источниками их образования, показывает, откуда они поступили и на какие цели были направлены. Она позволяет проверить экономическое содержание хозяйственных операций и правомерность их осуществления. Двойная запись обеспечивает выявление ошибок в счетных записях. Каждая сумма отражается по дебету и кредиту разных счетов, поэтому оборот по дебету всех счетов должен быть равен обороту по кредиту всех счетов. Нарушение этого равенства свидетельствует о допущении ошибок в записях, которые должны быть найдены и исправлены. С момента появления двойной записи бухгалтерский учет приобрел вид стройной и логичной системы.

       Как видно, отдельные элементы метода бухгалтерского учета применяются не изолированно, а в едином комплексе. Все они тесно связаны друг с другом, каждый из них использует предыдущие сведения или предоставляет данные, необходимые для последующей обработки. В то же время каждый из элементов метода бухгалтерского учета выполняет свою определенную функцию.

       Подводя итог, хочется сказать, что документация, инвентаризация и счета играют очень  важную роль в бухгалтерском учёте. Поэтому правильное и грамотное заполнение первичной учётной документации, чёткий и ответственный подход  к проведению инвентаризации, безошибочное составление счетов является основой хорошей деятельности любой организации. Всё это требует от бухгалтера ответственного подхода, внимательности и чёткости мышления, так как бухгалтерский учёт не терпит небрежности и неточности.

 

        Глоссарий