В бухгалтерском учете суммы, выявленных на предприятии недостач и хищений  материальных ценностей и денежных средств, а также потери от порчи  ценностей отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Причем недостачи отражаются на счете 94 независимо от того, подлежат они списанию на издержки производства (обращения) или отнесению на виновных лиц.

       В то же время необходимо иметь в  виду, что на счете 94 не отражаются: потери от стихийных бедствий (уничтожение и порча производственных запасов, готовых изделий и других материальных ценностей, потери от остановки производства и пр.), включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий; некомпенсируемые убытки в результате пожаров, аварий, других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. Эти потери относятся на счет 99 «Прибыли и убытки» как убытки отчетного года и учитываются при определении налогооблагаемой прибыли.

       В том случае, когда решением следственных или судебных органов подтверждено, что виновные лица отсутствуют недостачи списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

       Если  же в результате проведения инвентаризации обнаружена недостача, виновные лица которой не установлены и предприятие не принимает мер к розыску виновных лиц или рассмотрению дела в судебном порядке, то такая недостача подлежит списанию за счет средств, оставшихся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

       В случаях обнаружения излишков и  недостач в результате пересортицы предприятие может допустить взаимный зачет таких ценностей, если они обнаружены за один проверяемый период у одного и того же проверяемого лица по материальным ценностям одного и того же наименования. Если при зачете стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница относится на виновных лиц.

       Суммы НДС, относящиеся к списываемому в результате недостачи имуществу, отражаются в бухгалтерском учете  в соответствии с пунктом 13 Письма Минфина России от 12.11.96 №96 «О порядке отражения в бухгалтерском учете отдельных операций, связанных с налогом на добавленную стоимость и акцизами».

       Если  недостача материальных ресурсов обнаружена до момента их оплаты поставщикам, то сумма НДС, приходящаяся на эти ценности, подлежит списанию в дебет счета 94. При этом в бухгалтерском учете делается проводка: Дебет 94 Кредит 19. (Приложение И ).

 

        3 Счета и двойная запись

 

       Закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. Предусматривает «ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций методом двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета».

       План  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий и инструкция по его применению утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н. 

       3.1 Счета бухгалтерского учета и их классификация 

       На  каждый вид хозяйственных средств  и источников их образования, на каждый хозяйственный процесс в бухгалтерском учете открывается отдельный счет. С помощью счетов осуществляется группировка, текущий учет хозяйственных операций, подводятся обороты за месяц, определяются остатки средств и затрат на определенную дату.

       Счета бухгалтерского учета – это способ экономической группировки однородных хозяйственных средств, источников их образования, обобщения хозяйственных операций. Для учета наличных денежных средств открывают счет «Касса», для учета готовой продукции – счет «Готовая продукция», товаров – счет «Товары». Для расчетов с поставщиками материалов, товаров, услуг – счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

       Счета являются средствами формирования и хранения учетной информации, необходимой для составления отчетности и принятия управленческих решений.

       Счет  имеет форму двухсторонней таблицы  с указанием «Дебет» и «Кредит».

       Схематично счет изображают в виде буквы Т и называют Т-счет.

 

       Стороны счета предназначены для отражения  противоположных изменений (увеличения, уменьшения) в составе хозяйственных  средств и источников их образования. Сумма хозяйственных операций записывается по дебету или по кредиту соответствующего счета. Итоги таких записей называют оборотами. В сумму оборотов не входит начальное сальдо (остаток), перенесенное в счет из начального баланса.

       Для правильного использования счета необходимо знать: название счета; структуру и экономическое содержание счета; объекты, учитываемые на данном счете; характер оборотов и сальдо счета; роль счета в контроле за хозяйственной деятельностью.

       Классификация счетов (Приложение К) производится по признакам, наиболее существенными из которых являются: отношение счетов к бухгалтерскому балансу; степень детализации, получаемых показателей; назначение и структура счетов; экономическое содержание счетов.

       Основным признаком группировки бухгалтерских счетов по отношению к балансу является их дебетовая или кредитовая сторона, где отражаются остатки, формирующие актив или пассив баланса. К таким счетам относятся счета, на которых объектами учета выступают активы, собственный капитал и обязательства перед кредиторами.

       Активные  счета предназначены для учета имущества организации (счета «Касса», «Расчетные счета», «Основные средства» и др.)

       Пассивные счета предназначены для учета  обязательств организации (источников формирования имущества организации) (счета «Уставный капитал», «Добавочный капитал» и др.)

       В активных и пассивных счетах дебет и кредит имеют различное значение. Так, на активных счетах по дебету показываются операции, вызывающие увеличение хозяйственных средств, а по кредиту – их уменьшение. На пассивных счетах, наоборот, в кредите получают отражение операции по увеличению источников формирования средств, а в дебете – по уменьшению их. В активных счетах сальдо на начало и конец периода отражается в дебете (дебетовое сальдо), а в пассивных – в кредите (кредитовое сальдо).

       Схема строения активных и пассивных счетов такова:

       Конечное  сальдо активного счета равно  начальному сальдо по дебету плюс оборот по дебету и минус оборот по кредиту (Приложение Л).

       Конечное  сальдо пассивного счета равно начальному сальдо по кредиту плюс оборот по кредиту  минус оборот по дебету (Приложение Л).

       Помимо  счетов для учета имущества организации (активных) и источников его формирования (пассивных) в бухгалтерском учете существуют счета, на которых отражаются одновременно и имущество организации, и источники его формирования, – активно-пассивные.

       Активно-пассивные  счета бывают двух видов: с односторонним сальдо (дебетовое либо кредитовое) и с двухсторонним сальдо (дебетовое и кредитовое одновременно). Счетом с односторонним сальдо является счет “Прибыли и убытки”. Если у предприятия суммы доходов превысили суммы расходов, то разница между ними дает прибыль, поэтому сальдо счета будет кредитовым (прибыль является источником формирования имущества и отражается в пассиве баланса). Если, наоборот, суммы доходов меньше суммы расходов, то разница между ними показывает убыток и сальдо по счету будет дебетовым.

       К активно-пассивным счетам с двухсторонним  развернутым сальдо относится счет “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”. Сальдо по дебету этого счета означает дебиторскую задолженность, а сальдо по кредиту – кредиторскую. В данном активно-пассивном счете записи по дебету могут иметь разное значение: либо увеличение дебиторской задолженности, либо уменьшение кредиторской. Разное значение имеет и запись по кредиту счета: либо увеличение кредиторской, либо уменьшение дебиторской задолженности.

       По  степени детализации, получаемых на счетах показателей различают счета синтетического и аналитического учета.

       Синтетические счета - счета бухгалтерского учета, предназначенные для учета наличия и движения средств предприятия, их источников и совершаемых процессов в обобщенном виде.

       Синтетические счета ведутся только в денежном выражении. Его данные используются при заполнении форм бухгалтерской отчетности и, прежде всего баланса, а значит для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

       К счетам синтетического учета, имеющим несколько групп аналитических счетов, открывают субсчета. Субсчета необходимы для получения укрупненных показателей для анализа и составления баланса. Субсчет является промежуточным звеном между синтетическим счетом и открытыми к нему аналитическими счетами.

       Например, на синтетическом счете 10 «Материалы» предусмотрено иметь девять субсчетов:

       1. Сырье и материалы.

       2. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали.

       3. Топливо.

       4. Тара и тарные материалы.

     5. Запасные части.

       6. Прочие материалы.

       7. Материалы, переданные в переработку на сторону.

       8. Строительные материалы.

       9. Инвентарь и хозяйственные принадлежности.

       На  каждом из этих субсчетов будут объединены данные на основе аналитических счетов.

       Синтетические счета, не требующие ведения аналитического учета, называются простыми («Касса», «Расчетный счет» и др.). Счета, которые требуют ведения аналитического учета называются сложными («Материалы», «Капитальные вложения», «Товары» и др.).

       Аналитические счета - счета бухгалтерского учета, предназначенные для детализации, конкретизации информации о наличии, состоянии и движении средств и их источников, содержащейся в синтетических счетах. Они открываются в развитие определенного синтетического счета в разрезе его видов, частей, статей, и где это требуется, с оценкой информации в натуральном, трудовом и денежном выражении. Различают аналитические счета, открытые к активным и пассивным синтетическим счетам.

       Между синтетическим счетом и относящимися к нему аналитическими счетами существует определенная взаимосвязь:

       - сальдо начальное и конечное данного синтетического счета равно сумме остатков на всех аналитических счетах, открытых к данному счету;

       - суммы оборотов по дебету и кредиту одного синтетического счета, должны быть равны суммам оборотов (соответственно) по дебету и кредиту всех аналитических счетов, относящихся к нему.

       В зависимости от назначения и структуры  счета делятся на основные, регулирующие и операционные.

       По  экономическому содержанию счета бывают различных видов хозяйственных средств, хозяйственных процессов и источников образования средств.