Методика аудита учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

• проверка правильности и достоверности бартерных операций;

• проверка достоверности, реальности и правильности учета вексельных расчетов;

• проверка полноты оприходования полученных ценностей или учета выполненных работ и услуг [11, с. 14-18].

Факторы риска, а также возможность разного рода злоупотреблений обусловливают необходимость предварительного исследования системы первичного учета на участке расчетов с поставщиками и подрядчиками. Такой анализ позволит аудитору более подготовлено подойти к проведению основных аудиторских процедур по данному разделу учета, а также обоснованно определить объемы выборки и способы отбора элементов в проверяемую совокупность. Кроме того, предварительный анализ системы первичного учета даст возможность оценить качество первичной учетной документации, которая будет использоваться аудитором в качестве аудиторских доказательств.

Аудитору следует рассмотреть права доступа в автоматизированную систему в части:

- доступа к учету кредиторской  задолженности;

- разделения прав доступа  на формирование, внесение изменений  и авторизацию платежных поручений;

- хранения дискеты с электронной подписью в недоступном месте и защиты ее от копирования.

При отсутствии автоматизированной системы необходимо, чтобы аудитор проверил реквизиты поставщика, сумму и основание для осуществления платежа.

Аудитору необходимо убедиться, что на предприятии:

- ежедневно проводится  сверка платежей с выписками из банка;

- выписка из банка проверяется  независимым сотрудником, не участвующим  в процессе подготовки и осуществления платежей;

- как минимум один раз  в месяц проводится сверка остатков на банковских счетах независимым сотрудником;

- финансовый менеджер  или директор анализирует и утверждает результаты сверки остатков на банковских счетах.

При оценке надежности автоматизированной системы следует проверить, что система:

- не создает платежные  поручения на одного поставщика  на одинаковую сумму, на тот  же номер счета или счет-фактуру, так называемые двойные платежи;

- не формирует платежные  поручения с реквизитами поставщика, чья карточка неактивна (платежи на "закрытых" поставщиков) [13, с. 9-13].

К процедурам оценки системы бухгалтерского учета организации относятся:

• оценка учетной политики;

• изучение организационной структуры подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности;

• изучение системы распределения обязанностей и полномочий между работниками бухгалтерской и прочих сопряженных с нею служб;

• изучение системы организации подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции;

• изучение порядка отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета, форм и методов обобщения данных таких регистров;

• изучение порядка подготовки периодической бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета;

• проведение экспресс-аудита бухгалтерской отчетности экономического субъекта и выявление  критических областей учета, где существует риск возникновения искажений [11, с. 14-18]

Процедуры оценки системы внутреннего контроля включают процедуры изучения контрольной среды экономического субъекта:

• изучение основных принципов управления данным экономическим субъектом;

• изучение организационной структуры экономического субъекта;

• изучение системы распределения ответственности и полномочий;

• изучение системы организации управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних пользователей;

• изучение системы  организации финансового учета и подготовки расчетов для налоговой службы, прочих внешних и внутренних пользователей и другие процедуры [11, с. 14-18].

От качества исполнения этих процедур и гибкости стратегии их применения зависит качество аудиторской проверки в целом.

Исследование системы первичного учета строится по следующей схеме.

1. Определяется степень  воздействия на организацию первичного  учета различных внутренних (организационная  структура, философия управления  и стиль работы руководителей, методы распределения полномочий  и ответственности, информационное  и кадровое обеспечение, техническая  оснащенность) и внешних (требования  законодательства, принадлежность  организации, специфика отрасли, размеры  производства, местоположение, используемые  ресурсы) факторов.

2. Оцениваются величины  внутрихозяйственного и контрольного  рисков системы первичного учета  на данном участке с помощью  проведения тестов. Ответив на  поставленные в тестах вопросы, аудитор формулирует свои выводы.

Цель процедуры контроля процесса выплаты денег — не допустить несанкционированных выплат. Любая выплата должна быть тщательно зарегистрирована. Невостребованные чеки должны быть выявлены и уничтожены. Другие процедуры, больше относящиеся к процессу принятия руководящих решений, чем к ведению финансовой отчетности, направлены на оптимальное выполнение всех финансовых обязательств предприятия в плане взаимоотношений с поставщиками и оборота денежных средств, включая получение всех возможных скидок за своевременную оплату.

Для предотвращения несанкционированных выплат все заявки на выплату должны быть утверждены, а счета-фактуры и документы о получении уничтожают после подписания соответствующих чеков, дабы предотвратить их вторичное использование для выплаты. Процедуры контроля в этих целях могут быть компьютеризированы или выполняться вручную; их эффективность повышается разделением обязанностей между теми, кто выписывает чеки, и теми, кто представляет заявку на выплату. Подписывающий чек должен иметь в момент подписания доказательство того, что выплата санкционирована. В компьютеризированных системах можно заблокировать возможность напечатания чека в случае, если счет-фактура не подтверждается данными файла о соответствующих закупках. Процедуры контроля требуют защиты доступа к денежным средствам. Лицо, подписывающее чеки, обязано передавать их по инстанции таким образом, чтобы закрыть доступ к ним сотрудникам, санкционирующим и оформляющим выплату; неиспользованные чеки должны быть защищены от доступа посторонних, а испорченные — должны быть уничтожены или аннулированы [7, с. 16-20].

Возможна и такая процедура контроля, как подписание чека двумя лицами. Но она эффективна лишь в том случае, если каждый подписывающий независимо от другого проверяет чеки и подтверждающие документы. Хотя двойная подпись, если эту процедуру применять со всей ответственностью, обеспечивает эффективный контроль, подписание чека одним служащим после тщательного изучения подтверждающих документов представляет большую гарантию зашиты, чем иллюзорный контроль с двумя подписями, когда каждый может положиться на другого, который также не выполнит нужной проверки.

Применение процедур контроля, направленных на обеспечение своевременной уплаты всех обязательств предприятия с целью получения скидок, установления хороших взаимоотношений с поставщиками и поддержания на высоком уровне кредитоспособности предприятия, относится больше к процессу принятия решений руководством, чем к финансовой отчетности. Своевременность выплат обеспечивается периодической проверкой не подтвержденных отчетов о получении счетов-фактур и контролем за подлежащими оплате счетами.

Полнота и точность регистрации выплаты контролируются предварительной нумерацией чеков, ведением подробного журнала чеков, проверкой последовательности заносимых в журнал чеков, сопоставлением возвращенных банком оплаченных чеков с журналом чеков с целью контроля за состоянием наличности в банке. После выяснения причин неуплаты по чекам выплата в банке приостанавливается и расчеты уточняются: либо вносят изменения в первоначальные записи в документации, либо делают определенную запись на отдельном счете обязательств предприятия [7, с.16-20].

Контроль за процессом выплаты денег обеспечивает лицо, подписывающее чек. С этой целью проводится анализ подтверждающей документации, выверка банковских счетов, сопоставление и проверка пробного баланса подлежащих оплате счетов.

Все кредиты, причитающиеся предприятию в связи с возвратом товаров или договоренностью о скидках, по сути своей относятся к приходу, однако регистрируются они обычно иначе, о чем и будет сказано ниже. В связи с этим важно, чтобы все рекламации контролировались соответствующим образом, хотя, как правило, они встречаются редко. Многие компании применяют собственные процедуры обработки приходных документов.

Товары, возвращаемые в счет кредита, должны быть подготовлены для отправки поставщику; транспортный отдел обычно применяет процедуры уведомления бухгалтерии и отдела закупок, когда товары возвращают поставщику. Могут быть использованы методы и процедуры, аналогичные тем, что используются при сбыте. Например, требование, чтобы все документы (предположим, накладные), необходимые для доставки и подтверждающие материалы, сопровождались приходным документом, имеющим соответствующий порядковый номер. Его обычно готовит отдел закупок, а регистрируют в журнале приходных документов бухгалтерии. Аналогичным образом обычно осуществляется контроль за рекламациями, связанными с доставкой товаров [7, с.16-20].

Когда от поставщика поступает платежный документ, его сопоставляют с соответствующим товарным документом, например, с накладными и другими  имеющими к этому отношение документами. Количество возвращенного товара, цены, сроки, фамилия поставщика, отсрочки, обоснование — все это проверяют сотрудники, не имеющие отношения к контролю за хранением, доставкой и закупкой. Если компания применяет формальные процедуры обработки приходных товарных документов, то кредиты и рекламации часто сразу же вычитают из суммы следующей выплаты поставщику, не дожидаясь его платежного документа.

Все возвраты товара, скидки и изменения, в отношении которых не применяются описанные выше процедуры, подвергаются другой процедуре с целью уведомить бухгалтерию и отдел закупок о рекламации или иной претензии. Поскольку нет надежных средств контроля за такой процедурой, то владеющих соответствующей информацией сотрудников компании периодически опрашивают о наличии неоплаченных рекламаций или обязательств.

Процедуры второй группы – процедуры детальной проверки верности отражения в бухгалтерском учете оборотов и сальдо по счетам.

По бухгалтерскому балансу аудитор устанавливает состояние задолженности по данным раздела V "Краткосрочные обязательства" по статье "Кредиторская задолженность".

Для проведения проверки аудитору могут быть предоставлены разные формы регистров синтетического и аналитического учета в зависимости от формы бухгалтерского учета, применяемой в организации. Перечень необходимых для проверки регистров может быть установлен в приказе об учетной политике.

В организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму учета, используются журналы-ордера N 6, 8, 11 в соответствии с рекомендациями по применению учетных регистров на предприятиях. [28, с.115]

При ведении учета с использованием компьютерных программ используются распечатки дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по счету 60, аналитические ведомости и Главная книга (оборотно-сальдовая ведомость), книга покупок.

Необходимо затребовать первичные документы по оформлению и отражению в учете внешних расчетных операций - это договоры (купли-продажи, поставки, комиссии, возмездного оказания услуг, подряда и т. п.), накладные, товарно-транспортные накладные, счета, счета-фактуры, отгрузочные документы, акты выполненных работ, банковские документы (выписки банка, платежные поручения, реестры чеков), кассовые документы, векселя выданные, авизо, акты инвентаризации расчетов с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. Инв-17). [8, с. 10-12]

Для оценки состояния контроля за внешними расчетными операциями аудитор выясняет:

• порядок, сроки и результаты инвентаризации расчетов;

• наличие графика документооборота и контроль за его соблюдением;

• формы, сроки и исполнителей контроля за платежами и состоянием расчетов и др.

По данным регистров синтетического и аналитического учета аудитор устанавливает:

• участников расчетных отношений и их число;

• применяемые формы платежей (в безналичном порядке, с использованием наличных денежных средств, векселями, взаимозачетами, путем прямого обмена продукцией и товарами);

• порядок ведения аналитического учета (виды расчетов, участники, сроки возникновения и т. п.);

• нестандартные (нетипичные) бухгалтерские записи.