В результате проведения инвентаризации выявляется соответствие фактических данных показателям учета, а также излишки или недостатки имущества организации. Инвентаризация обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, за полнотой и достоверностью данных бухгалтерского учета и отчетности.

       Таким образом, инвентаризация – это проверка соответствия фактического наличия  имущества с данными бухгалтерского учета, проводимая при передаче имущества, при смене материально-ответственных лиц, при установлении фактов хищения, в случае стихийных бедствий, при составлении бухгалтерской отчетности.

       Инвентаризации  подлежат все имущество организации  независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств.

       Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а так же имущество, не уточненное по каким-либо причинам.

       Основным  документом, определяющим порядок проведения инвентаризации, является Приказ Министерства Финансов РФ №49 от 13.06.95г «Об утверждении методических указаний  по инвентаризации имущества и финансовых результатов».

     2.1 Виды и сроки проведения инвентаризаций

 

       В зависимости от степени охвата проверкой  имущества и обязательств организации различаются:

       Полная  инвентаризация - охватывает все без исключения виды имущества и финансовые обязательства предприятия. Она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится, как правило, один раз в год, обычно перед составлением годового отчета.

       Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства в кассе.

       Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных и проводятся, как правило, по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта, оказавшимся без ярлыков, морально устаревшим и испорченным, а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.

       Сплошные  инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

       По  своему характеру инвентаризации делят на:

       Плановые инвентаризации - проводят периодически согласно плану (графику) в заранее намеченные сроки.

       Внеплановые инвентаризации - проводятся внезапно по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных  и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

       Повторная инвентаризация - проводится в случае, когда возникли сомнения в качестве инвентаризации или в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

       Необходимая инвентаризация - проводится в ряде случаев, предусмотренными нормативно-правовыми актами.

       Контрольно-перепроверочная  инвентаризация - проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

       Количество  инвентаризаций в отчётном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

       Положением  о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации предусмотрена  периодичность инвентаризаций, например:

       - денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности, нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

       - расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

       - расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

       - готовой продукции на складах, сырья и прочих материальных ценностей, незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

       - основных средств - не менее одного раза в два-три года.

       Кроме того, данное Положение предусматривает  ряд случаев, когда проведение инвентаризации необходимо:

       - при передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а так же при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

       - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

       - при смене материально ответственных лиц;

       - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

       - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

       - при реорганизации предприятия, т.е. когда предприятие меняет собственников, либо меняет организационно-правовую форму, либо ликвидируется, либо происходит слияние этого предприятия с другим.

       Закон о банкротстве предприятий также предполагает необходимость проведения инвентаризации имущества предприятия-должника при проведении конкурсного производства.

       2.2 Порядок проведения инвентаризации

 

       К началу инвентаризации должна быть закончена  обработка приходных - расходных  первичных документов, сделаны все  записи в аналитическом, синтетическом учёте и выведены остатки. Все материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей.

       Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправных весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

       Инвентаризация  имущества производится по его местонахождению  и материально ответственному лицу, обязательно в присутствии материально ответственного лица.

       Для проведения инвентаризации создаётся  специальная инвентаризационная комиссия. Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Состав инвентаризационных комиссий и групп утверждается приказом руководителя предприятия.

       В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии), главные бухгалтера, начальники структурных подразделений (служб), представители общественности.

       Постоянно действующие комиссии выполняют  следующие функции: заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей, организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий, производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации, рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

       Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии, в состав которых входят: представитель руководителя предприятия (председатель комиссии). специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист).

       В некоторых случаях (например, после  краж и ограблений) в состав комиссий включают представителей: управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов; службы внутреннего аудита организации; независимых аудиторских организаций.

       Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

       Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

       Последовательность выполнения работ при инвентаризации примерно следующая:

       1. Издаётся приказ о проведении инвентаризации (Приложение Г), в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, что конкретно подлежит инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию.

       2. Делается запись в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (Приложение Д) о начале проведения инвентаризации. При этом заполняются графы: дата и номер приказа, состав инвентаризационной комиссии, расписка в получении приказа (согласно приказу и фактически). Все последующие графы книги о результатах проведения инвентаризации заполняются после её завершения.

       3. Проводится инвентаризация, и составляются соответствующие инвентаризационные описи и акты по каждому виду инвентаризуемого имущества и обязательств.

       4. По отдельным объектам имущества и обязательств при необходимости делаются контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, и составляется акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей. В акте отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения (плюсовые и минусовые).

       5. О выявленных результатах контрольных проверок делаются записи в книге учёте контрольных проверок правильности проведения инвентаризации по форме 4 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В книге фиксируются все выявленные отклонения при контрольных проверках и принятые решения администрации по результатам контрольных проверок.

       6. Составляются сличительные ведомости результатов инвентаризации (Приложение Е), в которые заносятся, развёрнуто выявленные результаты инвентаризации: суммы излишков и недостач.

       7. Делаются итоговые записи в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации: заполняются графы 11-22 книги (дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам - погашение недостач либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков).

       8. Подводятся итоги инвентаризации, и составляется сводная ведомость результатов (Приложение Ж), в которой указываются: наименования и номер счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, фиксируются суммы недостач и излишков и суммы, установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь (зачёт по пересортице, списание в пределах норм убыли, отнесение на виновных лиц, списание на убытки).

 

        2.3 Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете 

       Выявленный  в результате инвентаризации излишек  имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется  на финансовые результаты организации⁵.

       Недостача имущества в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), а недостача сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации⁶.